Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сопроводительное письмо к передаче документов». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите «Спасибо», это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.
Резюме — это краткая информация в виде списка об опыте работы, образовании, повышении квалификации, перечень навыков. Сопроводительное письмо — обращение к HR-менеджеру с предложением своей кандидатуры и объяснением ключевых моментов, почему на вас нужно обратить внимание. После письма менеджер ознакомится с вашим резюме, если вы ему понравились.
Сопроводительное письмо к копии Плана работы
В самом верху, в шапке данного документа указывается должность, наименование компании и ФИО получателя письма.
Благодаря тому, что сопроводительному письму присваиваются регистрационные данные, определить срок его исполнения становится значительно проще. Ниже речь пойдет о том, в каких случаях требуется сопроводительное письмо к документам и как его правильно написать. Кроме того, для наглядности мы подготовили образец такого письма, использование которого значительно упростит вам выполнение задачи.
Подписание и регистрация у отправителя
Тема должна быть сформулирована максимально конкретно, чтобы получателю не приходилось догадываться о том, что за пакет документов ему предоставлен.
Нужно внимательно изучить, что за компания, кто в ней работает. Если это IT-студия, то можно быть «своим парнем». Но если это корпорация, в которой всё строго и серьезно, придерживайтесь официально-делового стиля.
Отдельно выделим другую важную функцию сопроводиловки — опись документов, которые направлены адресату. Желательно тщательно перечислить все бумаги, указав не только их полное наименование, но и на скольких листах они составлены, есть ли приложения и какие, сколько копий каждого документа направлено. Если впоследствии бумага потеряется, сопроводительная бумага подтвердит, что вы передали ее адресату.
Чтобы перестраховаться о получении, пакет документов можно переправить почтой заказным письмом, что гарантирует личную подпись получателя.
Сопроводительное письмо к документам: образец заполнения (обновлено: 11.01.2020)
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Нумеруются сопроводиловки по правилам делопроизводства организации, как и другую корреспонденцию. В настоящее время правила делопроизводства относятся к внутренним вопросам предприятия и устанавливаются локальными актами. Правила Госстандарта требуют от компаний формулировки и фиксации принципов делопроизводства (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД).
Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма (или, как их еще называют, сопроводиловки) при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях. Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий.
Важные моменты могут быть выделены в тексте курсивом или жирным шрифтом. «Приложения» являются основным разделом документа, в нем перечисляется вся документация.
Как правильно написать сопроводительное письмо к документам в 2019 году
При отправке документов, как правило, необходимо подготовить письмо с пояснениями адресату. Это так называемое сопроводительное письмо. Оно фиксирует факт передачи бумаг и содержит инструкцию по обращению с ними.
Помните о том, что на сопровождение возлагается учетная функция всех отправленных адресату документов. Некоторые организации предпочитают указывать в письме срок исполнения. Они включают фразу: «Прошу подписать документ и вернуть в десятидневный срок», либо «Срок подписания документа составляет 3 дня».
В ежедневных производственных буднях партнеры и контрагенты обмениваются множеством документов, включая акты выполненных работ. Документооборот может иметь электронный формат. Отправка сопроводительного письма к актам выполненных работ — это часть делового этикета. Принимающая сторона благодаря ему может быстро разобраться с пакетом присланных документов и определить приоритетность их обработки.
Только вышестоящая инстанция имеет право указать обязательный срок исполнения. В некоторых случаях срок ответа оговорен в соглашении.
Просим после оформления с Вашей стороны направить экземпляры нашей компании в течение 4-х рабочих дней, чтобы монтажные работы были нами начаты в оговоренные сроки.
Опись документов отражает наименование документов, количество страниц в каждом из них, количество экземпляров. Как правило, текст письма начинается словами «Высылаем вам, или Передаем вам».
Наконец, если ваше письмо адресовано сразу нескольким организациям, а приложение – только одной из них (другие получают письмо лишь для ознакомления), об этом тоже следует сказать (Пример 7).
Каждое сопроводительное письмо о направлении документов должно содержать их полный перечень и количество экземпляров.
В соответствии с особенностями получателей, сопроводительное письмо может писаться, как внутреннее (корпоративное) или внешнее сообщение, направляемое всем остальным организациям.
Зачем нужно письмо государственным служащим?
В связи с активным распространением электронного документооборота, письма могут быть 3-х типов:
- написанные вручную;
- электронные;
- передаваемые на бумаге.
Хотите получить больше опыта, научиться у профессионалов своего дела или вам понравился этот вариант из-за возможности удаленной работы.
Опись бумаг, которые передаются получателю, приводят после текста простым списком с нумерацией каждой позиции. При оформлении перечня важно помнить об уникальности каждого элемента. При этом желательно полностью указывать реквизиты. В зависимости от назначения сопроводительного письма, приложение может оформляться с указанием количества экземпляров и листов каждого документа, либо путем общего подсчета.
- Договор № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 10 листах.
- Техническое задание б/н от 01.06.2017 года в 1 экз. на 3 листах.
Исходящая корреспонденция оформляется на фирменном бланке компании, таковы общепринятые правила. Бланк содержит реквизиты компании, полный почтовый адрес и прочую контактную информацию.
Текст можно разделить на 2 части:
- Сообщение об отправке документов;
- Просьба вовремя написать ответ (согласовать, ознакомиться и т.п.).
Подписывает сопроводительное письмо к документам вне зависимости от его образца не только генеральный директор, но и соответствующее уполномоченное лицо. Подпись традиционно ставит тот сотрудник, с деятельностью которого непосредственно связаны отправляемые документы:
- Генеральный директор или начальник филиала, подразделения подписывает документы общего потока, относящиеся сразу ко всей компании, а также документы особой важности (например, годовые отчеты, которые отправляются в головной офис).
- Главный бухгалтер подписывает письма, которые сопровождают документы финансового характера – обычно они отправляются в налоговую инспекцию.
- Штатный юрист компании высылает сопроводительные письма в случае документов, которые связаны, например, с судебными разбирательствами, с заключением договоров с потенциальными контрагентами и т.п.
В них участниками информационного взаимодействия понимаются не только налогоплательщики (их представители) и налоговые органы, но и операторы ЭДО (в случае электронного документооборота).
Как правило, сопроводительное письмо оформляется минимум в 2 экземплярах – 1 для адресата, 1 для отправителя. Хранится такой документ в течение срока, целесообразность и длительность которого определяются самой компанией. Обычно в современном документообороте компаний все документы имеют резервные копии в электронном виде – это позволяет быстро найти их и надежно сохранить до востребования.
Как составить сопроводительное письмо к документам
Мы уже упоминали о том, что единого образца заполнения не существует. Ситуации бывают разными. В каждом конкретном случае руководитель захочет подчеркнуть то, что важно для него. Для упрощения работы с подобными письмами предлагаем вам примеры.
Несмотря на то, что утвержденной формы такого документа не существует, и каждая организация вправе сама определять, как составлять его, существуют и общепринятые правила, которые следует соблюдать.
- В «шапке», как обычно, указываются полные официальные названия адресата («В…») и отправителя («от…»).
- Далее идет отметка о номере, за которым письмо зарегистрировано в компании отправителя.
- Затем идет собственно текст документа. Очень важно начинать фразу корректно. На этот случай есть 3 варианта:
Оформлять сопроводительное письмо можно как на бланке, на котором указаны все реквизиты организации или физического лица, так и на чистом листе.
Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас.
Сопроводительное письмо к документам 2019
Как и большинство деловых писем, сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и получает исходящий регистрационный номер отправителя. Правила оформления служебных писем мы подробнейшим образом не раз разбирали в журнале, поэтому сейчас сосредоточимся на особенностях сопроводительного письма.
В структуре сопроводительного письма, помимо обязательных реквизитов и данных о получателя и составителя письма, выделяется 4части:
- тема сообщения, которая не всегда указывается, и ее наличие определяет отправитель;
- обращение к получателю;
- основная часть;
- перечень приложений;
Обратите внимание! Приведено лишь начало документа. Полную версию вы можете скачать по соответствующей ссылке.
Посмотрите сопроводительное письмо Ивана Ллописа, которое помогло ему стать стажером в области машинного обучения и робототехники в компании Volvo. Письмо оформлено с помощью готового шаблона, вы тоже можете его использовать.