Заполнение справки 2 НДФЛ 2022 образец

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заполнение справки 2 НДФЛ 2022 образец». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание

1. 2-НДФЛ: все правила и образец заполнения

2. Образец заполнения справки 2-НДФЛ за 2020 год

3. Справка 2-НДФЛ в 2021 году: бланк, коды и порядок выдачи работникам

4. Справка 2-НДФЛ 2021 для сотрудников — образец

5. Что изменилось в новой справке 2-НДФЛ 2021?

6. Справка 2-НДФЛ — образец заполнения

7. Справка о доходах работников в 2021 году – вместо 2-НДФЛ

8. Порядок заполнения справки 2‑НДФЛ

Функция, которую выполняет справка о доходах физического лица, — информирование уполномоченных органов и организаций (например банков) о размере заработка граждан и суммах удержанного с него налога. Составление этого документа является одной из основных задач любого бухгалтера, который занимается вопросами заработной платы.

До 2021 года этот документ назывался 2-НДФЛ, и, кроме выдачи на руки работникам, налоговые агенты ежегодно оформляли его и сдавали в ИФНС на всех сотрудников организации. Теперь ситуация изменилась. Отдельной 2-НДФЛ больше не существует, для отчетности ее включили в состав расчета 6-НДФЛ, приказом ФНС № ЕД-7-11/753@ от 15.10.2020 утверждена для выдачи на руки налогоплательщикам новая форма справки 2-НДФЛ в 2021 году, она носит название «Справка о доходах и суммах налога физического лица». Но функционал документа, его назначение и требования к его выдаче не изменились.

2-НДФЛ: все правила и образец заполнения

По нормам Трудового кодекса РФ, работодатели обязаны выдать работнику документ о доходах:

при увольнении вместе с трудовой книжкой и остальными документами;
в любой момент по запросу — на изготовление документа дается 3 дня после получения заявления.

Никаких других оснований для изготовления справки 2-НДФЛ для сотрудника в 2021 году у работодателей нет. Никакие органы и службы не вправе ее запрашивать, минуя налогоплательщика.

ВАЖНО! Обратите внимание, что срок сдачи 2-НДФЛ за 2020 год в 2021 году истек 01.03.2021 и больше направлять этот документ в ИФНС не требуется. Он теперь включен в состав расчета 6-НДФЛ в виде приложения № 1.

Бланк расчета и приложения к нему для сдачи за 2021 год утверждены приказом ФНС России № ЕД-7-11/753@ от 15.10.2020. Отдельная отчетность 2-НДФЛ в 2021 году для налоговых агентов не предусмотрена.

Как заполняется этот отчет, подробно рассказано в статье «Как заполнить форму 6-НДФЛ за 1 квартал 2021 года. Полное руководство».

ФНС приказом № ММВ-7-11/820 от 24.10.2017 утвердила целый ряд кодов доходов и вычетов, которые необходимо использовать при заполнении документа о доходах (бывшей 2-НДФЛ). Они необходимы для обозначения операций в документе.

Некоторые коды доходов приведены в таблице ниже. Разберемся, какие изменения в 2-НДФЛ в 2021 году произошли в этой сфере. Отдельные коды ФНС присвоила доходам граждан от операций с финансовыми инструментами: появился код инвестиционного вычета «619». Он соответствует сумме положительного финансового результата, полученного налогоплательщиком по операциям на индивидуальном инвестиционном счете. Код дохода «дивиденды» не изменился, их по-прежнему обозначают 1010.

Вид дохода	Код
Заработная плата	2000
Пособие по временной нетрудоспособности (по больничному)	2300
Выплаты отпускных при оформлении ежегодного оплачиваемого отпуска	2012
Сумма компенсации за неиспользованный отпуск	2013
Сумма выплаты в виде выходного пособия, среднего месячного заработка на период трудоустройства, компенсации руководителю, заместителям руководителя и главному бухгалтеру организации в части, которая превышает трехкратный размер среднего месячного заработка или шестикратный размер среднего месячного заработка для уволенных работников из организаций в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях	2014
Премия	2002
Суммы штрафов и неустойки, которые выплачивает организация на основании решения суда за несоблюдение требований потребителей, в соответствии с законом № 2300-1 от 07.02.1992	2301
Сумма списанного безнадежного долга	2611
Сумма дохода в виде процента (купона) по обращающимся облигациям российских организаций, номинированным в рублях	3023

Подробнее о кодировке доходов: «Как отразить больничный в справке 2-НДФЛ».

Налоговым агентам следует внимательно следить за верным указанием кодов налоговых вычетов. Например, стандартный вычет на ребенка обозначают кодом 126. Если ошибиться, то придется доказывать, что вычет предоставлен законно и его сумма не превышает предусмотренную Налоговым кодексом РФ. Если налоговый агент необоснованно увеличил сумму вычета, тем самым он уменьшил сумму налога к уплате, фактически обманув бюджет. В этом случае его заставят не только вернуть разницу с учетом пени по нормам статьи 75 НК РФ, но и заплатить штраф в размере 20% от этой суммы, по нормам статьи 123 НК РФ.

Полный перечень кодов вычетов приведен в приложении к приказу ФНС № ММВ-7-11/387@ от 10.09.2015.

Если справка 2-НДФЛ в 2021 году содержит ошибку, налоговый агент оформляет уточненную форму. В ее поле «№» необходимо указать номер первоначальной справки (в которой была допущена ошибка). Дату оформления ставят текущую. В поле «Номер корректировки» надо указать код 01 или 02 и т. д. (в зависимости от того, какая по счету корректировка). Если необходимо сдать полностью аннулирующую справку, используется код 99. Аналогичный порядок действует при указании ошибочных данных налогоплательщика (например, ИНН), об этом сказано в письме УФНС по г. Москве от 18.03.2011 № 20-14/3/025669@.

Образец заполнения справки 2-НДФЛ за 2020 год

Справка 2-НДФЛ 2021 для сотрудников поменяла свое название, убрав из обращения словосочетание «2-НДФЛ». Но основные поля в документе остались прежними. Соответственно, изменилась информация об утвердившем бланк нормативном акте (теперь в правом верхнем углу написано «Приложение 4 к Приказу ФНС России от 15.10.2020 № № ЕД-7-11/753») и добавился код по КНД – 1175018. Больше не надо указывать данные о номере и признаке справки, а также сведения об уведомлении на вычеты, которое выдавала ИФНС.

По каждой налоговой ставке формируется отдельный документ. Готовую справку нельзя исправлять, в т.ч корректирующими средствами. Для распечатки нужно использовать черные и синие, фиолетовые оттенки чернил, но не цветные.

Числовые показатели доходов и вычетов указывают в рублях с копейками, налог – в целых рулях. Суммовые данные не могут принимать отрицательные значения.

Чтобы нагляднее показать, как работодателю составить справку по запросу работника, приведем числовой пример с конкретными суммами.

Эта форма нужна для предоставления сведений о доходах работников и удержанных с них сумм НДФЛ в ИФНС. Дополнительно работодатель должен выдать справку по запросу работника. Справка 2-НДФЛ составляется на каждое физлицо, которое получало зарплату, доходы или иные выплаты от организации или предпринимателя. Ее сдают организации, которые выплачивают доходы физическим лицам. Работодатель в данном случае является налоговым агентом — удерживает и перечисляет НДФЛ в налоговую.

Из этого правила есть три исключения:

Вы выплачивали физлицу только доходы, которые не облагаются НДФЛ. Например, вручили подарок стоимостью до 4 000 рублей и больше ничего не платили;
Вы выплачивали доходы физлицам, не являясь при этом налоговым агентом. Например, покупали у граждан машину или гараж или оплачивали работы ИП, самозанятого, частнопрактикующего нотариуса и пр.

Нулевую справку к 6-НДФЛ подавать не нужно. Например, их не представляют организации, которые не вели деятельность и не выплачивали работникам вознаграждение или выплачивали только необлагаемые НДФЛ суммы. Это связано с тем, что справку сдают только налоговые агенты, а вышеперечисленные категории к ним не относятся.

В 2021 году компании должны подавать справку о доходах и суммах налога физического лица в налоговую инспекцию в составе 6-НДФЛ, но не каждый квартал, а один раз в год. То есть первая справка должна быть заполнена по итогам 2021 года и сдана в налоговую до 1 марта 2022 года.

Расчет 6-НДФЛ вместе со справкой нужно направить в отделение, где организация или ИП числится налогоплательщиком. Расчет 6-НДФЛ и справку те, у кого больше 10 сотрудников, сдают только в электронном виде. Организации и ИП, у которых 10 сотрудников и меньше, могут выбирать форму сдачи — бумажную или электронную.

Отдельные правила касаются организаций с несколькими обособленными подразделениями:

Юрлица, головная организация которых находится в одном муниципальном образовании, а обособленные подразделения — в другом, получают право выбора одной инспекции в муниципальном образовании, в которую они будут сдавать отчетность по всем обособкам.
Юрлица, у которых головное и обособленные подразделения находятся в одном муниципалитете, могут отчитываться в налоговую по месту учета головного подразделения.

Чтобы использовать это право, нужно сообщить о своем выборе до 1-го января всем налоговым инспекциям, в которых подразделения организация состоят на учете. В течение года изменить решение нельзя. Новое уведомление предоставляется в налоговую только если изменяется количество обособок или происходят другие изменения, влияющие на порядок сдачи отчетности.

Часто банки и другие организации используют справку 2-НДФЛ, чтобы узнать о доходах и платежеспособности человека. Она бывает нужна, например:

при увольнении, чтобы передать следующему работодателю информацию о предоставленных стандартных вычетах;
для получения стандартного, имущественного или социального вычета в ИФНС по окончании года;
для подтверждения доходов в банке при получении кредита;
при обращении в посольства для оформления визы;
в других случаях: для расчета пенсии, при усыновлении ребенка или участии в различных судебных разбирательствах (особенно, в части решения трудовых споров), при расчете суммы выплат по алиментам и иных выплат.

Справка 2-НДФЛ в 2021 году: бланк, коды и порядок выдачи работникам

Справка 2-НДФЛ имеет машиноориентированную форму и предназначена для работодателей, которые отчитываются на бумаге. Новая форма должна ускорить процесс обработки данных, так как позволит автоматизировать сканирование, распознавание и оцифровку полученных справок.

Справка о доходах и суммах налога физического лица в 2021 году состоит из двух частей:

«Справка о доходах и суммах налога физического лица» включает сведения о налоговом агенте и четыре раздела:
Раздел 1. «Данные о физическом лице — получателе дохода». Заполните Ф.И.О., ИНН, статус налогоплательщика, код страны, паспортные данные.
Раздел 2. «Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода». Введите ставку налога, общую сумму облагаемого по ней дохода, выделите налоговую базу, укажите исчисленную и удержанную сумму налога.
Раздел 3. «Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты». Укажите код вычета и сумму, дополнительно впишите данные об уведомлении.
Раздел 4. «Сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом, и сумма неудержанного налога». Укажите сумму дохода, с которого не удержали налог, и саму неудержанную сумму.

2. Приложение к справке «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода». Укажите номер справки, отчетный год 2021, ставку налога и заполните данные по месяцам.

Если у сотрудника компании есть доходы, обложение которых осуществляется по иным ставкам, чем 13 %, они отображаются в отдельных разделах. Сумма налога с этих доходов также указывается отдельно.

Несдача справок в составе 6-НДФЛ — основание для привлечения к ответственности по ст. 126 НК РФ за непредставления сведений, необходимых для налогового контроля. Штраф за каждую не сданную вовремя справку составит 200 рублей с организации или ИП. Дополнительный административный штраф в сумме от 300 до 500 рублей может быть наложен на руководителя организации, главбуха или иное должностное лицо (ст. 15.6 КоАП РФ).

Если в справках обнаружат ошибки (например, неверный ИНН, сумму дохода, код и пр.), то организацию или ИП привлекут к налоговой ответственности и выпишут штраф на 500 рублей за каждую неверную справку. Штрафа можно избежать, если подать уточненную справку раньше, чем налоговая найдет ошибку.

Формируйте 6-НДФЛ и распечатывайте справки о доходах в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для ведения бухучета и отправки отчетности через интернет. Легко ведите учет, начисляйте зарплату, сдавайте отчетность онлайн и пользуйтесь поддержкой наших экспертов. Первые 14 дней работы — бесплатно.

Данный документ запрашивается в бухгалтерии той организации, где вы числитесь сотрудником. В соответствии с трудовым законодательством России, срок оформления справки не может превышать трех дней с момента заявки. При этом налогоплательщик не обязан сообщать, с какой целью он запрашивает 2-НДФЛ: организация в любом случае обязана будет предоставить ему справку. Обычно за ней обращаются в устной форме к бухгалтеру, изредка — пишется полноценное заявление. В зависимости от размеров компании и объема бюрократических проволочек будет разниться и скорость получения справки. В небольшой организации бывает достаточно получаса, чтобы бухгалтер заполнил установленную форму и отдал ее на подпись руководству. Обращаем внимание, что данный документ также должен быть заверен печатью – это исключает возможность подделки.

2-НДФЛ является документом с установленной формой. Она включает в себя следующие разделы:

Данные о работодателе: наименование организации, реквизиты.
Информация о сотруднике.
Размер доходов сотрудника (с учетом подоходного налога).
Налоговые вычеты с кодами: имущественные, социальные и стандартные.
Общая сумма доходов с учетом вычетов и удержанных налогов.

Справка 2-НДФЛ 2021 для сотрудников — образец

Здесь имеются следующие сведения:

Паспортные данные физического лица (фамилия-имя-отчество, дата рождения, гражданство);
Название организации, в которой работает человек, а также коды и реквизиты фирмы, содержащиеся в Едином государственном реестре;
Сумма всех доходов, которые облагаются налогом;
Общий размер удержаний за указанный период;
Сумма вычетов, связанных с наличием у человека льгот, предусмотренных правилами Налогового кодекса Российской Федерации;
Окончательная сумма доходов гражданина и уплаченных налогов с учетом всех положенных льгот.

Образец формы справки 2-НДФЛ, которую работодатели должны выдавать сотрудникам:

Существуют ситуации, при которых работодатель не обязан предоставлять в налоговую службу справку 2-НФДС на какого-либо сотрудника. Это происходит в тех случаях, когда:

На протяжении отчетного года работнику не начислялась зарплата, и не выдавались другие денежные средства, то есть организация не удерживала с него налоги;
Работник получал доходы, не облагаемые налогом (к ним относятся, например, денежные призы, выплаты донорам, вознаграждения ветеранам труда и т. д.);
У сотрудника имелись доходы, которые он должен был вносить в собственную налоговую декларацию (прибыль малого бизнеса, доходы от продажи сельхозпродукции, выращенной на собственном земельном участке и другие). В таких случаях отчет о налогах возлагается на самого человека.

Различные организации сами устанавливают срок действия такого документа.

Например, банки при выдаче кредитов обычно требуют, чтобы давность получения 2-НДФЛ составляла не больше 30 дней. При этом в справке должны содержаться сведения за последние 6 месяцев.

Для передачи в налоговые органы требуются данные за весь последний год.

В случае оформления пособия по беременности и родам предоставляются сведения о зарплате и удержании налогов за последние 2 года.

Существуют нюансы получения справки физическими лицами различных категорий.

Работающий человек должен обратиться в бухгалтерию своего предприятия или организации и получить справку через 3 дня. Если организация прекратила свое существование, а гражданин устроился на новую работу, 2-НДФЛ можно получить на сайте ФНС.
Студент. Для получения справки о доходах и уплате налогов необходимо обратиться в деканат с просьбой о ее выдаче.
Безработныйможет получить справку 2-НДФЛ только в том случае, когда он зарегистрирован на бирже труда. Справка берется в Центре занятости населения.
Если человек не работает, не учится и не состоит на учете, он не может получить справку-документ, подтверждающий его финансовую благонадежность. Ему необходимо либо устроиться на работу, либо отправиться на биржу труда и зарегистрироваться там.
Индивидуальный предприниматель.Для подтверждения своих доходов он должен предоставить заверенную копию налоговой декларации (форму 3-НДФЛ) или выписку из книги учета доходов своей фирмы. Справка 2-НДФЛ в этом случае не требуется.
Пенсионер. Подтверждение доходов зависит от его статуса:
- Работающий пенсионер получает справку 2-НДФЛ по месту службы. За справкой о получении пенсии ему необходимо дополнительно обратиться в местное отделение ПФР (Пенсионного Фонда России) или в МФЦ (многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг). Для подтверждения доходов необходимоо предъявлять обе справки;
- Неработающий пенсионер, получающий государственную пенсию, должен обращаться за подтверждением доходов в ПФР или МФЦ. Справку 2-НДФЛ он получить не может, поскольку пенсия налогом не облагается;
- Если гражданин получает пенсию из какого-либо негосударственного ПФ, то справка 2-НДФЛ ему предоставляется в соответствующей компании НПФ. Такие организации являются налоговыми агентами, и производят отчисления с пенсии;
- Военный пенсионер для получения справки о доходах (пенсии) обращается в районный военкомат;
- Пенсионер-предприниматель, помимо справки о пенсии предоставляет экземпляр декларации 3-НДФЛ, или копию книги доходов/расходов, или выписку из банка.
Военнослужащий– контрактник должен обращаться за справкой о доходах к своему непосредственному работодателю – Министерству Обороны РФ. Необходимо написать заявление в Единый расчетный центр Министерства Обороны или Управление финансового обеспечения МО (на имя руководителя организации). В нем должны быть отражены паспортные данные военнослужащего, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), номер воинской части, требуемый период и обратный адрес. Справка будет готова через 3 дня, однако потребуется дополнительное время на ее доставку по почте.

Что изменилось в новой справке 2-НДФЛ 2021?

Справка о доходах и изъятии налогов заполняется следующим образом:

Вносятся сведения о компании-работодателе, составляющей справку. В первую строку вписывается название организации, указывается наличие у нее инвестиционного фонда, контактные данные;
Указывается период, за который производится финансовый отчет, а также номер справки и ее признак. Существуют справки 2 видов:
- С признаком 1. Обычная справка, которая в соответствии с Налоговым кодексом сдается в налоговую службу до 1 апреля следующего года;
- С признаком 2. Такая справка составляется в случае невозможности взыскания налога. Она предоставляется до 1 марта.

Подобная ситуация возникает, например, если компания оплачивает труд работника не деньгами, а в натуральной форме (подарком или турпутевкой).

Другая ситуация: работник уволился с работы и уехал за границу на постоянное место жительства. При этом он уже не считается резидентом РФ. До увольнения человек выплачивал налог в размере 13%. С нерезидентов ежемесячно взимается налог 30%. Если данный работник уволился до 31 декабря, то за весь прошедший год с него полагается снять 30%

В раздел 1 вносятся сведения о физическом лице, для которого составляется документ. Указываются дата и место рождения, гражданство, код документа, подтверждающего его личность;
В раздел 2 вписывается налоговая ставка. Указывается общий размер годового дохода работника и сумма всех выплат. Заносятся данные об излишней или недостающей сумме налоговых удержаний;
В разделе 3 указываются коды стандартных, социальных и имущественных вычетов и соответствующие им денежные суммы. Вносятся сведения об уведомлении налогоплательщика (дата отправления, номер и код):
- «Код вида уведомления» 1 – означает, что оно касается права на имущественный налоговый вычет;
- Код 2 – права на социальный налоговый вычет;
- Код 3 – права снижения налога на авансовые платежи.

В последние строчки вписываются ФИО человека, составившего документ (налогового агента) или его представителя. Здесь указываются реквизиты удостоверения личности, дата заполнения справки. Документ заверяется подписью и печатью.

В приложение к справке 2-НДФЛ содержатся сведения по каждому виду доходов/вычетов, которым соответствует определенный код. Суммы расписаны по месяцам. Сюда вносятся заработная плата (код 2000), отпускные (2012), премиальные (2002), оплата по больничному листу (2300) и другие доходы.

Налоговый агент обязан выдать справку:

— работникам при увольнении, бывшим работникам — в течение 3 рабочих дней с даты получения заявления (ч. 1 ст. 62 ТК РФ, письмо Минфина № 03-04-05/36096 от 21 июня 2016 года);

— иным физлицам, получившим доход — в течение 30 рабочих дней с даты подачи ими заявления (п. 1, 2 ст. 3, ч. 1 ст. 20 Федерального закона № 152-ФЗ от 27 июля 2006 года).

При увольнении налоговый агент вправе выдать справку о доходах и суммах налога физлица в последний день его работы без заявления.

Разберем детально в таблице, как с 2021 года заполняют поля справки о доходах.

ЗАПОЛНЕНИЕ ПОЛЕЙ СПРАВКИ О ДОХОДАХ И СУММАХ НАЛОГА ФИЗЛИЦ В 2021 ГОДУ
Номер справки	Для каждого физлица/каждой справки присваивают уникальный порядковый номер в течение налогового периода. То есть, это не значит, что если справка Иванова была под номером «1» в 2021 году, то такой же номер должен быть и у справки Иванова в 2022 году. Но в одном календарном году все номера должны быть уникальными. То есть – не повторяющимися
Номер корректировки сведений	При корректировке сведений ставят номер корректировки «01», «02» и т. д. При аннулировании справки ставят номер «99». При этом порядковый номер справки, которую корректируют или аннулируют должен соответствовать первичной
Раздел 1. Данные о физическом лице	Сюда вносят данные о физлице – получателе дохода: ИНН, Ф.И.О., дата рождения, гражданство, удостоверяющий личность документ. Статус плательщика: 1 – налоговый резидент РФ 2 – налоговый нерезидент РФ 3 – высококвалифицированный специалист, не являющийся налоговым резидентом РФ 4 – участник госпрограммы по содействию добровольному переселению в РФ, не является налоговым резидентом 5 – иностранный гражданин – беженец или получил временное убежище в РФ, не является налоговым резидентом 6 – иностранный гражданин, осуществляющий трудовую деятельность в РФ по найму на основании патента
Раздел 2. Общие суммы дохода и налога за налоговый период	Сначала указывают ставку налога. Если налоговым агентом было выплачено несколько видов доходов, облагаемых по разным ставкам, справку заполняют на каждую ставку. Общая сумма дохода – это сумма дохода по указанной ставке. Включает в себя сумму НДФЛ Налоговая база – сумма облагаемого дохода, то есть с учетом вычетов Сумма налога исчисленная – налоговая база × соответствующая ставка налога Сумма налога удержанная – та сумма, которую налоговый агент удержал при выплате дохода Сумма фиксированных авансовых платежей – в отношении иностранных работников на патенте. Принимают в уменьшение исчисленного налога Сумма налога перечисленная – сумма, которую налоговый агент перечислил в бюджет Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом – сумма налога, которую налоговый агент не вернул налогоплательщику, а также суммы, образовавшиеся в связи с изменением налогового статуса налогоплательщика в налоговом периоде
Раздел 3. Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты	Налоговый агент по заявлению налогоплательщика может предоставить ему налоговые вычеты по НДФЛ. Для стандартного вычета достаточно заявления, а для получения имущественного и социального вычета у работодателя нужно получить подтверждение из налоговой о том, что налогоплательщик имеет право на вычет. Здесь указывают код вычета (полный перечень кодов указан в Приложении № 2 к приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387) и сумму вычета. Далее проставляют код уведомления: 1 – подтверждает право на имущественный вычет 2 – подтверждает право на социальный вычет 3 – подтверждает право на уменьшение налога на фиксированные авансы (для иностранцев на патенте) Также указываю дату, номер уведомления и код налогового органа, его выдавшего
Раздел 4. Сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом, и сумма неудержанного налога	Сумму неудержанного налога и сумму дохода, с которого налог не удержан, указывают лишь в том случае, если у налогового агента не было возможности удержать налог (например, при выплате дохода в натуральном виде). Если доход будет выплачен позже (например, при задержке зарплаты) или налог будет удержан позже, то отражать эти суммы здесь не надо

С 2019 года произошло разделение справок о доходах, которые налоговый агент сдавал в налоговую в качестве отчетности, и которую выдавал физлицу по его запросу.

Тем же приказом ФНС, которым утверждена новая форма 6-НДФЛ 2021, введена и справка о доходах, выдаваемая физлицу.

Такая справка может понадобиться для представления в различные государственные органы или другие учреждения для оформления пособий, субсидий, кредита и прочее.

Серьезных изменений форма справки 2-НДФЛ в 2021 году не претерпела, хоть и сменила название. Основные поля для заполнения остались прежними, однако теперь в правом верхнему углу указано «Приложение 4 к Приказу ФНС России от 15.10.2020 № № ЕД-7-11/753» и параллельно добавился код по КНД – 1175018.

Напомнит о сроках сдачи
Учёт переносы в выходные и праздники
Настраивается по вашим параметрам
Учитывает совмещение налоговых режимов

Форма 2-НДФЛ состоит из:

Общей части;
Раздела 1 «Данные о физическом лице — получателе дохода»;
Раздела 2 «Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода»;
Раздела 3 «Стандартные, социальные, и имущественные налоговые вычеты»;
Приложение «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода».

Если налоговый агент начислял физическому лицу в течение налогового периода доходы, облагаемые по разным ставкам налога, Разделы 1, 2 и 3 (при необходимости), а также Приложение заполняются для каждой из ставок.

В форме аннулирующей справки заполняется заголовок, а также показатели Раздела 1, указанные в представленной ранее справке. Разделы 2 и 3, а также Приложение «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода» формы не заполняются.

Если справка не может быть заполнена на одной странице, заполняется необходимое количество страниц, располагающихся до Приложения.

На второй и последующих страницах, заполняемых при необходимости, в поле «Стр.» формы Справки указывается номер страницы Справки, заполняются поля «ИНН», «КПП», «Номер справки», «Отчетный год», «Признак», «Номер корректировки», «Представляется в налоговый орган (код)», а также иные необходимые поля Справки. Остальные поля заполняются прочерками.

В поле «Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящей Справке, подтверждаю» указывается цифра:

1 — если Справку представляет налоговый агент (правопреемник налогового агента);
2 — если Справку представляет представитель налогового агента (правопреемника налогового агента).

Справка 2-НДФЛ — образец заполнения

В этом разделе указываются данные о физическом лице:

1) ИНН физического лица.

2) Фамилия, имя и отчество физического лица — налогоплательщика, без сокращений, в соответствии с документом, удостоверяющим личность.

3) Статус налогоплательщика:

цифра «1» — если налогоплательщик является налоговым резидентом Российской Федерации (кроме налогоплательщиков, осуществляющих трудовую деятельность по найму в на основании патента);
цифра «2» — если налогоплательщик не является налоговым резидентом Российской Федерации;
цифра «3» — если налогоплательщик — высококвалифицированный специалист не является налоговым резидентом Российской Федерации;
цифра «4» — если налогоплательщик участник Государственной программы по оказанию содействия добровольному переселению в Российскую Федерацию соотечественников, проживающих за рубежом (член экипажа судна, плавающего под Государственным флагом Российской Федерации), не является налоговым резидентом Российской Федерации;
цифра «5» — если налогоплательщик — иностранный гражданин (лицо без гражданства) признан беженцем или получивший временное убежище на территории Российской Федерации, не является налоговым резидентом Российской Федерации;
цифра «6» — если налогоплательщик — иностранный гражданин, осуществляет трудовую деятельность по найму в Российской Федерации на основании патента.

4) Дата рождения (указываются число, порядковый номер месяца, год путем последовательной записи данных арабскими цифрами).

5) Гражданство (код страны) — указывается числовой код страны, гражданином которой является налогоплательщик. Код страны указывается согласно Общероссийскому классификатору стран мира (ОКСМ).

6) Код вида документа, удостоверяющего личность, в соответствии со Справочником «Коды видов документов, удостоверяющих личность налогоплательщика» (приложение № 1 к Порядку заполнения формы 2-НДФЛ).

7) Реквизиты документа, удостоверяющего личность налогоплательщика, соответственно, серия и номер документа, знак «№» не проставляется.

В этом разделе отражаются общие суммы начисленного и фактически полученного дохода, исчисленного, удержанного и перечисленного налога на доходы физических лиц по соответствующей ставке, указанной в поле «Ставка налога».

Так, в разделе 2 отражаются:

ставка налога
общая сумма дохода;
налоговая база;
сумма налога исчисленная;
сумма фиксированных авансовых платежей;
сумма налога удержанная;
сумма налога перечисленная;
сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом;
сумма налога, не удержанная налоговым агентом.

В случае выплаты в течение налогового периода доходов физическому лицу — получателю доходов, облагаемых по разным ставкам, заполняется необходимое количество страниц формы справки.

На второй и последующих страницах формы справки заполняются поля «ИНН», «КПП», «Номер справки», «Отчетный год», «Признак», «Номер корректировки», «Представляется в налоговый орган (код)», Раздел 2 и при необходимости Раздел 3. Остальные поля формы справки заполняются прочерками.

При заполнении формы справки с признаком 2 или 4:

в поле «Общая сумма дохода» указывается сумма начисленного и фактически полученного дохода, с которой не удержан налог налоговым агентом, отраженная в Приложении «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода»;
в поле «Сумма налога исчисленная» указывается сумма налога исчисленная, но не удержанная;
в полях «Сумма налога удержанная», «Сумма налога перечисленная» и «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» указывается ноль («0»);
в поле «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» указывается исчисленная сумма налога, которую налоговый агент не удержал в налоговом периоде.

Здесь отражаются сведения о предоставляемых налоговым агентом стандартных, социальных, и имущественных налоговых вычетах.

В поле «Код вычета» указывается код вычета, выбираемый в соответствии с «Кодами видов вычетов налогоплательщика» (п. 1 ст. 230 НК РФ).

В поле «Сумма вычета» указываются суммы вычетов, соответствующие указанному коду.

При предоставлении налогоплательщику в течение налогового периода вычетов, соответствующих разным кодам, заполняется необходимое количество полей «Код вычета» и «Сумма вычета».

В поле «Код вида уведомления» указывается:

цифра «1» — если налогоплательщику выдано Уведомление, подтверждающее право на имущественный налоговый вычет;
цифра «2» — если налогоплательщику выдано Уведомление, подтверждающее право на социальный налоговый вычет;
цифра «3» — если налоговому агенту выдано Уведомление, подтверждающее право на уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи.

В полях «Номер уведомления», «Дата выдачи уведомления», «Код налогового органа, выдавшего уведомление» заполняются номер и дата уведомления, а также код налогового органа, выдавшего уведомление.

В случае если уведомления получены неоднократно, налоговым агентом заполняется необходимое количество страниц формы справки.

На последующих листах справки заполняются поля «ИНН», «КПП», «Стр.», «Номер справки», «Отчетный год», «Признак», «Номер корректировки», «Представляется в налоговый орган (код)», «Код вида уведомления», «Номер уведомления», «Дата выдачи уведомления» и «Код налогового органа, выдавшего уведомление». Остальные поля заполняются прочерками.

В Приложении к справке указываются сведения о доходах, начисленных и фактически полученных физическим лицом в денежной и натуральной формах, а также в виде материальной выгоды, по месяцам налогового периода и соответствующих вычетов, по каждой ставке налога.

При заполнении формы с признаком 1 или 3 в Приложении к справке указываются в соответствующих полях порядковые номера месяцев, коды доходов, суммы всех начисленных и фактически полученных доходов.

При заполнении формы с признаком 2 или 4 в Приложении к справке указывается сумма фактически полученного дохода, с которой не удержан налог налоговым агентом.

Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты в Приложении к справке не отражаются.

Обратите внимание: по доходам, особенности налогообложения которых определяются в соответствии со статьями 214.1, 214.3, 214.4 НК РФ, в отношении одного кода дохода может быть указано несколько кодов вычетов. В этом случае первый код вычета и сумма вычета указываются ниже соответствующего кода дохода, а остальные коды вычетов и суммы вычетов указываются в соответствующих графах строками ниже. Поля «Месяц», «Код дохода» и «Сумма дохода» напротив таких кодов вычетов и сумм вычетов заполняются прочерками.

По общему правилу в день увольнения, то есть в последний рабочий день, работнику выдают трудовую книжку или форму СТД-Р (ст. 84.1 ТК РФ). Также ему необходимо выдать:

справку о заработке для расчета пособий по временной нетрудоспособности;
справку о доходах и НДФЛ;
раздел 3 расчета по страховым взносам.

К сведению: работодатель должен выдать справку о доходах и суммах налога физического лица сотруднику (в том числе бывшему), который получил от него доход, если сотрудник обратился с заявлением о ее выдаче (п. 1 ст. 226, п. 3 ст. 230 НК РФ).

Заявление о выдаче справки о доходах и суммах налога составляется в свободной форме. Приведем пример такого заявления.

Директору ООО «Матрица»

Борисову О. П.
от офис-менеджера Соколовой Е. П.

Заявление

Прошу выдать мне справку о доходах и суммах налога физического лица за три месяца 2021 года.

01.04.2021 Соколова

Форма справки о доходах и налогах физического лица в составе формы 6-НДФЛ, а также порядок ее заполнения утверждены Приказом ФНС РФ от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ (далее – Порядок).

Если работник запросит данные о доходах за 2020 год или более ранние периоды, то справку нужно выдать по форме, действовавшей в соответствующий период. В частности, с 01.01.2019 действовала форма, утвержденная Приказом ФНС РФ от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@, а до этого форма, утвержденная Приказом ФНС РФ от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@.

Обратите внимание: если в течение календарного года налоговый агент не смог удержать НДФЛ с доходов физлица, то нужно сообщить об этом, представив справку в составе расчета 6-НДФЛ (п. 2 Приказа ФНС РФ от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@, п. 5 ст. 226 НК РФ).

В Письме от 02.09.2020 № БС-4-11/14113@ ФНС подтвердила, что НК РФ не установлены способы выдачи налоговыми агентами физическим лицам по их заявлениям справки о доходах и суммах налога физлиц. Следовательно, организация – налоговый агент вправе самостоятельно определить способы выдачи физическим лицам на основании их заявлений такой справки, не противоречащие действующему законодательству.

В рамках трудовых отношений способ выдачи справок желательно закрепить в локальных актах. Если налоговый агент выплачивает физлицу доход в рамках гражданско-правового договора, то в таком договоре можно отразить способ выдачи справок.

В Письме ФНС РФ от 16.11.2020 № БС-4-11/18719@ уточнено, что организация – налоговый агент на основании заявления физлица может выдать ему справку о доходах и суммах налога физического лица в электронном виде, заверенную электронной цифровой подписью.

Справку о доходах и суммах налога физлица нужно выдать:

сотруднику (в том числе бывшему) – в течение трех рабочих дней со дня получения от него заявления (ч. 1 ст. 62 ТК РФ);
увольняющемуся сотруднику – в последний рабочий день (ч. 1 ст. 62, ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ);
другому физлицу, которое получило доход от налогового агента, – в течение 30 дней с даты получения от него заявления (п. 1 ст. 230 НК РФ, п. 1, 2 ст. 3, ч. 1 ст. 20 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).

К сведению: налоговым законодательством не предусмотрена ответственность за нарушение сроков выдачи справок о доходах и суммах налога физлица. Однако, если налоговый агент нарушит эти сроки или откажет физлицу в выдаче справки, ему грозит административный штраф (ст. 5.27, 5.39 КоАП РФ).

Если с доходов физлица не был удержан НДФЛ, ему необходимо направить соответствующее сообщение. Для этого оформляется справка о доходах и суммах налога физлица (п. 2 Приказа ФНС РФ от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@, п. 1.18 Порядка). Срок выдачи физлицу справки (в случае, когда невозможно в течение налогового периода удержать у плательщика исчисленную сумму налога) – не позднее 1 марта следующего года (п. 5 ст. 226 НК РФ). Если этот день выпадает на выходной, справку нужно выдать не позднее следующего за ним первого рабочего дня (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Укажите ИНН и КПП. Если подаете декларацию 2-НДФЛ через обособленное подразделение, то в поле КПП указывайте код этого подразделения, а номер ИНН – головного офиса. Крупные организации указывают номер КПП, соответствующий месту учета территориальной инспекции.

Заполняйте в декларации 2-НДФЛ:

Номер справки. Это должен быть уникальный номер, который присваивает налоговый агент. Если декларация заполнена с откорректированными данными или взамен отправленной ранее, то номер остается таким как в первоначальной справке.
Отчетный год. Период, за который предоставляете отчетность – 2018, 2019 или 2020 год.
Признак. Укажите значение «1» при подаче справки в виде ежегодного отчета. «2» – если уведомляете налоговую службу, что налог удержан не был, например, с подарка. Значение «3» – информирует, что подача справки произведена правопреемником от лица подотчетного налогового агента. Кодировкой «4» – правопреемник сообщает, что отчисления налога не было из-за отсутствия налогооблагаемой базы.
Номер корректировки. При подаче справки впервые – значение 00. При предоставлении откорректированных данных – кодировка растет на одну единицу. То есть при первом уточнении – 01, при втором – 02 и т.д. При подаче аннулирующего документа – значение 99.
Представляется в налоговый орган. Здесь впишите код из 4 цифр, той налоговой инспекции, где налогоплательщик поставлен на учет.
Название налогового агента. Укажите сокращенное название из учредительных документов. Если краткого варианта нет, впишите полное. Так же заполняйте наименование при подаче в подразделение. Для налоговых агентов – укажите ФИО по удостоверению личности. Правопреемники вносят название реорганизованного юрлица или обособленного подразделения.
ОКТМО. Код определите по Общероссийскому классификатору. Предприниматели, нотариусы, частные адвокаты указывают код по месту жительства. Предприниматели на ЕНВД или с патентом проставляют код местности, где ведут деятельность. Обособленные подразделения – исходя из месторасположения. При смене адреса постановки на учет при подаче декларации за период до изменений кода вписывают прежний код, а за период после – действующий код ОКТМО.

В поле «ИНН в России» проставьте код, присвоенный сотруднику. У него можно попросить копию свидетельства. ФИО берите из паспорта. Если в гражданстве нет отчества, его не указывают. Поля с личными данными заполняют только кириллическими буквами. Заполнение латиницей возможно только для иностранцев.

Значения для поля «Статус налогоплательщика»:

Статусы, действовавшие до 2020 года	Новые статусы
«1» – налоговый резидент	«4» – работник- участник госпрограммы переселения соотечественников
«2» – нерезидент	«5» – работники-иностранцы со статусом «беженца» или получившие временное убежище в РФ и без резидентства
«3» – нерезидент высококвалифицированный специалист	«6» – иностранцы, получившие патент в РФ и работающие на его основе

Дату рождения окажите в формате дд.мм.гггг с учетом точек. Например, если день рождения 3 июля 1986 года, то впишите – 03.04.1987.

Гражданство при определении статуса иностранцев не важно.

В поле «Гражданство» укажите код государства, в котором постоянно проживаете. Для нерезидентов возьмите коды из Общероссийского классификатора стран мира. Так у россиян кодировка 643, у молдаван – 498, у американцев – 840. Если гражданства нет, впишите код страны, которая оформляла удостоверение личности.

В пункте «Код документа, удостоверяющего личность» внесите код из справочника кодов документов. Серию и номер впишите без знака «№». Пробелы вносите, однако инспекторы примут заполненные справки и без пробелов между серией и номером.

В этом разделе укажите общую сумму дохода и НДФЛ по налоговому периоду. Данные возьмите из приложения и раздела 3.

Поле	Признак 1 и 3	Признак 2 и 4
Общая сумма дохода	Здесь впишите общий размер заработка. Налоговые вычеты из раздела 3 в эту сумму не учитывайте	Укажите общую сумму заработка, с которой не отчисляли налог
Налоговая база	Занесите данные по налоговой базе, с которой вычли налог. Для этого из цифры, полученной в предыдущем пункте, отнимите все вычеты из раздела 3	Впишите налоговую базу для расчета налога
Сумма подсчитанного налога	Для определения суммы умножьте налоговую базу на ставку в разделе 3	Внесите сумму подсчитанного, но не удержанного налога
Сумма фиксированных авансовых платежей	Занесите в поле размер фиксированных авансовых выплат, на который уменьшают налог	0
Удержанная сумма налога	Укажите налог, отчисленный от зарплаты сотрудников	0
Перечисленная сумма налога	Впишите перечисленную за год величину налога	0
Размер налога, излишне удержанного агентом	Заполните значением суммы, которую удержал, но не вернул налоговый агент. Также в нее включите переплаты по налогу	0

В пункте «Сумма налога, не удержанного агентом» независимо от признака укажите подсчитанную величину, если налоговый агент ее не перечислил.

Если нет уведомления о наличии права на уменьшение суммы НДФЛ, не заполняйте поля с реквизитами.

В 3 разделе опишите стандартные, социальные и имущественные вычеты на покупку или строительство жилья. Если применялись налоговые ставки не под 13%, то их указывать не надо, по ним не положены налоговые вычеты.

При работе с этим разделом декларации 2-НДФЛ заполните:

Код вычета. Найдите его в приложении 2 приказа ФНС ММВ-7-11/387. Если подходящего вычета не нашли, ставьте код 620. Оставьте поле пустым, если вычет не предоставлялся.
Сумму вычета. Это сумма по конкретно введенному коду вычета. Тем у кого вычетов нет, заполнять поле не надо.
Код вида уведомления. «1» – на имущественный вычет налога. «2» – на социальный. «3» – уведомления, которые утверждают право на снижение НДФЛ по фиксированным авансовым выплатам. Оставьте поле пустым, если уведомления не было.
Номер уведомления, его дата выдачи и код налогового органа. Поле должно остаться пустым, если уведомления не было.

В том случае, когда уведомлений несколько, отдельную страницу отведите под каждое. Если уведомлений нет, оставляйте страницы пустыми.

Справка о доходах работников в 2021 году – вместо 2-НДФЛ

Указываем данные о работнике, который получил налогооблагаемые доходы в отчетном периоде. Вносим фамилию, имя и отчество (при наличии). Указываем ИНН работника. Статус 2-НДФЛ определяем по следующим условиям:

1 — налог удержан и уплачен в бюджет;
2 — налог не удержан с работника;
3 — если налог удержан, но отчитывается организация-правопреемник;
4 — отчет сдает правопреемник, налог не удержан.

Теперь вписываем дату рождения в формате ДД.ММ.ГГГГ и код гражданства. Для россиян — 643.

Затем регистрируем данные о документах, подтверждающих личность. Для паспорта указываем код 21, вписываем серию и номер документа.

Вторая страница справки 2-НДФЛ — это помесячная расшифровка данных разделов №2 и №3.

В шапке документа снова укажите ИНН и КПП отчитывающегося учреждения. Номер страницы — 002.

Затем повторно внесите сведения о номере справки, отчетном периоде и ставке налога.

Затем приступайте к заполнению полей. Сначала укажите месяц: январь — 01, февраль — 02, март — 03 и так далее. Затем укажите код дохода и сумму, полученную в соответствующем месяце. Ниже впишите код вычета, если такой предоставлялся, и укажите сумму — в каком размере.

Информацию вносите отдельно по каждому месяцу, в котором производились выплаты доходов.

Вверху каждого листа справки проставляется ИНН и КПП налогового агента, а также указывается порядковый номер страницы.

В начале первого листа дается информация общего характера. Тут содержатся сведения:

порядковый номер справки;
за какой год она составляется;
признак — цифровой код, означающий основание представления сведения о доходах:
- 1 — НДФЛ с доходов удержан;
- 2 — НДФЛ удержать не удалось;
- 3 — справка подана правопреемником, НДФЛ удержан;
- 4 — справка подана правопреемником, но НДФЛ не удержан.
номер корректировки:
- 00 — если справка составляется первично;
- 01, 02, 03 и так далее — порядковый номер произведенной корректировки;
- 99 — если справка отменяет ранее представленную.
код налогового органа, где первые две цифры — код региона, а последние — номер налоговой инспекции;
наименование налогового агента — компании или ФИО предпринимателя;
информация о реорганизации, если это актуально;
код ОКТМО;
телефон для связи.

Во втором разделе указываются итоговые данные по доходам и НДФЛ за отчетный период:

общая сумма дохода физлица;
налоговая база;
ставка налога (обычно 13%);
Обратите внимание! Форма 2-НДФЛ заполняется отдельно по каждой ставке, по которой доход налогоплательщика в течение года облагался НДФЛ.
сумма фиксированных авансовых платежей;
сумма налога, которую налоговый агент:
- исчислил по данным своего учета;
- удержал из дохода физического лица;
- перечислил в бюджет;
- удержал излишне или не смог удержать.

Если налог не был удержан (признаки 2 и 4), особенности заполнения будут таковы:

В строке «Сумма налога исчисленная» отражается сумма начисленного НДФЛ;
В строке «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» — сумма налога, которая не была удержана;
В строках «Сумма налога удержанная», «Сумма налога перечисленная» и «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» — прочерки.

Как заполнять раздел при удержании НДФЛ, показано в примере в конце статьи.

Обратите внимание! В форме не должно быть пустых ячеек — все они должны быть заполнены. Если показателя нет или он короче отведенного поля, в пустых ячейках проставляются прочерки. Что касается отсутствия суммового показателя, то указывается ноль (пример — копейки).

Порядок заполнения справки 2‑НДФЛ

Фирменный логотип в самом верху листа;
Ниже, посередине название: «Справка о доходах физического лица» и период, за который она предоставляется», как показано на фото;
Далее указываются реквизиты субъекта, на чье имя выписывается бумага;
Следующий пункт, самый ответственный — заполнение таблицы цифровыми значениями, которые касаются расчетов оплаты труда, отчислений субъекта, вычетов, всей истории взаиморасчетов, связанных с ним;
В итоге страницы ставится подпись налогового агента.

В налоговую справки предоставляются один раз в год:

не позднее 1 апреля (до 2 апреля 2018 года, т.к. 1 число – выходной);
до 1 марта при невозможности удержать НДФЛ (справки с признаком 2).

В следующих распространенных случаях мы должны подать сведения о доходах по лицам, неработающим в компании:

Фирма оплатила работы/услуги по договорам подряда;
ООО выплатило дивиденды участникам;
Было арендовано имущество у физического лица (например, помещение или автомобиль);
Были вручены подарки стоимостью более 4 000 руб.;
Оказана материальная помощь неработающим в организации / ИП.

Не возникает обязанности подавать 2-НДФЛ, когда:

приобретены недвижимость, автомобиль, товары у физического лица;
стоимость врученных компанией подарков менее 4 000 руб. (при отсутствии других выплачиваемых доходов);
был возмещен вред здоровью;
оказана материальная помощь близким родственникам умершего работника/работника, вышедшего на пенсию из организации или самому работнику/вышедшему на пенсию работнику в связи со смертью членов его семьи.

Показатели (кроме НДФЛ) отражают в рублях и копейках. Сумма налога округляется по правилам арифметики.

Если мы выплачивали доходы, не облагаемые НДФЛ в полном объеме (перечень таких доходов приведен в статье 217 НК РФ), суммы таких доходов в 2-НДФЛ мы не включаем. Например, в 2-НДФЛ не отражаются:

пособия по беременности и родам и по уходу за ребенком до 1,5 лет;
выплата увольняемому сотруднику выходного пособия в размере не более трех месячных заработков;
единовременная выплата при рождении ребенка в размере до 50 000 руб.

Общая сумма доходов из 3 раздела (складываем показатели столбца «Сумма доходов»);
Налоговая база (из общей суммы дохода отнимаем суммы вычетов из столбцов «Сумма вычетов» 3 и 4 разделов);
Сумма исчисленного и удержанного с этих доходов налога (показатель графы «налоговая база»* ставку налога, в справках с признаком “2” (“4”) суммы исчисленного и удержанного налога будут различаться);
Сумма перечисленного в бюджет НДФЛ.

Графы для информации по фиксированным авансовым платежам по патенту заполняются в справках по работающим на основании патента по информации из уведомления о подтверждении права на уменьшение налога, полученного из налоговой инспекции.