Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформление письма ответа с использованием бланка письма». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Если в письме адресата вам не понятны некоторые моменты, обязательно попросите адресата дать определенный ясный ответ на него. Например, Касательно встречи вашего Директора хотелось бы уточнить, в какое время 29 сентября 2017 года его встретить на вокзале г.
Это не перечень обязательных данных, а всего лишь примерный список. При желании что-то можно добавить или исключить.
Правила написания делового письма
У нас принято мыть посуду после каждой трапезы. Ну, или в крайнем случае в конце дня. Европейки же ждут, пока посудомоечная машина не заполнится полностью. Так что грязная посуда в доме – это обычное в здешних краях явление. Опять же, дело в экономии воды, за которую здесь приходится дорого платить.
В письме-ответе указывается номер и дата документа, на который дается ответ. Эти данные проставляются не в тексте письма, а в установленном месте бланка. Заголовок в таких письмах не пишется.
Если последний пункт имеет для вас принципиальное значение, то рекомендуется направить документацию заказным отправлением — это гарантирует доставку и подтвердит получение (что необходимо, к примеру, при обмене материалами между сторонами судебного разбирательства).
Чего нельзя допускать в деловом письме
Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:
- Речь стандартизирована на всех уровнях — лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
- Тон написания — нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
- Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
- Лаконичность и краткость — без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
- Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
- Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
- Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
- Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
- Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
- Использование простых распространенных предложений.
Впрочем, ГОСТ 2003 года позволяет использовать бланки не только с угловым, но и с продольным расположением реквизитов (когда они указываются по центру). Угловое расположение выглядит более привычно и удобнее читается, поэтому лучше выбрать этот вариант.
Это обязательный реквизит служебного документа. Должностные лица подписывают документы в пределах своей компетенции. Документы, составляемые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. Подпись помещается сразу под текстом от левого поля документа.
Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного!
Оно отправляется для того, чтобы уведомить человека/компанию о том, что их пакет/посылка/документы получены, договоренности в силе и т.д. Это своего рода жест вежливости, который демонстрирует высокую степень уважения к партнерам.
В случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на документе, документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности и обязательно указывается фактическая должность подписавшего документ. Проставление косой черты перед указанием должности или предлога «За» является грубой ошибкой. Не допускается также подпись от руки «Зам».
Приложение: Гарантийное письмо ОАО «Заря» от 25.10.2005 № 25/10 и приложение к нему, всего на 21 л. в 2 экз.
Обратите внимание! Приведено лишь начало документа. Полную версию вы можете скачать по соответствующей ссылке.
Как и любая официальная корреспонденция, послание проходит следующие этапы:
- Исполнитель визирует проект бланка у уполномоченного должностного лица.
- Обращение с пакетом приложений подписывается у генерального директора.
- Регистрация и присвоение исходящего номера.
- Отправка адресату заказным отправлением.
- В организации-адресате поступившая документация проверяется на наличие всех указанных приложений. Если каких-либо из заявленных документов не хватает, то составляется соответствующий акт, и все возвращается отправителю.
- Если все в порядке, то обращение регистрируется, и ему присваивается входящий номер.
- Руководитель организации-адресата знакомится с ним и назначает исполнителя.
- Секретарь передает задачу исполнителю, при этом оригинал он оставляет в канцелярии и подшивает в дело.
Вообще, деловую переписку со всей ответственностью можно назвать искусством, потому что вести ее правильно, с соблюдением всех требований, нужно учиться. Ведь чаще всего мы думаем только о том, чтобы информация была изложена четко, а про то, что письмо можно считать лицом компании, забываем.
При наличии нескольких приложений их нумеруют. Под словом «Приложение» ничего не пишут, номера помещаются друг под другом. Слово «Приложение» пишется с заглавной буквы, прямо от поля, всегда в единственном числе, после него ставится двоеточие.
Если в письме идет речь о крупных сделках, связанных с финансами либо конфиденциальная информация другого характера, отправлять такие письма по факсу или в электронном виде не рекомендуется. Лучше по старинке, в обычном бумажном конверте.
Между названиями приложений делается 1,5–2 межстрочных интервала, а если название приложения занимает несколько строк, то оно печатается через один межстрочный интервал.
Не зная, как пишется деловое письмо, составить его правильно достаточно сложно. Для написания грамотного документа необходимо знать целый спектр требований, правил и деловых обычаев.
Образцы деловых писем на русском и английском языках
Мы умываемся под проточной водой, а вот европейки не могут себе такого позволить. Они затыкают слив в раковине, чтобы просто так не расходовать воду, в целях экономии природных ресурсов и уменьшения размера коммунальных счетов. Только после этого они моют руки или умывают лицо.
Российские женщины грязное нижнее белье отправляют в стирку. И, конечно же, эксплуатируют его годами. Европейки же, увидев небольшое пятнышко или дырочку, тут же выбрасывают вещи в мусор. Скажете, пустое транжирство? Отнюдь.
Это может быть корпоративный ужин, конференция, концерт и т.п. В таком письме прописывается вся информация относительно даты, места и времени проведения мероприятия.
Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.
Строгих правил по бланкам нет. Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать.
Структура сопроводительного письма
В основной части описываются ситуации, события, приводится их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают, что нужно поступить тем или иным образом, доказывают, как дело обстояло и информируют о необходимости в участии в каком-либо мероприятии, приводя разные аргументы.
Предпринимателю приходится вести активную переписку как с официальными лицами (например, представителями гос. органов), так и с «полуофициальными» – партнёрами, контрагентами, привлекаемыми во внештатном порядке специалистами и так далее.
Письмо-ответ относится к деловой переписке и ставит своей целью проинформировать получателя о каком-то событии, мероприятии или свершившемся факте, донести до его сведения определенную информацию. Письмо-ответ может быть написано на письмо-запрос, -просьбу, -претензию, -приглашение, подтверждение и другие виды корреспонденции.
У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!
В какие сроки нужно ответить на письмо
Есть виды писем, которые из этических соображений должны быть написаны от руки, а не напечатаны. Это касается соболезнований и поздравлений.
Для начала необходимо знать, что каждое ответное письмо индивидуально, и однозначного способа по его написанию нет!
Стиль деловой переписки – «облегчённый» официально-деловой. Можно и нужно стандартизировать фразы, использовать некоторые клише и штампы, но не рекомендуется доводить всё это до сухой канцелярщины.
Если вопрос полученного вами письма может быть решен каким-то иным способом, напишите просьбу или пожелание, с помощью которого адресат может разрешить свою проблему.
Какие деловые письма отправляют чаще всего
Исправлений и опечаток, а также подчисток допускать нежелательно. Письмо должно быть составлено грамотно, а текст напечатан через интервал 1,5 — 2.
Печать обязательно ставится на гарантийных письмах, офертах и рекламациях. В коммерческих, напротив, она не рекомендуется. Печать не должна занимать более 2/3 росписи должностного лица.
Существует несколько групп служебных писем: инициативные, информационные, гарантийные, письма-запросы, письма-ответы и другие.
В правом верхнем углу указывается название организации, должность получателя в родительном падеже, его Ф.И.О .
Но даже если все письма-ответы по характеру ситуаций, поводов и вопросов разнообразны, существуют общие рекомендации, характерные для составления писем ответов.
Если вы отвечаете не на письмо, а на какой-то устный вопрос (в деловых переговорах, по телефону и т.п.), то в начале текста письма укажите, что вы отвечаете на этот устный вопрос.
Пожалуй, каждому человеку когда-нибудь приходилось писать деловое письмо. И при его составлении становится понятно, что это достаточно непростое занятие.
В заключении содержатся выводы, которые делаются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и так далее.
Сопроводительное письмо, пример
Правила делового письма устанавливают отсутствие витиеватых и двусмысленных фраз. В одном послании должна быть одна тематика, одна цель. Наличие нескольких тематик допустимо только при условии их взаимосвязанности. В противном случае отправляется несколько писем.
Справка о заработной плате — это документ, который подтверждает уровень дохода трудящегося гражданина. Довольно часто сотрудники обращаются в бухгалтерию за такой бумагой.