Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заявление на выдачу подотчетных сумм образец 2022 от директора». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
При выдаче средств под отчет из кассы предприятия оформляется РКО, основанием для выписки которого является письменное заявление подотчетного лица или распорядительный документ. При выдаче наличных средств из кассы предприятия под отчет директору полностью соблюдается порядок, установленный указанием № 3210-У, которым какие-либо исключения для соблюдения кассовой дисциплины директором не предусмотрены.
Отсутствие всех необходимых документов для оформления подотчета налоговые инспекторы могут трактовать как нарушение кассовой дисциплины, которое карается наложением штрафа в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ. Однако правомерность такой трактовки они будут обязаны доказать в суде.
Составляем заявление на подотчет от директора — образец
В пунктах п. 6.3 и п. 5 Указания Банка России № 3210-У четко определено, что выдать денежные средства под отчет можно только работникам, с которыми заключены трудовые либо гражданско-правовые договоры.
Как правило, директор либо генеральный директор работает на основании трудового договора и числится в штате компании. Соответственно, он также считается работником организации. Поэтому, никаких ограничений в выдаче подотчет денег директору нет.
Снизить риски от ошибок в документальном оформлении подотчета работодателю помогут несколько действий:
- Детализируйте порядок оформления подотчета в локальных актах.
Внесите условие о возможности выдачи денег под отчет и возврате неиспользованных подотчетных сумм как в наличной, так в безналичных формах во внутренние локальные акты (учетную политику, Положение о выдаче подотчетных сумм или иные внутрифирменные документы).
Предусмотрите также, что при безналичной форме расчетов подотчетные суммы перечисляются на личные или зарплатные карты сотрудников с расчетного счета работодателя.
Не забудьте прописать сроки представления авансового отчета по подотчету, перечисленному на карту сотруднику — такой срок законодательно установлен только при выдаче наличного подотчета. Это необходимо, чтобы пресечь злоупотребления со стороны сотрудников.
Ознакомьте сотрудников под роспись с установленными в компании подотчетными правилами.
- Оформление подотчетных денег начинается с заявления подотчетного лица или приказа (распоряжения) работодателя.
- На основе этого документа наличные средства выдаются из кассы или расчетного счета после оформления платежных документов (РКО или платежного поручения).
- Чтобы отчитаться за потраченные подотчетные средства, сотруднику необходимо собрать подтверждающие документы и заполнить авансовый отчет.
- Если документы по подотчетным суммам оформлены с ошибками или авансовый отчет не представлен, а выданный под отчет аванс не возвращен, возникают налоговые риски.
Как выдать средства подотчет, сдать Авансовый отчет
Подотчетные наличные средства подвергаются особому вниманию со стороны контролирующих органов. За нарушение установленного порядка и выдачу денег из кассы без официального заявления на подотчет учреждению грозит административный штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП):
- для должностных лиц — от 4 000 до 5 000 рублей;
- для юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.
В августе 2017 года Центробанк утвердил порядок, в соответствии с которым осуществляется выдача денежных средств в подотчет. Эти правила несколько облегчили жизнь бухгалтерам и подотчетным сотрудникам. Предлагаем разобраться в новых нюансах оформления бумаг и выдачи денег, чтобы понять, какие документы по подотчету изменились и в чем заключаются преимущества.
До 19.08.2017 денежные средства выдавались на основании письменного заявления сотрудника или иного лица в силу п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Но после изменения в порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и ИП (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) и поправкам в пункте 6.3 указаний ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014, обновился список документов для подтверждения подотчетных расходов. Изменения по подотчетным суммам с 2021 года разрешают обосновать передачу денег работнику двумя способами:
- издать распорядительный документ о выдаче подотчетных денег (как правило, это приказ);
- оформить письменное заявление подотчетного лица, завизированное руководителем (как это делалось ранее).
Если раньше обязательным основанием для получения денег было только заявление, то теперь организация вправе самостоятельно выбирать основание для выдачи денежных средств. Нужно ли писать заявление на выдачу денег в подотчет в 2021 году, зависит от того, что прописано во внутренних нормативных документах. Если положение предусматривает написание заявления, его придется писать.
Во многих случаях удобнее оформлять приказ о выдаче подотчетных сумм: например, когда средства получают несколько сотрудников регулярно или одновременно. В этом случае не придется оформлять заявление от каждого лица, а достаточно издать общий приказ о выдаче им наличности.
Благодаря решениям Центробанка, стало проще вести расчеты с подотчетными лицами в 2021 году с учетом последних изменений: теперь кассовые документы при выдаче и возврате денег допустимо оформлять в электронном виде (п. 5.1 и 6.2 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 ). Так, при оформлении расходного кассового ордера 0310002 в электронной форме получатель денег вправе поставить электронную подпись. А при оформлении приходного кассового ордера 0310001 (при возврате неизрасходованных денег в кассу) квитанцию вносителю денег разрешено направить на адрес его электронной почты, без оформления в бумажном виде. На какой срок можно выдавать деньги в подотчет, зависит от политики организации, это закрепляют в положении о выдаче подотчетных денег и в приказе.
Эти новшества, изменившие порядок выдачи и расходования подотчетных сумм, очень удобны тем компаниям, которые уже обзавелись средствами электронного документооборота.
Новые правила подотчета 2021 года отменяют прежний запрет на передачу денег подотчетным лицам, не погасившим предыдущие долги. Из новой версии п. 6.3 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 исключено условие о том, что деньги разрешено выдавать при условии полного погашения подотчетным лицом долга по ранее полученным суммам. Но руководству и бухгалтерам стоит аккуратно пользоваться этими изменениями. Может ли учреждение выдать новую подотчетную сумму сотруднику, которому уже ранее была выдана подотчетная сумма, решает руководитель или главный бухгалтер. Если есть объективная необходимость, допустимо выдать работнику несколько авансов подряд, не дожидаясь отчетных документов по предыдущим суммам. Например, уполномоченный работник оплатил вперед предстоящее мероприятие для клиентов в рамках представительских расходов, соответственно, отчетные документы ему еще не предоставили. В это же время работника срочно направили в командировку, в связи с чем ему потребовались деньги на командировочные расходы при непогашенной задолженности по предыдущему авансу.
Следует ограничить круг лиц, которым разрешается иметь задолженность, и установить для них лимит задолженности за определенный период, чтобы для подотчетных лиц изменения не стали поводом для систематического нарушения финансовой дисциплины. Можно ли выдавать деньги в подотчет, если не отчитались за предыдущий, — нежелательно без объективных причин, хотя прямого запрета на это сейчас нет.
Отсутствие задолженности. Сначала нужно проверить, не числится ли за работником задолженность по ранее полученным под отчет суммам. Если за прошлые денежные средства работник не отчитался, то выдавать новые ему нельзя.
Заявление от работника. Если задолженности нет, работник подает на имя руководителя заявление о выдаче ему денежных средств. Форма заявления не установлена, поэтому можно писать в произвольной. Рекомендации по написанию заявления рассмотрены подробнее далее в статье.
Руководитель должен согласовать выдачу денег и проставить на заявлении свою подпись и дату. Без заявления выдавать наличные под отчет нельзя (за исключением случаев, когда для расчетов заведена корпоративная банковская карта).
Расходный кассовый ордер. После получения заявления оформляется расходный кассовый ордер, который подписывается бухгалтером. Форма ордера (КО-2) утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.
Далее кассир проверяет полученный ордер и после предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющемго личность, работнику выдаются наличные деньги (подпункт 6.1 п. 6 Указания). Кассовый ордер подписывается получателем и кассиром, вносится запись в кассовой книге. Записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером и подписываются лицом, проводившим указанную сверку.
Авансовый отчет. Работник, получивший деньги, должен представить авансовый отчет в течение трех рабочих дней со дня истечения срока, на который выдавались деньги. Если работник ушел в отпуск или на больничный, то в течение трех дней после выхода на работу.
К отчету должны быть приложены документы, подтверждающие расходы (чеки, квитанции).
Если потрачено меньше: оформляется приходный кассовый ордер, в котором отражается возвращаемая денежная сумма.
Если потрачено больше: после утверждения авансового отчета руководителем организации перерасход возвращается работнику по расходному кассовому ордеру, реквизиты которого вносятся в авансовый отчет.
Исключений для руководителя не предусмотрено. Руководитель также получает деньги по заявлению.
Образец собственноручного написания заявления руководителем:
В бухгалтерию ООО «Калинка-Малинка»
Заявление
Прошу выдать мне наличные денежные средства в размере 3 000 (Три тысячи) рублей на хозяйственные товары сроком на три рабочих дня.
10 марта 2017 года генеральный директор Калинин К.М.
Обычно перечень работников, которым допускается выдача подотчетных сумм, указывается в соответствующем распоряжении. Это может быть бухгалтер, водитель, секретарь, завхоз и прочие работники, в обязанности которых среди прочего входит покупка необходимых товарно-материальных ценностей, а также те, кто регулярно ездит в служебные поездки.
Для того, чтобы сотрудник предприятия мог получить необходимые средства, он должен написать специальное заявление, в котором указывается количество требуемых денег, их назначение и срок, в течение которого они будут потрачены.
Следует отметить, что одним из важнейших условий выдачи денег под отчет является отсутствие долгов по прежним подотчетным суммам.
Руководство каждой организации самостоятельно определяет, кому, сколько и для решения каких задач выделять денег.
Однако надо помнить, что существует порог максимально допустимой суммы, которой представитель одного юр.лица может рассчитываться с работником другого юр.лица – это 100 тыс. рублей (с течением времени этот лимит может меняться).
После того, как подотчетные средства будут потрачены, лицо, производившее затраты, должно отчитаться перед бухгалтерией.
Сделать это нужно не позднее чем через три дня после того дня, который указан крайним для использования денег.
Для этого к отчету о расходах должны быть прикреплены следующие документы:
- квитанции;
- товарные и кассовые чеки;
- проездные билеты;
- прочие, подтверждающие оплату бланки.
Затем все документы надлежащим образом проверяются бухгалтером.
Высшие должностные лица в организациях редко самостоятельно занимаются созданием разного рода бумаг. Обычно эту функцию выполняют либо секретари, либо руководители структурных подразделений, либо юристы – в зависимости от того, какой именно бланк нужно сформировать.
Приказ о подотчетных суммах обычно пишется с подачи отдела бухгалтерии либо в самом отделе, либо в секретариате.
Вне зависимости от того, кто именно занят в составлении бланка, приказ в обязательном порядке должен быть подписан директором предприятия.
Связано это с тем, что любые приказы всегда формируются от его имени (или от лица сотрудника, временно исполняющего его обязанности).
Кроме того, под документом должны расписаться и все работники, в нем указанные. Так они зафиксируют то, что ознакомились с распоряжением и готовы к его выполнению.
Приказы, издаваемые на предприятии, всегда должны на чем-то базироваться. Под этим понимается основание и обоснование, которые обязательно должны присутствовать в каждом начальственном распоряжении.
В качестве основания применяется статья закона (и конкретные его пункты), которая имеет прямое отношение к издаваемому приказу или же ссылка на внутренний документ предприятия (акт, служебную или докладную записку, какое-то положение в учетной политике и т.д.). Обоснование – это фактический повод для создания распоряжения.
На сегодняшний день к приказам, выпускаемым внутри коммерческих организаций, строгих требований не предъявляется. Это обозначает то, что писать их можно в свободном виде. Исключение составляют те ситуации, когда на предприятии есть свой разработанный стандарт документа – в таких случаях распоряжение директора нужно писать по его типу.
Формат документа
Приказ допустимо делать как в рукописном, так и в печатном формате – это никакого значения в определении роли законности его статуса не имеет. Единственный момент, на котором стоит заострить внимание: электронный бланк надо обязательно распечатать – для простановки подписей, без которых документ не станет действительным.
Итак, выдача денежных средств в подотчет в 2020 году возможна на основании приказа или другого распорядительного документа (пунктом 6.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У). При этом каких-либо ограничений на размер подотчетных сумм и срок выдачи денег нет. Перед вами приказ о выдаче денежных средств под отчет (образец):
Более того, нет никаких особый требований к тому, как оформлять приказ на выдачу подотчетных сумм. По нашему мнению, в приказе имеет смысл зафиксировать: Ф. И. О. работника, сумму, цели и сроки выдачи.
Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами в 2020 году
Какие сроки выдаче денежных средств подотчет? Когда сотрудникам нужно сдать работодателю отчет о потраченных денежных средствах? Ответ на этот вопрос нужно искать в приказе генерального директора. Ведь именно в нем обозначается такой срок.
По общему правилу, сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Но что делать, если срок возврата установлен не был? По мнению налоговиков, в такой ситуации сотрудник должен сдать отчет в тот же день, в который их получил (письмо ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704).
Для выдачи денег работодателю нужно действовать так:
- оформите расходный кассовый ордер (РКО). Его должен подписать главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо (пп. 4.2, 4.3 п. 4 Указания № 3210-У).
- после того как подотчетник поставит свою подпись на РКО, кассир выдает ему деньги из кассы и подписывает РКО (пп. 6.2 п. 6 Указания № 3210-У).
- оформите выдачу денег под отчет проводкой (статья движения денежных средств):
| Проводка | Операция |
| Д 71 — К 50 | Работнику выданы деньги под отчет |
Ранее единственным способом предоставления работнику подотчетных сумм являлась заявка от сотрудника, подтвержденная письменным согласием руководителя. Теперь заявление от сотрудника для выдачи денежных средств под отчет стало необязательным.
С вступлением в силу изменений юрлица могут выдавать деньги под отчет, основываясь на распоряжении руководителя в письменной форме. ЦБ РФ не уточнил вид данного документа, а значит, он может составляться в свободной форме. Но обязательными требованиями остается: сумма, подлежащая к выдаче, срок, подпись ответственного лица (руководителя) и дата. Соблюдение включения данных пунктов требует Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, который раскрывает порядок ведения кассовой дисциплины.
Но стоит заметить, что выдавать денежные средства можно и на основании заявления самого сотрудника.
Преимущество юрлиц состоит в выборе формы использования документа. Запрета на использование одновременно двух форм нет. С одной стороны, отказ от заявления сотрудника облегчает работу бухгалтерии. Процесс предоставления денежных средств под отчет раньше включал составление заявления сотрудником, визирование от руководителя, проверку в бухгалтерии на наличие всех пунктов, а также исправление ошибок. А с другой стороны выплата на основании распорядительного документа не требует обязательного письменного подтверждения ознакомления сотрудником. Но рекомендуется требовать подпись работника как доказательство об изучении документа.
Неотъемлемым плюсом в нововведении является выдача авансов сразу нескольким сотрудникам. В данном случае достаточно одного письменного распоряжения руководителя с перечнем лиц для осуществления выдачи средств.
Также не запрещается использовать выдачу средств на основании приходно-кассового ордера и (или) перечислять на карточку сотрудника деньги под отчет. В заявке сотрудника или приказе при перечислении денег на карту обязательно должны содержаться реквизиты банковской карты. В назначении платежа следует указать, что денежные средства перечисляются под отчет. Это необходимо для того, чтобы при проверке налоговые органы не засчитали данные суммы в доход сотрудника и не удержали из них НДФЛ.
Для структурированности и единообразия порядка выплаты подотчетных сумм рекомендуется внести в учетную политику формы документов, которые будут служить базой для определения выдачи, а также зафиксировать способы перечисления.
Также теперь деньги можно выдавать при непогашенной задолженности за предыдущие полученные авансы.
Ранее действовало правило, что сотрудник мог получить под отчет денежные средства, если за ним не числилась задолженность по ранее полученным авансам. Сотрудник должен был полностью погасить долги на основании составления авансового отчета, предоставления подтверждающих документов и только после этого получить новую сумму под отчет. За неисполнение данного пункта налоговые органы вправе были применить штраф до 50 000 руб.
Сейчас данное правило отменено, и нет оснований не выдавать авансы под отчет, даже если есть долги по предыдущим выдачам. На данном этапе необходимо дополнительно отслеживать задолженности по каждому сотруднику и требовать отчетность за полученные деньги. Сроки предоставления отчетных документов устанавливаются юрлицом самостоятельно. После истечения трех дней установленного срока сотруднику необходимо отчитаться за выданные суммы. Накапливать долги нецелесообразно, так как налоговые органы при обнаружении сумм, по которым нет отчетных документов, могут удержать с них НДФЛ. Работодатель вправе удержать данную сумму из заработной платы сотрудника при непредоставлении отчетности в срок, но только с его письменного согласия.
Законодательные акты не запрещают варьировать использование новых поправок в действующей кассовой дисциплине. Например, можно в положении о подотчетных деньгах запретить выдавать авансы, если за сотрудником числятся долги, или указать допустимые ограничение по сумме задолженностей, при которой выдача запрещена. Допустим, если за сотрудником числится задолженность более 5 000 руб., то новую сумму он сможет получить только после предоставления полного отчета по ранее полученным авансам.
\r\n\r\n
Работник должен подать на имя руководителя заявление о выдаче ему денежных средств под отчет. Единой формы заявления нет, поэтому может применяться произвольная форма. В тексте заявления должны быть отражены:
\r\n- сумма наличных денежных средств;
\r\n- срок выдачи.
\r\nРуководитель должен согласовать выдачу денег и проставить на заявлении свою подпись и дату (подпункт 6.3 Указания). Без заявления выдавать наличные под отчет нельзя (за исключением случаев, когда для расчетов заведена корпоративная банковская карта).
\r\n\r\n
\r\n\r\n
Кассир проверяет полученный ордер. Если ошибок нет, то после предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющему личность, работнику выдаются наличные деньги (подпункт 6.1 п. 6 Указания). Кассовый ордер подписывается получателем и кассиром.
\r\n\r\n\r\n\r\n
По оформленному ордеру кассир должен провести запись в кассовой книге. При этом записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем) и подписываются лицом, проводившим указанную сверку (подпункт 4.6 п. 4 Указания).
\r\n\r\n\r\n
Если в компании нет кассира (работника, в должностные обязанности которого входит ведение кассовых операций), то подписать кассовый ордер и выдать наличные может руководитель (пункт 4 Указания).
\r\n\r\n\r\n
\r\n\r\n
| \r\n\t\t\t
Ситуация \r\n\t\t\t |
\r\n\t\t\t
Решение \r\n\t\t\t |
||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| \r\n\t\t\t
Заявление на выдачу денег \r\n\t\t\t |
|||||||||||||||||||
| \r\n\t\t\t
Работнику требуются наличные деньги под отчет, но руководитель в отпуске. \r\n\t\t\t |
\r\n\t\t\t
По общему правилу, на заявлении должна быть проставлена дата и подпись руководителя компании. Однако на основании доверенности согласовывать заявления о выдаче денег могут и уполномоченные лица (например, бухгалтер или финансовый директор). \r\n\t\t\t |
||||||||||||||||||
| \r\n\t\t\t
Генеральный директор устно просит бухгалтера выдать ему под отчет наличные денежные средства. \r\n\t\t\t |
\r\n\t\t\t
Безопаснее получить от директора заявление о выдаче денег. Дело в том, что в силу подпункта 6.3 пункта 6 Указания письменное заявление от подотчетного лица необходимо. \r\n\t\t\t |
||||||||||||||||||
| \r\n\t\t\t
Лимит выдаваемых сумм \r\n\t\t\t |
|||||||||||||||||||
| \r\n\t\t\t
Работнику требуется наличная сумма, превышающая лимит наличных расчетов (более 100 000 рублей). \r\n\t\t\t |
\r\n\t\t\t
Предельный размер расчета наличными по одной сделке (100 000 руб.), в принципе, не применяется при выдаче подотчетных сумм. Однако этот лимит следует учитывать, если деньги выдаются для расчетов с другими организациями или предпринимателями по договору с ними. \r\n\t\t\t |
||||||||||||||||||
| \r\n\t\t\t
Внештатный работник \r\n\t\t\t |
|||||||||||||||||||
| \r\n\t\t\t
Для покупки материалов по гражданско-правовому договору денежные средства требуется выдать исполнителю или подрядчику по договору ГПХ, а не штатному работнику. \r\n\t\t\t |
\r\n\t\t\t
С 1 июня 2014 года деньги под отчет можно выдавать и лицам, работающим по гражданско-правовым договорам. С этой даты для целей работы с наличными и соблюдения кассовой дисциплины работником считается человек, с которым заключен трудовой либо гражданско-правовой договор. \r\n\t\t\t |
||||||||||||||||||
| \r\n\t\t\t
Материальная ответственность \r\n\t\t\t |
|||||||||||||||||||
| \r\n\t\t\t
Бухгалтер настаивает на заключении с подотчетным лицом договора о полной материальной ответственности. Работник должен подать на имя руководителя заявление о выдаче ему денежных средств под отчет. Единой формы заявления нет, поэтому может применяться произвольная форма. В тексте заявления должны быть отражены: Как выдать деньги под отчет по новым правилам в 2021 году
|
|||||||||||||||||||