Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Книга учета трудовых книжек образец». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Трудовой регистр должен быть выдан на руки уволенному работнику в день его ухода либо отправлен почтовым отправлением, если сотрудник изъявляет на это своё желание.
Рассмотрим, для чего нужен документ, какие сведения в нем отражать и какая ответственность предусмотрена за его отсутствие. В статье вы найдете готовый образец от экспертов.
Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
По общему порядку, когда сотрудник приходит на работу, он отдает в отдел кадров свою трудовую книжку, куда работодатель вносит запись о приеме в штат. Если же специалист ранее нигде не работал, работодатель сам заводит для него трудовую книжку и, соответственно, заполняет ее. В таком документе должны быть отражены все факты перемещения книжки каждого из работников.
Сначала у линии сгиба делается два отверстия и в них протягивается прочная нить. На обратной стороне журнала нити завязываются. Пломбу можно купить. А проще всего вырезать квадрат из плотной бумаги и заклеить им концы нитей так, чтобы их нельзя было достать, не испортив пломбу. На наклейке записывается ФИО сотрудника, число страниц, заверяется подписью и печатью организации.
Работнику выдается расписка о приеме документа. Ведение журнала осуществляет специалист отдела кадров.
Берите книги регистрации в плотном переплете – использоваться и храниться они будут долго: до полного заполнения страниц, на протяжении нескольких лет, а не в течение отчетного периода, равного году.
Графа 9 предназначена для отражения реквизитов документа, который закрепил поступление работника в штат фирмы (приказ о приеме).
При официальном заключении договора, если сотрудник проработал на предприятии более пяти дней и это место для него является основным, запись о его деятельности вносится в книжку.
Так как документ обязателен для всех организаций и может быть запрошен проверяющими органами, то вести его нужно в рукописном виде. Не допустим электронный вариант.
Местом хранения журнала является:
- кадровый отдел;
- бухгалтерия;
- секретариат.
Книга учета движения трудовых книжек
Журнал, где регистрируют поступление трудовых книжек принимаемых на работу сотрудников, содержит сведения и о выдаче их на руки по требованию и при увольнении. Форма определена Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69. Документ представляет собой таблицу с 13 столбцами в формате А4. Заполняется и оформляется журнал движения по установленным правилам, произвольная форма ведения недопустима.
Каждый лист должен иметь индивидуальный номер, все листы прошиваются и скрепляются пломбой (сургучной печатью).
Организация для организации своего документооборота может использовать различные регистрационные журналы, книги. Например, приказы можно регистрировать в отдельном журнале, платежные ведомости в другом (форма Т-53а). Некоторые из этих журналов не являются обязательными, а используются организациями для оптимизации документооборота.
Органами контроля разработан специальный порядок заполнения этого документа, которого необходимо придерживаться всем субъектам предпринимательства. Все данные в этом документе должны быть представлены в хронологическом порядке.
Приложение 3. Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Корректор, полностью закрывающий ошибочный текст, использовать нельзя. Есть два способа:
- Зачеркивание неправильной фразы. Напротив ставится пометка «исправленному в такой-то графе верить», дата и подпись уполномоченного лица.
- «Запись не действительна». Следом пишут нужную информацию. Дополнительно не заверяется.
Сроки определены соответствующими статьями ТК РФ и положениями Правил ведения и хранения – статья 66 и пункт 8.
Информационная помощь на тему: «Книга учёта трудовых книжек скачать образец» с полным раскрытием тематики статьи от профессионалов.
Сроки определены соответствующими статьями ТК РФ и положениями Правил ведения и хранения – статья 66 и пункт 8.
Только этот человек имеет право в дальнейшем совершать какие-либо действия с регистром кадрового учёта. Он же несёт полную внутреннюю ответственность за правильное его ведение. При временном отсутствии такого должностного лица (в отпуске, на больничном и т. п.) необходимо выпустить распоряжение, предусматривающее его замещение, в котором опять же указывается его конкретный заместитель.
На фото ниже можно увидеть, как должен выглядеть журнал учета (кликабельно): Кто заполняет? Журнал учета трудовых книжек можно купить готовый, а можно распечатать шаблон, который легко скачать. Некоторые даже разлиновывают обычную тетрадь и прошивают ее. Скачайте бесплатно бланк журнала учета трудовых книжек здесь.
Установленные штрафные санкции за ненадлежащее заполнение
В книге в данном случае дата проставляется карандашом и делается отметка о почтовом отправлении. После получения лично либо пересылке книжки дата заполняется ручкой.
В интересах работодателя своевременно вернуть документ уволенному работнику или грамотно оформить все предпринятые меры по данному вопросу. Иначе он будет нести материальные затраты на выплату среднего заработка сотруднику за «вынужденные» прогулы.
Шаг 2. 2-й, 3-й, 4-й столбцы содержат дату приема сотрудника на должность и заполнения книги (число, месяц, год цифрами). Если эти даты различаются, что допукается законодательством, вписывается день оформления сотрудника на работу — более ранняя дата.
Тема будет полезной как для начинающего работника отдела кадров, так и обычному гражданину. Речь пойдет о рабочих паспортах, которые актуальны при трудоустройстве, а также при выходе на заслуженный отдых. Порой утерянные год или даже месяц стажа работы может серьезно повлиять на размер пенсии. Поэтому необходимым атрибутом здесь служит книга учета трудовых книжек.
По общему порядку, когда сотрудник приходит на работу, он отдает в отдел кадров свою трудовую книжку, куда работодатель вносит запись о приеме в штат. Если же специалист ранее нигде не работал, работодатель сам заводит для него трудовую книжку и, соответственно, заполняет ее.
Типовой образец журнала движения трудовых книжек состоит из 13 граф, которые и следует заполнять работодателю при каждом случае перемещения любой книжки.
Оформление должно проходить согласно установленной процедуре, а записи должны вноситься корректно и аккуратно. Пробелов в графах журнала не должно быть.
Каждая организация должна вести учет первичной документации. Это правило действует как в отношении локальных актов, так и личных документов сотрудников фирмы. При приеме нового работника, руководителю компании необходимо получить от сотрудника трудовую книгу. Данный документ хранится на территории кадрового отдела до момента увольнения труженика.
Ведение регистра позволяет систематизировать документооборот, что минимизирует риск возникновения конфликтов с работниками.
Представители этого отдела часто сталкиваются с необходимостью подготовки различных распоряжений и выписок. Нередко при формировании подобных документов требуется информация об общем профессиональном стаже конкретного работника. В две тысяче третьем году, Министерством Труда было выпущено постановление о порядке заполнения рассматриваемого регистра.
У начинающих кадровиков, а также у частных коммерсантов, набирающих в свой штат работников, зачастую возникают вопросы: обязательно ли вести учёт трудовых книжек специалистов, как это правильно сделать, нужен ли вообще регистр учёта и ещё множество вопросов, касающихся кадрового документооборота.
Для учета используется типовой бланк, выпускаемый согласно инструкции об оформлении и движении книжек. Вести записи в вольной форме не допускается.
Инструкция по внесению данных в книгу учёта приведена в Постановлении Минтруда РФ №69, введённом в действие в том же году.
Пошаговая инструкция по заполнению книги
Перед тем, как будут внесены первые регистрационные записи в журнал учета движения трудовых книжек, она должна быть оформлена должным образом.
Кроме данной функции, ему необходимо также осуществлять учет движения документов, для чего потребуется особый журнал – книга учета.
Процедура назначения такого сотрудника предусматривает выдачу соответствующего приказа, на основании которого он приступает к выполнению своих обязательств. Штрафы За отсутствие книги учета данных трудовых книжек или за несоответствующее ее заполнение компании грозит ответственность административного характера в виде штрафа (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Размеры санкции составляют: для должностных лиц 1-5 тыс. руб.; для ИП 1-5 тыс. руб.; для юрлиц 30-50 тыс. руб.
Ответственность при нарушении правил заполнения реестра учёта
Книга учета трудовых книжек заполняется кадровой службой или иным подразделением организации, которое оформляет прием или увольнение сотрудников. В книге учета регистрируются все трудовые книжки с указанием серии и номера документа, принятые от работников при поступлении их на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, выданные работникам впервые.
В следующую, графу 5 сотрудник отдела кадров должен внести Ф. И. О. работника полностью, а не только фамилию с инициалами.
В соответствии с законодательными нормами на обложке журнала указывается полное название компании, период, на протяжении которого велся документ. Характер информации внутри книги зависит от причины ее внесения.
Также если в организации отсутствует hr-служба, то эту функцию может выполнять руководитель лично, бухгалтер либо секретарь-делопроизводитель. На специалиста по кадрам часто возлагаются дополнительные обязанности. Подробнее об этом по этой ссылке. Должность значения не имеет, а ответственный должен быть назначен приказом по предприятию. На ней прописывается количество пронумерованных страниц в журнале, фиксируется номер пломбы, ставится заверительная подпись руководителя организации и дата начала использования реестра.