Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документы из гостиницы для авансового отчета». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Бронирование гостиницы (на территории иностранного государства) с полной оплатой стоимости проживания было произведено при помощи специализированного интернет-сайта (Booking.сom). Оплата данных услуг произведена с личной банковской карты командированного сотрудника. Можно ли учесть данные затраты для целей налогообложения прибыли?
Что касается найма жилья, то сотрудник может выбирать условия проживания в командировке:
- забронировать номер в отеле;
- арендовать квартиру;
- служебное жилье для командировочных;
- поселиться у родственников.
Отчетной документацией, которая позволяет подтвердить расходы на проживание в гостинице, может быть и договор между командируемым сотрудником и организацией, что предоставляет гостиничные услуги. Документ должен содержать следующие сведения:
- полное название организации, регистрационные данные;
- личные данные командируемого сотрудника;
- информация о бронировании, его цена;
- точный период проживания;
- подпись, печать при наличии.
Отчетные документы для командировочных
На основании справки, полученной по запросу, оплата гостиницы в командировке не всегда принимается налоговыми органами.
Также документы о проживании в гостинице отсутствуют, если компания снимает жилое помещение для размещения сотрудников на время командировки.
Любое задание, касающееся работы, подразумевает сдачу отчетности о его выполнении. Особенно это актуально в отношении служебной командировки. Работник, отправляясь за пределы города с определенным поручением от руководства, должен по возвращении иметь при себе отчетные документы для командировочных. Это правило обязательно для всех сотрудников предприятия.
Но может случиться так, что свободных номеров нет и цены достаточно высокие. В качестве альтернативного решения может выступить койко-место в хостеле. Этот вариант больше подойдет молодым людям и то на 1-2 ночи. Можно еще рассмотреть, как возможность временного проживания, аренду квартиры.
Весь пакет документов, подтверждающих затраты работника, связанные с выполнением служебного задания, должен быть представлен работодателю в полном объеме. Это необходимо, чтобы компания возместила расходы сотрудника (ст. 168 ТК РФ). Расходы по найму жилого помещения, к которым относится и проживание в гостинице, включены в открытый перечень затрат, подлежащих обязательному возмещению работнику.
Отчетность по командировкам — это формы обязательных документов, которые составляет работник, вернувшись из деловой поездки. Отчитаться можно несколькими способами, в зависимости от утвержденных форм.
По согласию работодателя командируемый сотрудник имеет право воспользоваться не гостиничными услугами, а снять квартиру или отдельную комнату. В таком случае командировочные документы о проживании также понадобится предъявить.
По любому заданию от своего руководства работник должен отчитаться о его выполнении. Выезжая за пределы города по поручению руководства, сотрудник предприятия должен заранее позаботиться о том, чтобы при возвращении предоставить документальное подтверждение своего проживания в командировке. Можно скачать командировочное удостоверение с авансовым отчетом для РФ. Это правило действует в обязательном порядке для любого сотрудника организации.
Проживание в гостинице
Выезжая по служебным делам в другой населенный пункт, работник решает важные вопросы для своей фирмы. Поэтому он должен позаботиться о месте своего пребывания. При этом необходимо остановиться в таком районе города, откуда было бы удобно решать все служебные вопросы. Самый оптимальный вариант в данном случае – гостиница.
Какие документы должна выдать гостиница командировочным для подтверждения факта их нахождения в определенное время в отеле? Как правило, это счет на оплату проживания. Счет из гостиницы для авансового отчета представляет собой бланк формы 3г, содержащий конкретную информацию:
- реквизиты отеля;
- наименование, дату, номер оформления бланка;
- данные клиента, проживающего в гостинице, с указанием точного срока пребывания;
- полный расчет стоимости – подтверждение расходов проживания в гостинице в командировке;
- подпись ответственного лица и печать гостиницы.
В соответствии с требованиями, которые устанавливает Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 № 359, бланк квитанции или счета, должен быть изготовлен типографским способом и иметь соответствующие реквизиты. Это:
- наименование и серия документа;
- наименование и организационно-правовая форма юридического лица – владельца гостиницы;
- название гостиницы или отеля полностью;
- регистрационные сведения о гостинице — ИНН, КПП и т.п.;
- месторасположение гостиницы, ее адрес;
- фамилия, имя и отчество клиента, оплатившего проживание;
- стоимость номера;
- время вселения и выселения из гостиницы;
- дополнительные услуги, включенные в счет;
- должность, фамилия, имя и отчество лица, принявшего оплату и оформившего квитанцию, его личная подпись
- заверяющая печать организации, штамп об оплате.
Если завтрак не указан отдельным пунктом в счете из гостиницы, включать его в расходы чревато налоговыми рисками. Данная ситуация имеет разноречивые судебные прецеденты, поэтому налоговые органы начисляют НДФЛ на указанную сумму. Тогда страховые взносы не начисляются, на что указывают Письма Минздравсоцразвития РФ от 05.08.2010 № 2519-19, ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985.
Для нормальной работы любого отеля в рамках закона, необходимо налаженное оформление документов в гостинице. Вся работа в отеле основана на оказании конкретных услуг клиентам. Для устранения возможных конфликтов во взаимоотношениях с клиентами все услуги должны быть обязательно зафиксированы в документах строгой отчетности в гостинице.
Отчетные документы для командировочных по оплате проживания:
- счет из гостиницы. Чек об оплате услуг надо предоставлять обязательно, именно этот документ подтверждает поступление средств в кассу или на счет. В счете надо обязательно указать реквизиты отеля полностью, фамилию, имя и отчество проживающего, стоимость номера, время заселения и выселения. Печать и подпись на таком бланке обязательны. Дополнительные услуги, оказанные отелем, также могут быть оплачены, кроме расходов на обслуживание в ресторане или баре, доставку в номер, пользование оздоровительными объектами и тому подобных трат, которые вряд ли руководитель признает необходимыми, если это не оговорено заранее. Так, командировочный может купить дорогие продукты из мини-бара, например, но только за свой счет;
- договор об аренде квартиры, акт об оказании услуг и расписка;
- в случае предоставления служебной квартиры, как правило, средства перечисляются работодателем в безналичной форме.
Теперь срок фактического нахождения сотрудника в командировке, как правило, определяется на основе проездных документов (в том числе электронных) на поезд, самолет, автобус и прочие виды транспорта.
Согласно Постановлению № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», деньги, необходимые для оплаты расходов в предстоящей поездке, работник получает заранее. После возвращения ему нужно будет отчитаться за полученную сумму и предъявить подтверждающие отчетные документы.
Чтобы избежать такой неприятной ситуации и возместить расходы за проживание в гостинице, документы стоит купить недорого и предоставить в бухгалтерию.
В статье 168 Трудового кодекса РФ закреплено, что командированный работник имеет право на возмещение расходов по найму жилья. Порядок и размер возмещения устанавливаются коллективным договором на предприятии или иными локальными нормативными актами. В постановлении никаких разъяснений по этому поводу не дается.
В случае, когда отсутствуют отчетные документы по командировке, директор компании вправе отказать в компенсации оплаты гостиничного номера.
Таким образом, законодатель дает возможность администрации организации самостоятельно урегулировать вопрос, какие документы должен работник предоставлять в подтверждение произведенных расходов.
Товарный чек выдается при продаже товаров. При оказании услуг товарный чек не является документом, подтверждающим расходы.
Компания вправе установить лимит расходов для своего командированного работника. Отметим, что оплата проживания в командировке для бюджетной организации отличается от оплаты в коммерческих фирмах только тем, что в приказе на поездку указывается источник финансирования.
Важно запомнить, что оплачиваются расходы за проживание, понесенные в командировке, только после того, как сотрудник сможет их подтвердить. В противном случае, возможно взыскание с них налога на прибыль.
Оплата проживания в гостинице в командировке регулируется не только действующим законодательством, но и внутренними нормативами. Руководитель должен закрепить порядок направления в командировку, сдачи отчетности и возмещения расходов за поездку в коллективном договоре, положении о командировках и иными правовыми актами.
Гостиничные документы для командировочных
Не допускается предоставление отчета, распечатанного из обычного документа без специальной верификации автоматизированных систем.
Сотрудник, направленный в служебную поездку, по возвращению на рабочее место обязан отчитаться по результатам командировки и всех понесенных расходах. Для этого бухгалтерия потребует с него отчетные документы по командировке. Отсутствие документального подтверждения расходов может повлечь за собой отказ со стороны руководства в их возмещении.
Командировка – это поездка сотрудника по распоряжению его работодателя, связанная с решением каких-либо производственных вопросов в другой местности. В процессе командировки сотрудник несет определенные расходы, которые работодатель оплачивает при наличии необходимых подтверждающих документов.
С согласия работодателя сотрудник, направленный в командировку, может снимать не номер в гостинице, а квартиру или комнату в обычной частной квартире. Каким образом он должен доказать свои расходы на проживание в данном случае?
В жизни бывают разные ситуации. Иногда работник не может оформить отчетные документы на проживание в гостинице по разным причинам.
Иными словами, при уплате соответствующей суммы письменная форма договора считается соблюденной (письмо Роспотребнадзора от 11.01.2016 N 01/37-16-29 «О разъяснении отдельных положений Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации»).
Если сотрудник или организация для поиска жилья пользовались услугами риелтора, при составлении авансового отчета понадобится приложить договор с агентством недвижимости, а также квитанции об оплате его услуг.
Таким образом, при наличии в коллективном договоре или локальном нормативном акте (например, приказ по организации) положений о нормах возмещения командированным работникам расходов по найму жилья во время командировки организация обязана возместить работнику расходы по найму жилья в пределах установленных норм даже в том случае, если документы на стоимость проживания отсутствуют.
Почему стоит купить отчетные документы для командировочных за проживание в гостинице Москве в нашей компании?
ГК РФ. Согласно этой норме совершение лицом, получившим оферту, в срок, установленный для ее акцепта, действий по выполнению указанных в ней условий договора (отгрузка товаров, предоставление услуг, выполнение работ, уплата соответствующей суммы и т.п.) считается акцептом, если иное не предусмотрено законом, иными правовыми актами или не указано в оферте.
В бюджетных организациях расходы сотрудников на командировки оплачивают в соответствии с нормативными актами федерального или муниципального уровня. Они устанавливают твердые ограничения на оплату за проживание, которые нельзя превышать.
Но в кассовом чеке обычно нет сведений о датах проживания и ФИО постояльца. Значит, чек ККТ подтверждает лишь оплату услуг, но не факт проживания. Если работник не привез других документов, расходы на гостиницу признавать опасно.
Отчетные документы за проживание в квартире
Соответственно, на наш взгляд, документы, подтверждающие факт оплаты (чек ККМ или БСО), могут рассматриваться в качестве документа, подтверждающего факт проживания в гостинице, только в случае, если в него включены все сведения, перечисленные в п.п. «в»-«д» п. 20 Правил предоставления гостиничных услуг.
Если на предприятии гостиничного типа применяются контрольно-кассовые расчеты, в отчетность входит чек и счет или другая документация о проживании сотрудника в гостинице.
Цель командировки — это установленный работодателем перечень задач, которые сотруднику необходимо будет выполнить, находясь по направлению руководителя вне пределов постоянного рабочего места.
Документы подтверждающие командировочные расходы
А что с другими налогами в случае, если сотрудник, отчитываясь по командировке, не подтвердил документами оплату проживания? А ведь такие ситуации не редкость, особенно в больших организациях. Например, командированный работник потерял гостиничный счет или жил у родственников, находясь в служебной поездке.
Некоторые коллеги уверены, что для учета расходов на общей системе чеки не нужны. Компания признает затраты по методу начисления. Для нее важна дата получения товара или услуги, а не оплаты. Чтобы списать расходы, организации необходима только первичка — товарные чеки, квитанции и т. п. Это ошибочное мнение.
Полезная информация по теме: «Расходы на гостиницу в командировке подтверждающие документы». Здесь собрана и обработана имеющаяся информация по теме. Мы постарались приподнести ее в удобном и понятном виде. Если у вас возникнут вопросы, просьба задавать их нашему дежурному консультанту.