Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Исправления в трудовой книжке образец 2022 год». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Порядок ведения и заполнения трудовых книжек прописан в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Это два нормативных акта, которые являются основополагающими, и их тексты должны быть под рукой у каждого кадровика. В них дана вся необходимая информация о том, как корректно заполнить, каким образом вносить изменения и как исправить ошибку в трудовой книжке (образец представлен ниже).
Исправления в трудовой книжке: как не нарушить закон
Обычно ошибочные сведения появляются по объективным причинам (смена фамилии в связи с заключением брака, восстановление сотрудника по решению суда) или из-за невнимательности специалиста, который заполняет документ. Чаще всего можно заметить:
- неверное указание имени, отчества и фамилии трудящегося на титульном листе;
- неправильные даты принятия на работу, перевода на новую должность, увольнения;
- неточное название должности;
- пропуск букв, грамматические ошибки.
Поскольку даже один неверный символ может стать причиной спора, когда работник пойдет оформлять пенсию, кадровики должны быть предельно внимательными. Всегда надо сверяться с иными документами сотрудника — паспортом, свидетельством о рождении, о браке, дипломом об образовании. А если неточность все-таки закралась, ее необходимо корректно исправить.
В соответствии с разделом III Постановления Правительства № 225, работодатель может исправить:
- фамилию, имя, отчество;
- дату рождения;
- сведения об образовании;
- наименование профессии или специальности сотрудника;
- информацию о награждениях.
Главное правило кадровика при исправлении ошибочно внесенных сведений — никаких зачеркиваний. Это допустимо только при исправлении неверной информации на титульном листе. В остальных случаях изменения вносятся путем признания определенных записей неточными и внесения правильных. При этом новые данные должны быть заверены подписью ответственного лица и, при наличии, печатью организации или кадровой службы.
В п. 1.2 Постановления Минтруда России № 69 уточняется, как именно надо вносить поправки. Вот примерный алгоритм:
- Указать порядковый номер.
- Поставить текущую дату (число, месяц, год).
- В следующей графе написать, какая именно информация не соответствует действительности, и на какую ее надо заменить.
- В последней колонке указать реквизиты приказа или документа, на основании которого делается исправление.
Обратите внимание: этот алгоритм актуален для корректировки сведений не только трудовых, но и вкладышей к ним.
На основании соответствующих документов работодатель, который обнаружил или сам допустил неточность, может исправить любой раздел в трудовой книжке. Сотрудник не обязан идти в компанию, где он раньше трудился, чтобы исправить некорректные данные. Тем более что иногда это просто невозможно. По заявлению трудящегося изменения вносит ответственное лицо той организации, где он трудоустроен в настоящий момент.
Если человек обнаружил неверную информацию в ТК, он может обратиться к прежнему работодателю с просьбой ее исправить. Если он уже трудоустроен, то пишет заявление с просьбой выдать ему на руки трудовую книжку, чтобы внести в нее исправления. Затем он приносит документ в отдел кадров прежнего работодателя, где ему должны исправить неточности.
Если у человека нет нового места работы, после строк с информацией об увольнении бывший работодатель пишет, какая запись признается недействительной.
Неверные даты — такие же ошибки, как и остальные. Для них не предусмотрен специальный способ уточнения данных. Поэтому запись, где допущена неточность, признается недействительной, а затем записывают корректные сведения с правильными датами.
Исправление реквизитов
Нередко кадровики пишут неверно реквизиты документов или название компании. Исправляют такие описки по тем же правилам: запись признают недействительной, а потом переписывают данные без ошибок.
У большинства работников этот раздел пустует, поскольку в этом месте указывают сведения о врученных дипломах, грамотах, званиях, иных наградах. Поэтому часто на страницы со сведениями о награждениях попадает ненужная информация. В этом случае ответственное лицо признает записи недействительными, расписывается, ставит печать (при ее наличии) — в общем, действует по общим правилам.
Наиболее часто встречающиеся исправления в титульном разделе – перемена фамилии сотрудницы по причине официального брака или изменение данных об образовании/профессии.
Имейте в виду: Внесенные работодателем сведения о работнике (Ф.И.О., дата рождения) должны быть досконально проверены самим владельцем книжки и заверены его подписью на титульной странице.
Первая трудовая книжка заполняется на сотрудника, только начинающего свой профессиональный путь. За годы работы человек может закончить ВУЗ и получить иную специальность.
Для внесения обновленных данных в титульном разделе трудовой книжки предусмотрены дополнительные строки. Предыдущие записи не перечеркиваются, а во второй строке следует сделать дополняющую запись. Никаких ссылок на документы об образовании на левой стороне разворота делать не следует.
Сложнее обстоит дело с исправлением ошибок, допущенных в написании персональных сведениях о работнике. Двоякое написание некоторых имен или неправильное воспроизведение отчества – довольно распространенные просчеты при заполнении титульного раздела трудовой книжки.
В нормативных документах не содержатся никаких рекомендаций по поводу исправления ошибок в фамилиях или именах владельцев трудовых книжек.
Практика кадрового делопроизводства предлагает следующий алгоритм действий:
- Если ошибка обнаружилась тем работодателем, который заводил трудовую книжку и вносил первоначальные данные, то рекомендуется выдать сотруднику новый бланк документа, куда записать сведения в точном соответствии с паспортными данными. Старая трудовая книжка при этом списывается, как испорченный бланк, с составлением соответствующего акта.
- При обнаружении неправильного написания персональных сведений о работнике вторым и последующими работодателями допускается выписка дубликата трудовой книжки. Сведения о предыдущем рабочем стаже заносятся в дубликат на основании официальных справок, выданных по прежним местам работы.
Важно! Дубликат трудовой книжки не является копией той, в которой обнаружены неточности в написании фамилии/имени работника. Сведения о стаже должны вноситься не по «старой» трудовой книжке, а по правильно оформленным документам с предыдущих мест работы.
В практической работе кадровых служб встречается тот же подход, который предусмотрен для изменения сведений о работнике по официальным документам – перечеркивание неверной записи и внесение правильных данных.
Такие действия являются неправомерными и впоследствии могут стать причиной проблем у работника с Пенсионным фондом.
В раздел трудовой книжки, посвященный трудовой деятельности сотрудника, обязательно вносятся записи о переименовании или реорганизации работодателя. Такие перемены фиксируются в графе 3, без указания номера и даты записи. Основанием для переименования или смены организационно-правовой формы компании служит приказ по предприятию, номер и дата которого вносится в трудовую книжку.
Работник, уволенный по «плохой» статье ТК и восстановленный на своей должности по решению суда, вправе настаивать на избавлении от порочащей его записи в трудовой книжке. При таких обстоятельствах работодатель, на основании личного письменного заявления сотрудника, обязан за свой счет выписать ему дубликат трудовой книжки.
Помните: дубликат трудовой книжки при незаконном увольнении выдается по последнему месту работы сотрудника. Если работник после увольнения «по статье» устроился на другую работу, а к прежнему работодателю предъявил судебный иск на восстановление, то выписывать дубликат следует по новому месту работы.
Основываясь на приведенных выше правилах, кадровики любой компании смогут без труда исправить допущенные ошибки как на титульном листе, так и в содержательной части трудовой.
Если вам нужен образец исправления ошибочных записей в трудовой книжке, воспользуйтесь подборкой документов от КонсультантПлюс. Посмотреть их можно, нажав на изображение ниже. Пробный доступ к К+ вы можете получить бесплатно.
С 1 сентября 2021 года работодатели могут вносить записи не только чернилами, но пастой, краской, гелем, использовать штампы или печати.
Если собираетесь использовать штамп с указанием названия организации, будьте аккуратны: он должен быть идеальным и точно попадать в раздел 3, чтобы у работника в дальнейшем не возникали проблемы с подтверждением стажа.
Новое в трудовых книжках. Практикум для кадровика
Приказ № 320н определяет порядок внесения записей о переводах. В трудовой фиксируется только постоянный перевод. Если временный перевод становится постоянным:
- в графе 2 ставится дата временного перевода — когда сотрудник фактически приступил к новым обязанностям,
- в графе 4 — дата, номера приказов, распоряжений или иных решений работодателя, на основании которых работник переведен временно, а затем на постоянную занятость.
Обратите внимание: это должны быть два документа — о временном и постоянном переводе.
До Приказа № 320н информация о работе по совместительству вносилась по желанию сотрудника основным работодателем на основании документа, который человек приносил с работы по совместительству.
- Важно! В качестве подтверждения совместительства нельзя принимать заверенную копию приказа о приеме, так как копия не является документом-основанием и в трудовой книжке нельзя ссылаться на копию — должен быть указан документ. Это может быть, например, справка с данными, когда принят сотрудник, номер приказа, должность и структурное подразделение. При оформлении внутреннего совместительства ссылка на приказ будет корректной, потому что оригинал документа у вас же.
Приказ № 320н расширил возможности:
- Сотрудник может обратиться к работодателю, у которого работал по совместительству, и тот вправе сделать запись в трудовой книжке.
- Информацию о совместительстве можно вносить двумя способами:
- в хронологическом порядке, как это делалось раньше,
- блоками, то есть записи о совместительстве (прием, увольнение) пойдут вне зависимости от времени записей по основному месту.
Совместители вправе выбрать любой из способов.
Приказ № 320н скорректирован с учетом требования ст. 84.1 ТК РФ: информация в трудовую книжку вносится в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального закона. При прекращении трудового договора по п. 1 ч. 1 ст. 77 запись вносится со ссылкой на статью, часть и пункт статьи ТК РФ.
Пример. Работник увольняется по соглашению сторон, значит, надо ссылаться на ст. 77, ч. 1, п. 1, по собственному желанию — ст. 77, ч. 1, п. 3.При увольнении по инициативе работодателя вносится запись с указанием соответствующего подпункта.
Пример. В случае увольнения за разглашение охраняемой законом тайны следует указать ст. 81, ч. 1, п. 6, пп. «в» Трудового кодекса РФ.
В случае приема сотрудника в порядке перевода обязательно зафиксируйте, что он «принят в структурное подразделение на должность в порядке перевода». А при увольнении в порядке перевода укажите правильное название юридического лица, куда уходит работник.
Если сотрудник решил отказаться от бумажной трудовой книжки, кадровый специалист должен отметить в графе 3: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». В графу 4 нужно внести данные заявления с указанием даты и номера регистрации.
Если сотрудник хочет отказаться от бумажной трудовой книжки одновременно с увольнением, вы должны сделать две записи: первую — об увольнении, вторую — о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ с датой и номером регистрации. Эта запись также заверяется подписью уполномоченного лица и печатью работодателя (кадровой службы) при наличии печатей.
У работника появилось право обратиться к текущему работодателю за дубликатом трудовой книжки. Раньше его оформляла та организация, которая допустила ошибку. Это правило сохранилось в отношении записей о переводе и увольнении. Но теперь сотрудник может прийти к вам и попросить оформить дубликат, если прежнего работодателя больше не существует.
Получите доступ к демонстрационной версии ilex на 7 дней
Главное правило кадровика при исправлении ошибочно внесенных сведений: в разделах, содержащих сведения о работе и о награждениях, зачеркивать запрещено (п. 30 Постановления № 225). Помните: зачеркивать можно только на титульном листе. В остальных случаях единственный возможный вариант — это признать запись недействительной, а затем внести новую, правильную запись.
Новые данные должны быть заверены подписью ответственного лица и, при наличии, печатью организации или кадровой службы.
Какими документами можно подтвердить исправление ошибочной информации, зависит от ситуации. Это может быть справка из архива, решение суда, подтвержденная прежним работодателем копия документа-основания для корректировки данных.
А вот свидетельские показания никакой юридической силы не имеют.
Действуют, как правило, по такому алгоритму.
- В графе «№ записи» после последней в данном разделе записи указывают последующий порядковый номер.
- В графе 2 указывают дату, на которую ошибочная запись признается недействительной. То есть ту дату, когда вносят исправления (число, месяц – двузначные числа, год — четырехзначные).
- В графе 3 сначала прописывают «Запись под №___ недействительна». Далее вносят правильную запись.
- В графе 4 указывают номер и дату документа, на основании которого вносятся правильные данные. Это могут быть дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо дата и номер документа, на основании которого вносится правильная запись.
А как исправить наименование организации? Ведь она не имеет порядкового номера. При исправлении нужно увязать запись о наименовании и записью о приеме на работу, которая уже имеет порядковый номер. То есть в графе 3 пишут: «Наименование организации и запись за № таким-то считать недействительной», а затем в этой графе пишут правильное наименование организации и запись о приеме еще раз.
Внося в трудовую книжку сведения о работодателе, можно использовать штамп: это не противоречит действующему законодательству. По мнению Роструда, штамп приравнивается к записи в трудовой книжке. При этом необходимо, чтобы на нем были указаны полное и при наличии сокращенное наименование организации (письмо Роструда от 19 августа 2015 г. № 1922-6-1).
Бывают и нестандартные случаи. Так, Минтруд РФ в письме от 1 ноября 2018 г. № 14-0/В-868 рассмотрел ситуацию.
Организация обнаружила, что в трудовой книжке работника предыдущий работодатель внес наименование организации посредством штампа, но в оттиске не читается одно слово из названия. Можно ли дописать пропущенное слово?
Заметим, что штамп с наименованием организации приравнивается к записи в трудовой книжке, если он содержит полное и сокращенное (при его наличии) наименования организации (п. 3.1 Инструкции).
Но чтобы исправить ошибку, возникшую из-за нечеткого оттиска, дописывать в него недостающий текст не следует.
Просто, признавая эту запись недействительной, в графе 3 раздела «Сведения о работе» нужно написать: «Оттиск штампа с наименованием организации такой-то и запись за № таким-то считать недействительной». А все остальное делается в общем порядке.
Неверные даты — такие же ошибки, как и остальные. Для них не предусмотрен специальный способ уточнения данных. Поэтому запись, где допущена неточность, признается недействительной, а затем записывают сведения с правильными датами.
Нередко кадровики пишут неверно реквизиты документов. Исправляют такие описки по тем же правилам: запись признают недействительной, а потом переписывают данные без ошибок.
Если допущено несколько неточностей, исправить надо каждую. Если они содержатся в датах, названии должности, информации о приказах, то кадровик вносит записи о признании каждой из неправильных формулировок недействительными. Затем указывает верные данные. Допускается также одной записью исправлять несколько ошибочных.
Помните, что исправлять нужно и орфографические ошибки. Особенно если орфографическая ошибка допущена в специальности, названии компании, записи о приеме на работу. Сотруднику такая «описка» может дорого обойтись. Если при назначении пенсии сотрудники Пенсионного фонда придерутся к ней, работнику придется доказывать право на стаж и пенсию в суде.
Ошибки на титульной странице, в том числе те, которые были допущены предыдущим работодателем или обнаруженные спустя некоторое время, аккуратно зачеркивают. Рядом пишут правильные данные о работнике. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается отметка, содержащая информацию о документе, на основании которого были внесены поправки. Это могут быть паспорт, свидетельство о рождении (браке, разводе) и другие. Далее ставится подпись кадровика и печать организации.
Если же на титульном листе нужно указать новую специальность или дополнительное образование, ничего зачеркивать не надо. В этом случае ставят запятую и дописывают новые данные.
В заключение отметим, что сотрудник может, но не обязан идти в компанию, где он раньше трудился, за исправлением записей в трудовой книжке. А иногда это просто невозможно – компании уже нет. По заявлению работника изменения вносит ответственное лицо той организации, где он работает в настоящий момент.
Фирма может направить запрос предыдущему работодателю и на основании его официального ответа внести в трудовую книжку исправления. Это можно делать на основании копий приказов о приеме на работу, переводе и увольнении, об отмене этих приказов, а также справок и выписок из документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и т. п.) (п. 27 Постановления № 225).
Если организация была ликвидирована, подтверждающие документы следует запрашивать из архивов.
Как исправлять ошибки в трудовой книжке
Прежде чем приступить к рассмотрению правил внесения в трудовую книжку корректировок ранее внесенных записей, необходимо разобраться с используемой терминологией. Понятия «исправления» и «изменения» подразумевают совершение различных действий в отношении записей.
Так, изменения и дополнения, вносимые в трудовую книжку, подразумевают действия, соответственно, по замене или дополнению ранее внесенных верных записей. Исправление же предполагает замену также внесенных ранее, но ошибочных, неверных (некорректных) записей в трудовой книжке.
В дальнейшем и будем из этого исходить.
При ведении трудовых книжек важно своевременно и в полном объеме вносить записи о работнике. Как уже говорилось в одной из предыдущих статей, сведения о работнике включают в себя ряд последовательно излагаемой о нем информации. В таком же порядке и будем изучать порядок изменения (дополнения) ранее внесенных данных.
Следует отметить, что чаще всего ошибки допускаются при заполнении раздела «Сведения о работе»1. Как мы уже говорили в предыдущих статьях цикла, трудовая книжка – не просто документ установленного государством образца. Это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже конкретного работника (ст. 66 ТК РФ). Поэтому важно, чтобы все записи в трудовой книжке, учитываемые при подсчете стажа, были оформлены в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, действовавших на день их внесения. Указанное свидетельствует том, что каждую неправильную (неточную) запись в трудовой книжке следует своевременно исправлять.
Ирина 01.09.2020, 10:59
В трудовую книжку забыли внести запись о том, что когда то был индивидуальным предпринимателем. Как внести такие данные в книжку, если есть уже другие записи?
- Свежие
- Посещаемые
Изменяем, дополняем и исправляем записи в трудовой книжке
\n\n
До 31 декабря 2020 года работодатель был обязан оформить трудовую книжку человеку, который впервые принят на работу, в течение недели с момента трудоустройства (п. 8 Правил). Однако с 1 января 2021 года эти положения не применяются. Согласно пункту 8 статьи 2 Федерального закона от 16.12.19 № 439-ФЗ, трудовые книжки на лиц, впервые поступающих на работу после 31.12.2020 г., не оформляются. Все сведения о трудовой деятельности таких работников формируются исключительно в электронном виде.
\n\n
Данные на титульном листе нужно скорректировать, если изменились какие-то сведения о работнике (например, человек сменил фамилию, получил образование и т.п.). Делается это следующим образом.
\n\n
Если речь идет о персональных данных (ФИО, дата рождения), то прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а над ней (или рядом) вписываются новые сведения. Одновременно на внутренней стороне обложки указываются реквизиты документа, на основании которого внесены изменения. Запись на обложке заверяется подписью работодателя или лица, уполномоченного на ведение книжек, а также печатью организации (предпринимателя) или кадровой службы при наличии такой печати.
\n\n
Информация об образовании, профессии или специальности корректируется иначе. Если соответствующее поле не было заполнено, то нужно просто внести данные на основании представленного сотрудником документа. Если же «образовательные» графы уже были заполнены, то новые сведения их дополняют, а не заменяют. Это значит, что работодатель дописывает данные о новом образовании, профессии или специальности, не зачеркивая при этом ранее указанные.
\n\n
О том как исправить ошибки, допущенные при заполнении титульного листа, см. ниже в главке «Как исправить ошибку в трудовой книжке».
\n\n
\n\n
Информация о приеме на работу отражается в разделе «Сведения о работе».
\n\n
Сначала указываются данные о работодателе, к которому трудоустраивается владелец книжки. Их надо отразить в виде заголовка по центру графы 3 раздела. Вписывается полное и, при наличии, сокращенное наименование организации, либо ФИО предпринимателя. Как уже отмечалось, допустимо использовать штамп, содержащий сведения о работодателе. Порядковый номер этой записи не присваивается.
\n\n
Порядок исправления ошибки зависит от того, где именно она допущена. Так, если ошибка совершена при заполнении титульного листа, то неверная запись зачеркивается одной чертой, а рядом (сверху, снизу, сбоку) вносятся правильные данные. Реквизиты документа, ставшего основанием для этой правки, указываются слева, на внутренней стороне обложки. Данная запись на обложке заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью при ее наличии.
\n\n
При выявлении ошибок в разделах «Сведения о приеме на работу» или «Сведения о награждении» применяется другой порядок. Зачеркивания в этих разделах не допускаются, а все изменения вносятся путем признания записей недействительными (п. 1.2 Инструкции). Поэтому при обнаружении любой ошибки в данных о работе (в т.ч. неправильных сведений о переводе или об увольнении) или в данных о награждении нужно сделать следующее.
\n\n
В графе 1 проставить очередной порядковый номер записи, а в графе 2 — текущую дату. В графу 3 внести такой текст: «Запись за № таким-то недействительна». И далее в этой же графе, через точку указать верные сведения, если таковые имеются. Например: «Запись за № 12 недействительна. Принят на должность слесаря». Если же запись была внесена ошибочно и менять ее не надо, то в графе 3 достаточно указать на недействительность сведений. Например, если под номером 12 была отражена ошибочная запись об увольнении (а на самом деле сотрудник не был уволен), то для ее исправления в графе 3 достаточно написать: «Запись за № 12 недействительна».
\n\n
В графу 4 следует вписать данные о приказе или распоряжении, на основании которого в трудовую книжку внесены правильные сведения. Если новая запись только отменяет предыдущую, то графа 4 остается пустой.
Что изменится в ведении трудовых книжек с 1 сентября
До 31 декабря 2020 года работодатель был обязан оформить трудовую книжку человеку, который впервые принят на работу, в течение недели с момента трудоустройства (п. 8 Правил). Однако с 1 января 2021 года эти положения не применяются. Согласно пункту 8 статьи 2 Федерального закона от 16.12.19 № 439-ФЗ, трудовые книжки на лиц, впервые поступающих на работу после 31.12.2020 г., не оформляются. Все сведения о трудовой деятельности таких работников формируются исключительно в электронном виде.
Данные на титульном листе нужно скорректировать, если изменились какие-то сведения о работнике (например, человек сменил фамилию, получил образование и т.п.). Делается это следующим образом.
Если речь идет о персональных данных (ФИО, дата рождения), то прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а над ней (или рядом) вписываются новые сведения. Одновременно на внутренней стороне обложки указываются реквизиты документа, на основании которого внесены изменения. Запись на обложке заверяется подписью работодателя или лица, уполномоченного на ведение книжек, а также печатью организации (предпринимателя) или кадровой службы при наличии такой печати.
Информация об образовании, профессии или специальности корректируется иначе. Если соответствующее поле не было заполнено, то нужно просто внести данные на основании представленного сотрудником документа. Если же «образовательные» графы уже были заполнены, то новые сведения их дополняют, а не заменяют. Это значит, что работодатель дописывает данные о новом образовании, профессии или специальности, не зачеркивая при этом ранее указанные.
О том как исправить ошибки, допущенные при заполнении титульного листа, см. ниже в главке «Как исправить ошибку в трудовой книжке».
Перечислим основные причины, по которым делают корректировки или отмену записи об увольнении в трудовой книжке:
- исправления по решению суда или надзорного органа;
- вписана неверная информация о работе, переводе, увольнении;
- с ошибкой внесены личные данные работника;
- информация попала не в тот раздел, не под нужным номером;
- допущена грамматическая ошибка.
Законодательство регулирует порядок хранения, регистрации и заполнения трудовых. Правила исправления ошибок перечислены:
- в разделе III постановления правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013) (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»);
- в п. 2.3 и 2.4 постановления Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (ред. от 31.10.2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
Главный принцип для всех разделов трудовой — просто зачеркнуть и аннулировать неверные данные нельзя. В каждом разделе запись в трудовой об отмене предыдущей записи выполняется по своим правилам.
| Что исправляем | Как исправляем | Пункт инструкции |
|---|---|---|
|
Изменение сведений о фамилии, имени, отчестве и дате рождения |
Производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Делается ссылка на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист). Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки размещаются на внутренней стороне обложки, заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью. |
П. 2.3 инструкции |
|
Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) о полученных образовании, профессии, специальности |
Имеющиеся данные дополняются через запятую, без зачеркивания ранее внесенных. Ссылка — на внутренней стороне обложки. |
П. 2.4 инструкции |
|
Изменение фамилии, имени, отчества и даты рождения, образования, профессии и специальности работника |
Производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. |
П. 26 правил |
|
Неправильные или неточные сведения |
Исправление производится:
|
27 |
| Аннулирование записи в трудовой книжке об увольнении (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным |
Зачеркивание неточных или неправильных сведений не допускается. Изменение производится путем признания их недействительными и внесения правильных. |
П. 30 |
|
Организация, которая внесла неправильные или неточные данные, реорганизована или ликвидирована |
Исправляет правопреемник в случае ликвидации или работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа. |
П. 28 |
|
Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. |
В случае его утраты либо несоответствия фактически выполнявшейся работе исправление производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке. |
Абз. 1 п. 29 |
| Использование свидетельских показаний |
Свидетельские показания не служат основанием для исправления внесенных ранее сведений, за исключением тех, в отношении которых имеется судебное решение, и в случаях, предусмотренных пунктом 34 правил. |
Абз. 2 п. 29 |
|
Исправления в разделах, содержащих сведения о работе или сведения о награждении |
Зачеркивание неточных или неправильных данных не допускается. Изменение производится путем признания недействительными и внесения правильных. |
П. 30 |
Особые правила действуют для титульного листа. Обычно исправляют (вносят изменения):
- фамилию, имя, отчество;
- дату рождения;
- образование.
Вот инструкция, как правильно аннулировать запись в трудовой книжке:
- Старые (неверные) данные зачеркните горизонтальной линией.
- Рядом впишите верные (новые).
- На внутренней стороне обложки сделайте ссылку на документ-основание исправлений.
- Запись заверьте подписью уполномоченного лица и печатью.
Для внесения исправлений в раздел о трудовой занятости используется особая последовательность действий:
- в графе 1 поставьте порядковый номер записи;
- в графе 2 — дату, когда вносите правки;
- в графе 3 напишите «Запись за номером … недействительна»;
- в графу 4 впишите реквизиты первоначального документа-основания для увольнения или нового, по которому вносите правки.
Корректировать сведения в трудовой нужно таким образом, чтобы они отражали действительность. Например, вносить новую фамилию сотрудника, исправлять ошибки или неточности.
Правила заполнения трудовых книжек закреплен в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69. В двух этих документах есть все руководства по корректному заполнению книжек, внесению изменений, исправлению ошибок.
Исправления в книжке требуются из-за оплошности специалиста, который заполнял документ, из-за изменений в персональных данных (имя, фамилия сотрудника), изменений ситуации — например, когда сотрудника восстановили на работе по решению суда.
Чаще всего встречаются такие ошибки:
- некорректное написание имени, фамилии или отчества сотрудника;
- неверные даты кадровых событий: приема на работу, перехода на другую должность или в другое подразделение, увольнение;
- неверное название должности;
- описки, грамматические ошибки.
Корректно оформленная трудовая книжка поможет сотруднику при оформлении пенсии избежать споров с Пенсионным фондом. В противном случае придется исправлять давние неточности в документе. Поэтому при заполнении книжки нужно быть очень внимательными: сверяться с документами сотрудника, а при обнаружении неточностей грамотно их исправлять.
Согласно установленным законом правилам, работодатель может изменять такие данные в книжке:
- имя, отчество, фамилию;
- день, месяц, год рождения;
- данные о полученном образовании;
- квалификацию, профессию или специальность владельца книжки;
- данные о наградах.
При этом зачеркивания допускаются только на титульном листе для исправления некорректных сведений. В остальной части книжки зачеркивания запрещены, а чтобы внести исправление, нужно признать запись неточной и внести нужные данные, заверить их подписью ответственного лица и заверить печатью организации или отдела кадров.
Вот общий алгоритм для внесения поправок в трудовые книжки и вкладыши к ним, он установлен в п. 1.2 Постановления Минтруда России № 69:
- Внести порядковый номер записи.
- Указать текущие число, месяц и год.
- В следующей графе указать, какая информация прописана некорректно и на какой текст ее нужно заменить.
- В следующей графе прописать реквизиты документа или приказа, на основании которого вносится изменение.
Если ошибка в старых записях обнаружилась во время работы на новом месте, есть два способа ее исправить:
- Исправление вносит новый работодатель, полагаясь на необходимые документы. Он может вносить изменения в любой раздел книжки по заявлению сотрудника — это делает ответственное лицо: кадровик, бухгалтер или предприниматель. Работник не обязан обращаться к прежнему работодателю за правками, тем более что порой это невозможно. Подтвердить исправления нужно документом, соответствующим ситуации: решением суда, справкой из архива и др.
- Исправление вносит прежний работодатель. В этом случае работник пишет заявление на новом месте работы с просьбой выдать ему для исправлений трудовую книжку, затем обращается к прежнему работодателю, который исправляет ошибки. Для этого вносит в книжку строки с признанием определенной записи недействительной и прописывает корректный текст.
Инструкция: как отменить запись в трудовой книжке
Для дат нет отдельного метода исправления, так что придется точно так же делать новую запись с номером, числом, месяцем годом на момент исправления, указанием неверной записи, корректным текстом с нужными датами.
Исправление реквизитов
Иногда в книжке обнаруживаются ошибки в названии компании или в реквизитах документов. Корректируют неточность аналогично — через новую запись и внесение нужных реквизитов без ошибок.
Если ошибки допущены в одной записи, то исправить их одной записью допустимо. Но если это ошибки в разных записях, датах, названиях и реквизитах, придется вносить в книжку отдельные записи для исправления каждой неточности.
Исправления в новой трудовой
Если работодатель или ответственное лицо допустили ошибку при заполнении свежей трудовой книжки сотрудника, придется завести новую книжку и заполнить ее. Старую испорченную книжку списывают и составляют акт о списании.
Обычно раздел о награждениях пуст, хотя в него полагается вносить данные о врученных грамотах, дипломах, званиях и пр. В пустой раздел иногда попадает другая информация — и тогда приходится признать ее недействительной, заверить подписью и печатью.
Исправления в дубликате трудовой
Если последняя запись в книжке об увольнении или переводе признана недействительной, то работник вправе просить о замене книжки дубликатом. В дубликат переносят все данные кроме последней некорректной записи.
17.11.2021
Уважаемые коллеги! На этой странице сайта мы будем собирать вместе ссылки на все наши новые публикации о новом Порядке ведения и хранения трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н).
К нам трудоустраивается новый сотрудник сразу после армии (срочная служба). Мы можем оформить ему бумажную трудовую книжку? (свободный доступ)
Как правильно сделать запись в трудовой книжке, если работник принят исполнять обязанности секретаря на период нахождения основного работника в отпуске по уходу за ребенком? (свободный доступ)
Отражение вкладышей в КУДТК после 01.09.2021 (свободный доступ)
Регистрация вкладышей в трудовые книжки после 1 сентября 2021 (свободный доступ)
Я директор маленького ООО, нас 2 человека. По приказу я и бухгалтер, и кадровик. Но так случилось, что обгорела моя трудовая книжка. Нужен дубликат. Но ведь фамилия владельца и выдавшего будет совпадать. Могу ли я сама себе заполнить дубликат книжки? (свободный доступ)
Роструд о ведении личных карточек после 1 сентября (свободный доступ)
Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» утратит силу 01.09.2021, а новые бланки книжек будут применяться с 2023 года (свободный доступ)
Утвержден новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек с 01.09.2021 (свободный доступ)
Большой комментарий к новому Порядку ведения и хранения трудовых книжек, утвержденному Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н (доступно только подписчикам журнала «Кадровик-практик»)
С 01.09.2021 работодатель по совместительству вносит записи в трудовую книжку совместителя? (свободный доступ)
Можно ли в трудовой книжке ставить печать отдела кадров с 01.09.2021? (свободный доступ)
Награждения и другие поощрения в трудовых книжках после 1 сентября 2021 г. (свободный доступ)
Можно ли будет после 1 сентября 2021 г. использовать формы КУДТК и ПРК, которые были раньше утверждены? Или обязательно разработать свои самостоятельные? (свободный доступ)
Что ждет личные карточки с 1 сентября? (доступно только подписчикам журнала «Кадровик-практик»)
Пропущен разворот в трудовой книжке. Как исправлять? (свободный доступ)
Вкладыш в трудовую книжку с 1 сентября не вшивать? Старые вкладыши откреплять от трудовых книжек? (свободный доступ)
Слышали, что с 01.09.2021 изменяются Правила ведения трудовых книжек и мы должны будем вносить записи о временных переводах в трудовые книжки? (свободный доступ)
Отменяется ли приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша с 1 сентября 2021 года? (свободный доступ)
Заполнение трудовых книжек подчиняется нескольким нормативным документам, среди которых:
- Трудовой кодекс РФ;
- Инструкция, утвержденная Постановлением Министерства труда от 10.10.2003 № 69, содержащая правила заполнения трудовых книжек;
- Правила ведения и хранения книжек, утвержденные Постановление Правительства от 16.04.2003 № 225.
Трудовой кодекс в статье 66 определяет трудовую книжку, как основной документ, хранящий в себе сведения о трудовой жизни гражданина. Поэтому работодатели при приеме на работу нового сотрудника обязаны издать соответствующий приказ и на его основании внести запись в его трудовую книжку. Исключение составляет лишь работа по совместительству.