Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ведение архивного дела на предприятии». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Например, в отделе кадров могут быть следующие заголовки: «Личные карточки формы № Т-2 сотрудников, уволенных в 2013 году», «Приказы по личному составу», «Трудовые договоры, дополнительные соглашения, соглашения о расторжении трудового договора» и др.
Правила не распространяются на документы, работа с которыми регламентируется Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г.
Передаем документы кадровой службы в архив
В зависимости от объема документооборота архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы делопроизводства (секретариата).
В акте приема-передачи раздельно указывается количество документов и дел, находящихся в делопроизводстве, количество документов и дел, хранящихся в архиве организации, с выделением сведений о количестве дел постоянного хранения, а также сведения об оборудовании и инвентаре архива организации.
Документы по личному составу, а также научно-технические документы в архивных фондах научно-исследовательских организаций, рукописи в издательствах, истории болезней в медицинских организациях, акты проверок в фондах контрольных органов выделяются в особые группы и систематизируются обособленно.
Этапы создания архива в организации
Архивные документы организации, прекратившей свою деятельность вследствие ликвидации, в том числе по причине чрезвычайных обстоятельств или стихийных бедствий, а затем восстановленной с теми же функциями, составляют единый архивный фонд.
Дела, организованные в соответствии с номенклатурой дела, подлежат архивации. Срок данного процесса зависит от параметров самой документации.
Фотодокументы систематизируются по видам — негативы различной цветности и размера; слайды (диапозитивы) различной цветности; позитивы, фотоотпечатки; фотоальбомы; диафильмы. На фотодокументы определенного вида составляется отдельная опись.
Несмотря на универсальность требований, закрепленных нормами Правил, их практическая реализация в архивах конкретных организаций может существенно различаться.
Правильно составленные дела передаются в архив только через три года после отражения в бухучете операций по ним. Процесс, на основании которого выдаются документы для изучения, устанавливается внутренним регламентом компании.
Во время функционирования любой компании возникает множество документов, которые обязательно хранятся в архиве определенное количество времени. Период хранения может варьироваться от 1 года до 75 лет.
Как заполнять форму не понятно, четкой инструкции по заполнению не существует, наш куратор из архивного учреждения толком ничего пояснить не может. Мрак полный. Когда смотришь на форму этой книги учета вроде все понятно, как начинаешь заполнять, то получается полная бессмыслица в цифрах из-за переформирования дел в процессе обработки документов.
Курсовая работа: Организация деятельности архива предприятия
Группы единиц хранения в пределах последних (завершающих) ступеней систематизации распределяются по их значимости или хронологии.
Основными задачами МОБ являются обеспечение безопасности личности, общественной безопасности, охрана собственности, общественного порядка, розыск отдельных категорий лиц, установление места нахождения которых отнесено к компетенции милиции общественной безопасности.
Поэтому в любой организации требуется созвать архив, предназначенный для хранения документации. Он должен защищаться от злоумышленников, а также вся информация должна быть систематизирована, чтобы не возникало сложности найти какую-либо документацию.
МОБ оказывает содействие криминальной милиции в исполнении возложенных на нее обязанностей. МОБ является органом дознания.
Это является обязательным процессом, позволяющим сохранить важную документацию о деятельности предприятия.
Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.
Лань организация россии 04.02.20
Я работаю в отделе кадров негосударственного предприятия. Недавно мне поручили работу с документами, подлежащими хранению в архиве. Однако архива у нас нет. Как быть в такой ситуации? Как обеспечить сохранность этих документов? Нужно ли в таком случае создать архив, или это обязанность только государственных учреждений?
В соответствии с п. 1 ст. 13 Закона об архивном деле только государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа обязаны создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности документов.
Комплектование архива — это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.
В отчет включаются сведения о выполнении графиков, а также сведения о выполнении мероприятий, не включенных в годовой план.
Так или иначе в любой компании есть архив. Но одно дело, когда архивное хранение в организации структурировано, есть ответственный за ведение архива и весь процесс отлажен и идет своим чередом, и совсем другое, когда документы хаотично разложены по шкафам и папкам, или, что еще хуже, просто свалены в углу кабинета.
Потому лучше на начальном этапе побеспокоиться и обеспечить структурированное хранение документов в организации.
Участвовать в мероприятиях, проводимых Росархивом, органами управления архивным делом, затрагивающих работу архива.
Учет документов в архиве организации ведется для фиксации количества и состава, а также поступления или выбытия документов архива. И его проводят для обеспечения сохранности и быстрого поиска документов. В основном учитывают так называемую единицу хранения – документ или их совокупность, помещенные в обособленную обложку.
Итак, главной задачей по учету документов в архиве организации является правильное составление архивных описей дел и формирование дела фонда, вовремя представлять (если документы передаются на государственное хранение) по состоянию на 1 декабря паспорт архива организации в соответствующее архивное учреждение.
Нарушения архивного законодательства были обнаружены в ООО «У…». В делопроизводство организации не внедрена номенклатура дел. Не проведена обработка и систематизация документов по личному составу с 2003 года.
Единицы хранения систематизируются согласно схеме систематизации архивных документов в архивном фонде.
Сотрудник отдела кадров Ирина Г. подготовила приказ о приеме на работу, ознакомила с ним работника. Затем решила подшить оригинал приказа в дело.
Положения о структурных подразделениях архива предприятия разрабатываются на основе положения об архиве, примерных положений о структурных подразделениях архива, утвержденных Росархивом. В положении о подразделении архива предприятия определяются задачи и функции подразделения, его права и ответственность, организация деятельности.
Частой проблемой организации делопроизводства коммерческих компаний становятся трудности с индексацией дел. Они объясняются регулярными структурными изменениями, характерными для подобных хозяйствующих субъектов. Следовательно, возникает необходимость пересмотра существующей системы индексов.
Должностные обязанности, права и ответственность работников архива (лица, ответственного за архив) определяются должностными инструкциями.
При этом сотрудники представительства или филиала формируют собственную номенклатуру дел, которая затем предоставляется в головную организацию и становится частью общего перечня заголовков дел. Если организационная структура хозяйствующего субъекта предусматривает большое количество региональных подразделений, рекомендуется формировать типовой реестр дел представительств и филиалов.
Номенклатура дел в лнр образец
В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.
Перед тем, как приступить к созданию архива изучите Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Правила . Основные правила работы архивов организаций
Самостоятельные структурные подразделения предприятия в виде филиалов и представительств обязательно учитываются в номенклатуре дел. Обычно связанные с ними документы указываются в виде отдельных подразделов или разделов с указанием конкретного подразделения. С целью своевременного приема от структурных подразделений документальных материалов, подлежащих временному хранению, надежного обеспечения учета, сохранности, а также надлежащей подготовки документов к передаче на постоянное хранение на предприятии создается архив.