Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «1с обмен документами между организациями». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Отправка документов осуществляется в один клик, что обеспечивает вашим клиентам экономию времени по сравнению с аналогичным бумажным документооборотом.
Внешние документы, кроме счетов-фактур, можно отправлять контрагентам простой электронной почтой. По договоренности сторон они могут быть подписаны либо усиленной квалифицированной, либо усиленной неквалифицированной электронной подписью.
В ходе такой «опытной эксплуатации» вы сможете понять, какой интерфейс вам удобнее и легко ли будет совместить вашу бухгалтерскую программу с системой документооборота оператора.
Как узнать, кто из контрагентов использует ЭДО?
Главное, чтобы человек, получающий данную информацию, мог прочитать ее с помощью программного обеспечения и распечатать, если это необходимо.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись создается с использованием программного обеспечения и направлена на гарантированную сохранность документа. Но есть небольшая загвоздка с юридической силой: она будет присутствовать только в случае указания ее в законе.
Постановлением Правительства №1137 от 26.12.2011г. определены правила заполнения и новые формы счета-фактуры, и ряда других учетных документов. Обмен счетами-фактурами в электронной форме по специальной связи производится в определенном формате, который утвержден приказом ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@.
Вся деятельность любой организации осуществляется через обмен документами на бумажном носителе. Расширение информационного общества привели к появлению электронных документов.
Усиленная неквалифицированная ЭП. Этот вариант заверения ЭД формируется с помощью специализированного ПО и гарантирует защиту от исправлений. Но юридическую силу неквалифицированная подпись имеет только, если это указано в законе.
Счет-фактура: отправляем и принимаем
В этой схеме исключен самый трудоемкий этап общего контура обмена электронными документами. Интегрированное решение не только выполняет все необходимые функции, включая отправку и прием документов, но и самое главное — на основе полученных электронных документов автоматически формирует документы информационной базы «1С:Предприятия 8».
Чем сложнее совместить бухгалтерскую программу с системой электронного документооборота, тем выше будет цена внедрения системы. Обратите внимание и на цену пересылки электронных документов. Обычно пересылка оплачивается так же, как в мобильной связи: платит «звонящий», то есть отправитель электронного документа. Электронные документы нередко требуется отправлять в комплекте.
Проект автоматизации процессов может длиться от нескольких месяцев до нескольких лет. Срок напрямую зависит от количества процессов, которые нужно автоматизировать, ресурсных и финансовых возможностей организации.
Теоретически для обмена информацией между компаниями подойдет и неквалифицированная подпись. Но ее использование связано с рядом неудобств. Во-первых, с каждым контрагентом придется отдельно согласовывать возможность ее применения.
Вполне возможно, что остальные компании предпочтут остаться на старой системе работы и не проводить никаких изменений.
В процессе внедрения нужно разработать новый регламент работы с документами, обучить персонал и только после этого заниматься полноценным внедрением. Добиться этого можно только если донести до сотрудников преимущества использования новых технологий. Как только образцу будет присвоен статус действующий, внести поправки в документ не получится. Расстроенным договорам присваивается статус «Аннулирован». Вот как осуществляется электронный документооборот между организациями.
Один из первых разработчиков ПО в России также занимается поставкой оборудования, с помощью которого осуществляется электронный документооборот между организациями. «Контур» разработала систему Диадок, с помощью которой осуществляется обмен электронными документами. Особенностью системы является то, что доступ к данным можно получить, находясь заграницей.
С чего начинается работа с ЭДО?
Сначала нужно договориться с контрагентами. Ведь обязательный электронный документооборот на сегодня предусмотрен только при сдаче налоговой и некоторых других видов отчетности.
Серым цветом выделены документы, которые вы получили от контрагента, но еще не продублировали в 1С. Чтобы это сделать, откройте нужный документ из папки «Полученные через Диадок» и щелкните пункт меню «Создать», затем кнопку «Операции», выберите тип документа и заполните открывшуюся форму.
Бесплатная отправка 50/100 комплектов документов в месяц (для пользователей 1С:ИТС уровня ТЕХНО/ПРОФ).
Предположим, вам требуется согласовать и передать на подпись полученный от контрагента документ. Для этого нужно войти в папку «Полученные через Диадок», открыть искомый документ, щелкнуть по кнопке «Согласование» и выбрать из предложенных вариантов: «Передать на согласование» или «Передать на подписание».
Бесплатная отправка 50/100 комплектов документов в месяц (для пользователей 1С:ИТС уровня ТЕХНО/ПРОФ).
Электронные документы легко получить, подписать и отправить в два клика напрямую из программ «1С». Больше не нужно ничего печатать, хранить громоздкие папки, арендовать архивы, тратиться на доставку, бумагу и канцелярию. И это лишь некоторые из преимуществ ЭДО.
В теории, для передачи данных между компаниями можно использовать и неквалифицированную подпись. Но в дальнейшем это приведет к некоторым проблемам. Начнем с того, что с каждым контрагентом придется отдельно обговаривать возможность применения такой подписи. Продолжим тем, что в случае судебных разбирательств, такая подпись вряд ли будет свидетельствовать в пользу юридической силы ваших документов.
Более того, электронная подпись также позволяет гарантировать неизменность отправленного документа и отсутствие возможностей внесения в него исправлений третьими лицами, что позволяет обеспечить полноценную безопасность документации.
В мае 2012 года завершилось формирование нормативной правовой базы, необходимой для запуска электронного документооборота. Многие предприятия и организации начинают активно переходить на безбумажный документооборот с клиентами и поставщиками.
Скачайте интеграционный модуль
В отличие от счета-фактуры эти формы носят рекомендательный характер, при обмене документами компании могут использовать и отличные от рекомендованных формы. Но в этом случае такие электронные документы не могут быть приняты налоговыми органами к рассмотрению в качестве юридически значимых (например, для документальной проверки). А что это за порядок обмена электронными документами? Каким из видов электронных подписей должен быть подписан электронный документ?
Электронный документооборот между организациями в 1С или при помощи любого другого ПО отличается от применяемой ранее схемы.
Модуль представляет собой единое пространство, из которого вы получаете доступ и к «Диадоку», и к установленной на вашем компьютере 1С. При этом для работы в любой из этих программ вам не нужно будет переходить из окна в окно. Вы будете работать в окне модуля, интерфейс которого аналогичен 1С.
Как показывает опыт «Диадока», большинство организаций, переходя на ЭДО, сначала пробуют получать документы от контрагентов. Быстро подписать и учесть закрывающие документы важно, так как от этого зависит, получит компания вычет по НДС в том же периоде, в котором совершена сделка.
Если организация ведет активный документооборот с контрагентами и лимит в 100 комплектов в месяц превышается, последующие исходящие документы тарифицируются по стоимости 10 руб. за комплект.
При слове «документооборот» в первую очередь приходят на ум столы, заваленные бумагами, шкафы с папками, почтовые конверты и т.п. Однако с каждым годом понятие «документ» все меньше и меньше связано с бумагой: бизнесмены активно осваивают работу с информацией в онлайн-формате.
Так как при получении электронного документа через сервис «1С-ЭДО» в учетной системе автоматически на основании полученного документа формируется учетный документ в базе, например, акт об оказании услуг, исключаются ошибки ввода информации (человеческий фактор), следовательно, снижается риск получения штрафа за несоответствие отраженной информации.
Электронный документооборот между организациями
Подавляющее большинство бухгалтеров пользуются специализированными компьютерными программами, сдают электронную отчетность в налоговую инспекцию и фонды. Так почему бы не общаться «электронно» и со своими контрагентами? Зачем распечатывать стопки бумаг, если можно создавать и хранить электронные документы?
В случае использования нескольких профилей ЭДО («1С-ЭДО» и «1С-Такском») нельзя обменяться приглашениями с одним и тем же контрагентом по разным профилям. Если принято решение обмениваться с контрагентом электронными документами, нужно выбрать один профиль. В противном случае могут возникнуть ошибки: от невозможности принять приглашение до некорректной работы профиля.
При этом заверение документа печатью и/или подписью и до сих пор остается достаточно популярным и юридически значимым способом подтвердить его действительность. Для получения гарантий также к подтверждению документации может привлекаться и третья сторона — нотариус, либо, в некоторых случаях, иной контрагент.
Даже если адрес электронной почты указан с ошибкой, контрагент все равно получит приглашение через программу «1С». В процессе передачи электронных документов и приглашений участвует не сама электронная почта, а идентификатор. При создании профиля ЭДО (настройки ЭДО) организации присваивается уникальный идентификатор.
УПД/УКД – универсальный передаточный/корректировочный документ, разработанный ФНС РФ для упрощения процесса документооборота первичной документации.
При сдаче декларации НДС налогоплательщикам необходимо вести корректный учет первичной документации во избежание штрафов за несоответствие данных в счетах-фактурах.
Электронный документ представляет из себя файл, содержащий в себе определенные данные: от цены товара до реквизитов его получателя. Он может быть как в известных всем форматах — .doc и .pdf, так и в других.
После чего созданный документ можно принять к реальному учету в своей рабочей программе. Последние этапы — наиболее трудоемкие и некомфортные.
Перейти в раздел «Текущие дела ЭДО». Найти этот раздел можно в «Продажах» (если вы используете «1С:Бухгалтерию 8» ред. 3.0) или в «Электронных документах», в которые можно зайти из раздела «Сервис» (если вы работаете в «1С:Бухгалтерии 8» ред. 2.0).
Создав документ, тут же подписать его электронной подписью можно во многих, правда, не во всех, бухгалтерских программах.