Профиль должности: как составить за 5 шагов алгоритм в 2022 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Профиль должности: как составить за 5 шагов алгоритм в 2022 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание

1. Этапы разработки профиля должности

2. Как составить и оформить профиль должности

3. Как формировать профили должностей для поиска ценных сотрудников?

4. Профиль должности как составить за 6 шагов

4.1. Друзьянова Сардана ЕгоровнаООО «МИП» Сахаэнергоэффект»

Чтобы такого не произошло, в составлении профиля должности должен принимать участие непосредственный руководитель потенциального сотрудника. Именно он определяет задачи, которые будет решать сотрудник. Также не менее важно понимать, какой человек сработается с руководителем по личностным характеристикам. Если они не смогут найти общего языка, то это приведет к конфликту, который перерастет в увольнение одного из них. Как правило, увольняются подчиненные.

Приведу пример из своего опыта, когда личностные данные сыграли большую роль в подборе персонала. В работу передали вакансию финансового директора в крупную международную табачную компанию. Проведя переговоры с его непосредственным руководителем, приступил к поиску персонала. По результатам собеседований с большим количеством кандидатов я выбрал троих, резюме которых направил в компанию. Их пригласили, но всем отказали после собеседований.

Так как кандидаты на 100% подходили под описание вакансий и имели положительные рекомендации с предыдущих мест работы, то я решил выяснить причины отказов у директора по персоналу, с которым я взаимодействовал. Причина отказов предыдущим кандидатам заключалась в их чрезмерной настойчивости и прямолинейности. Оказалось, что с будущим руководителем сможет сработаться женщина, которая в моменты, когда руководитель будет считать себя правым, не сразу будет ему доказывать обратное, а через какое-то время. Я нашел такого кандидата, который работает в компании и по сегодняшний день.

Должность	Кто принимает участие в составлении профиля
Менеджер по персоналу	Руководитель отдела персонала
Руководитель отдела продаж	Директор по продажам или коммерческий директор, сотрудник отдела персонала

Информация о том, кому будет подчиняться работник, с сотрудниками каких отделов он будет взаимодействовать, необходима для специалиста отдела персонала, который будет ответственным за адаптацию нового сотрудника.

Должность	Подразделение	Руководитель	Подчиненные	Взаимодействие с другими отделами
Менеджер по персоналу	Отдел персонала	Начальник отдела персонала	Нет	Все подразделения компании
Руководитель отдела продаж	Отдел продаж	Директор по продажам или коммерческий директор	Сотрудники отдела	Все подразделения компании

Должность	Должностные обязанности
Менеджер по персоналу	— составление профиля должностей; — размещение вакансий на профильных сайтах и в СМИ; — самостоятельный поиск кандидатов; — первичное телефонное и очное собеседование с кандидатами; — согласование встреч руководителей подразделений с кандидатами; — помощь в адаптации вышедшим кандидатам; — отслеживание прохождения испытательного срока кандидатом; — участие в разработке систем мотивации, адаптации, обучения и развития персонала
Руководитель отдела продаж	— управление отделом продаж; — прием и увольнение сотрудников; — мотивация сотрудников; — наставничество; — обеспечение выполнения плана продаж отделом; — выполнение личного плана продаж; — отчетность перед руководством компании

Исходя из всего вышесказанного можно обозначить следующие профессиональные области, в которых используется профиль должности: подбор, адаптация, мотивация и развитие персонала, отслеживание эффективности сотрудника. Рекомендую всем руководителям и менеджерам отдела персонала ответственно подходить к составлению профиля, чтобы новый сотрудник смог успешно выполнять поставленные задачи.

Профиль должности – документ, в котором пропишите:

наименование и место должности в организационной структуре организации;
профессиональные знания и навыки, необходимые для выполнения работы по должности;
компетенции должности;
критерии оценки результативности работы;
биографические данные сотрудника: возраст, пол, образование, опыт;
личностные качества, которые необходимы для выполнения должностных обязанностей;
инструменты и перечень вопросов для оценки, чтобы в дальнейшем проверить соответствие сотрудников или соискателей профилю должности.

Профиль должности используют для:

подбора и оценки кандидатов;
оценки персонала;
определения целей и планирования обучения сотрудников;
формирования кадрового резерва;
планирования карьеры сотрудников.

В каждом направлении информацию из профиля используют, чтобы понять особенности должности и требования к сотруднику, который сможет максимально эффективно выполнять ее функционал.

При составлении профиля должности учитывайте:

особенности корпоративной культуры, ценности организации и стиль руководства;
особенности работы и среды, в которой она выполняется;
компетенции, требуемые на данной должности.

При профилировании должностей используют два похода:

ситуативный подход. Профиль должности создают по мере необходимости, в ограниченное время. Например, при срочном закрытии новой вакансии. Перечень обязанностей и требований формируют из общих пунктов как заготовку для создания полноценного профиля;
методический подход. Профиль должности создают комплексно, в него включают полное описание структуры должности, ее особенности, функционал, зоны ответственности, компетенции, необходимые для качественного выполнения рабочих задач, личностные характеристики сотрудника. Этот подход требует гораздо больше времени и внимания. Но такой профиль уже можно использовать для всей системы управления персоналом, например, не только для подбора, но и для оценки сотрудников.

Чтобы разработать профиль должности:

сделайте анализ ситуации и соберите данные;
определите место должности в общей структуре организации;
определите функционал должности;
определите требования к опыту и навыкам;
составьте перечень профессиональных компетенций;
опишите личные характеристики;
опишите формальные требования;
определите критерии оценки результативности работы;
определите инструменты оценки;
документально оформите и утвердите профиль должности.

Учтите, что количество этапов разработки профиля в каждой организации может быть разным. На это влияют подход к разработке профиля, специфика должности и организации в целом, опыт и знания специалистов, которые формируют профиль.

Этапы разработки профиля должности

Чтобы определить место должности в структуре организации, ответьте на вопросы:

кому подчиняется сотрудник;
с кем взаимодействует сотрудник по работе, кто его внутренние и внешние клиенты;
кто подчиняется сотруднику?

Изучите нормативные документы организации, в которых зафиксирована структура организации и место конкретной должности: должностные инструкции, трудовые договоры, штатное расписание и т. д.

Сделайте анализ информации, результат оформите в виде схемы или, для рядовых должностей, сразу внесите в бланк профиля должности. Бланк составьте в произвольной форме.

После анализа собранной информации подробно опишите функционал должности, который позволит четко и однозначно понять, какие обязанности выполняет сотрудник в рамках своей должности и существующих бизнес-процессов.

Сначала опишите шесть-семь основных обязанностей должности, которые сотрудник выполняет более 50 процентов рабочего времени. Затем по убыванию – остальные задачи. Если для должности утвержден профстандарт, используйте формулировки из него.

Важность	Уровень	Характеристика
1	Начальный	Сотрудник не обладает необходимыми знаниями
2	Минимальный	Уровень компетенции ниже требуемого
3	Средний	Уровень профессиональных компетенции соответствуют ожидаемым. Сотрудник в силах решать стандартные задачи
4	Профессионал	Компетенции сотрудника выше нормы. Сотрудник уверенно владеет навыками, способен решать нестандартные ситуации, помогает коллегам в трудовой деятельности

Опишите требования. На этом этапе определите умения кандидата, образование.
Ключевые показатели эффективности. Измеримая оценка по которой будут оцениваться результативность сотрудника.

В формировании профиля обязательно должны принимать участие непосредственный руководитель того сотрудника, на должность которого составляется профиль, так как он лучше всех представляет себе текущие задачи, и менеджер по персоналу, который знает общие тенденции в компании и ситуацию на рынке труда.

Если речь идет о тех аспектах профиля, которые важны с точки зрения системы ценностей компании, желательно, чтобы в их определении участвовали топ-менеджеры.

При профилировании должностей используют два похода.

Ситуативный подход. Профиль должности создается по мере необходимости – как правило, когда нужно срочно закрыть какую-либо новую вакансию. В этом случае его создатель ограничен во времени, потому это лишь некая заготовка для создания полноценного профиля. Перечень формируется из общих пунктов.

Методический подход. В этом случае к задаче описания должностей подходят комплексно, стремясь описать структуру должности, ее особенности, функционал, зоны ответственности, профиль компетенций, необходимых для качественного выполнения рабочих задач, личностный профиль сотрудника. Этот подход требует гораздо больше времени и внимания. Но такой профиль уже можно использовать для всей системы управления персоналом, например, не только для подбора, но и для оценки сотрудников.

Как составить и оформить профиль должности

Профиль должности – это описание модели компетенций, опыта, а также анкетных данных, необходимых для выполнения сотрудником работы в данной организации на данной позиции.

Количество этапов в каждой компании может быть разным. Многое зависит от цели составления профиля (подбор или оценка), степени проработки профиля, а также от используемого подхода. Рассмотрим этапы составления рассматриваемого документа, когда в компании возникла необходимость в подборе следующих сотрудников: кладовщик, менеджер по подбору персонала, руководитель отдела региональных продаж.

Этап 1. Анализ ситуации, сбор данных. Прежде чем приступить к составлению того или иного профиля, проанализируйте должностные инструкции сотрудников, изучите их рабочий день, соберите другую необходимую информацию от руководителей и, возможно, от коллег. Это позволит понять, какие навыки, знания и умения, а также личные качества необходимы для выполнения обязанностей на этих должностях.

Этап 2. Создание рабочей группы. Определитесь, кто будет участвовать в разработке профиля должности. Именно эти люди будут входить в рабочую группу (таблица 1).

Должность	Кто принимает участие в составлении профиля
Кладовщик	Начальник склада, сотрудник отдела персонала
Менеджер по подбору персонала	Руководитель отдела персонала
Руководитель отдела региональных продаж	Руководитель департамента продаж, руководитель организации, сотрудник отдела персонала

Фатима Киржинова,
начальник службы управления персоналом ООО «Промхим» (г. Черкесск):

«Бывает, что специалисты службы персонала отстраняются от участия в составлении профиля должности, считая это обязанностью непосредственного руководителя. Как результат – профиль должности составлен некорректно или неполно. Что делать в таких случаях? Считаю, что необходимо обсудить с руководителем каждый пункт профиля, четко аргументировать свое мнение, если он где-то был не прав, на ваш взгляд. Затем совместно составить корректный профиль должности».

Этап 3. Определение места должности в общей структуре организации. Чтобы заполнить эти сведения в профиле, ответьте на вопросы: Кому подчиняется работник? С сотрудниками каких подразделений он взаимодействует? Эта информация поможет менеджеру по персоналу, отвечающему за процесс адаптации нового сотрудника, понять, кто конкретно помимо новичка участвует в этом процессе (таблица 2).

Должность	Подразделение	Непосредственный руководитель	Подчиненные	Взаимодействие с другими подразделениями компании
Кладовщик	Склад	Начальник склада	Нет	Отдел логистики
Менеджер по подбору персонала	Отдел персонала	Руководитель отдела персонала	Нет	Все подразделения компании
Руководитель отдела региональных продаж	Департамент продаж	Руководитель департамента	Сотрудники отдела	Другие отделы департамента, бухгалтерия, склад

Этап 4. Описание функционала должности. Подробно опишите функционал должности, позволяющий четко и однозначно понимать, какие обязанности выполняет сотрудник в рамках существующих бизнес-процессов (таблица 3).

Должность	Функционал
Кладовщик	– осуществляет разгрузку и погрузку товара в соответствии с установленными в компании нормами; – отвечает за своевременный и достоверный пересчет разгруженного товара; – размещает товар на местах хранения; – осуществляет пополнение запасов товара на стеллажах; – отгружает товар клиентам; – участвует в проведении инвентаризаций товарно-материальных ценностей; – поддерживает чистоту и порядок на закрепленном участке склада
Менеджер по подбору персонала	– исполняет заявки на подбор в соответствии с установленными сроками; – составляет профили должностей; – проводит первичные собеседования и телефонные интервью с соискателями; – участвует в проведении конкурсов при назначении на вакантные должности; – отслеживает результаты прохождения испытательного срока; – ведет резервный банк данных по соискателям, не прошедшим отбор или испытание; – принимает участие в разработке систем оценки‚ обучения‚ мотивации и адаптации персонала
Руководитель отдела региональных продаж	– осуществляет тактическое (среднесрочное) и оперативное планирование работы отдела продаж; – разрабатывает целевые программы, определяет перспективные направления деятельности отдела; – проводит еженедельные оперативные совещания, осуществляет постановку задач подчиненным; – работает с ключевыми клиентами; – разрабатывает мероприятия по профессиональному развитию сотрудников, повышению их мотивации; – утверждает сроки и бюджет командировок; – проводит аналитическую работу с архивными документами (удачные, неудавшиеся контракты, причины провалов и т. д.); – контролирует выполнение всего комплекса работ по имеющимся в производстве проектам

Этап 5. Составление перечня профессиональных компетенций. Сформулируйте компетенции, которыми должны обладать сотрудники, выполняя поставленные задачи. Напишите, что они должны уметь и на каких знаниях должны базироваться их умения. Рассмотрим составление перечня профессиональных знаний на примере руководителя отдела региональных продаж (таблица 4).

Должность	Что должен знать	Что должен уметь
Кладовщик	– внутренние нормативные документы и акты компании, регламентирующие деятельность подразделения; – ассортимент товара; – карту склада; – основы техники безопасности при работе на складе, оборудованном погрузочно-разгрузочными механизмами; – регламент компании по оптимальному распределению товара на складе	– использовать оптимальные приемы при комплектации товара и выполнении погрузочно-разгрузочных работ; – распознавать и обрабатывать документы по складскому учету в пределах, необходимых для выполнения должностных обязанностей; – владеть навыками работы на ПК
Руководитель отдела региональных продаж	– основы коммуникации и делового общения; – технику продаж, правила заключения договоров; – нормы и правила документооборота в компании, использования и хранения конфиденциальной информации; – основы маркетинга, маркетинговых исследований; – региональные рынки сбыта	– планировать продажи, готовить пакетные предложения для различных групп клиентов; – организовывать и контролировать мероприятия по развитию клиентской базы; – формировать ценовую и ассортиментную политику компании; – проводить акции по продвижению приоритетных или зависших товаров; – проводить анализ продаж, финансовых показателей, рыночной конъюнктуры, клиентской базы; –- развивать подчиненных, проводить оценку их деятельности; – иметь навыки лоббирования и опыт открытия представительств, филиалов; – владеть навыками работы в программах: 1С, «Инфин», система «Банк-Клиент», «КонсультантПлюс»

Вера Корнюхина,
заместитель генерального директора по персоналу ООО «Котлетарь» (г. Кострома):

«Как правило, непосредственные руководители затрудняются структурировать свои требования к сотрудникам. Поэтому профиль должности часто бывает перегружен. В этом случае необходимо расставить приоритеты и понять, какие компетенции подчиненного обязательны, а какие желательны. Помимо этого, каждая компетенция должна быть максимально подробно расписана. Это поможет снизить риск неправильного составления профиля и различного толкования информации разными заинтересованными лицами».

Этап 6. Расстановка приоритетов. Рассмотрим, как именно выделить главные и второстепенные компетенции на примере должности менеджер по подбору персонала (таблица 5).

Ваш профиль кандидата – это внутренний документ, который, по сути, представляет собой список качеств, характеристик или достижений, которые вы хотите видеть в кандидате. Создание профиля кандидата – это крайне сложный процесс. Он требует профессиональных навыков рисования линий на листе бумаги. Вы все еще тут? В результате должна получиться изящная диаграмма из четырех столбцов. Действительно, очень профессионально, не так ли?

Ваши столбцы должны быть расположены в порядке важности, то есть первый столбец должен содержать «обязательные» качества, а последний «абсолютно нежелательные» качества.

В этом разделе вы запишете вещи, которые кандидат знать и уметь просто обязан. Если вы строите космический корабль, вероятно, очень важно, чтобы ваш кандидат знал, как проектировать и строить этот самый космический корабль.

В дополнение к навыкам этот раздел может и должен также включать опыт и показатели эффективности его прошлой работы. Например, вы хотите нанять продавца «с улицы». Хорошим пунктом, который можно добавить в эту колонку, было бы «наличие показательной успешной истории внедрения новых мероприятий по развитию бизнеса, которые привели к повышению производительности компании». Такого рода действия и прошлые успехи человека должны соответствовать тому размеру компании, для которой вы ищите сотрудника.

Ключ к созданию раздела с обязательными качествами заключается в том, чтобы определить истинный список черт, талантов или опыта, не выходя за рамки мышления и не пытаясь убедить себя и всех вокруг, что кандидат должен уметь и знать все те 75 вещей, которые вы указали, чтобы успешно справляться с этой должностью.

Не забывайте! Каждое такое обязательное качество должно быть четко соизмеримо с ожиданиями.

Как это поможет составить хороший список обязательных качеств?
Вот пример нескольких обязательных качеств для должности исполнительного рекрутера, кандидата на которую мы недавно искали:

Прием более 15 кандидатов на должности в год;
Заполнение новых заявок на должность в течение 30-45 дней;
Взятие «на заметку» одной новой работы по подбору персонала или 5 новых условных рабочих мест в месяц с помощью собственноручного поиска или иных усилий по развитию бизнеса.

Первая вещь, которую вы заметите в нашем примере списка выше, это «измеримость» каждого критерия. Они все поддаются количественной оценке, поэтому с ними легко управляться. Так мы сможем быть уверенными наверняка, хорошо ли кандидат управлялся со своей работой, пока находился на работе.

В этом разделе должны быть описаны вторичные качества, которыми должны обладать ваши кандидаты. Следует обратить внимание, что черты в этой колонке подлежат обсуждению, поскольку они уже не являются «обязательными», то есть вы все равно можете рассматривать кандидата, даже если у них нет этих качеств. Таким образом этот столбец будет поддержкой для вашего столбца с обязательными качествами.

В идеале вы даже можете добавить в этот столбец все, чего вы ждете от вашего кандидата, а затем уже из него создавать столбец с обязательными качествами. Это позволяет отделить то, что действительно важно, от того, что тоже важно, но не критично, то есть то, без чего на этой должности может обойтись.

Для большинства должностей, которые не требуют какой-то ученой степени или определенного уровня образования, наличие образование может попасть именно в эту колонку. Многие работодатели хотят, чтобы их кандидаты обязательно имели высшее образование, и для многих должностей это необходимо. И то, что работодатели не будут рассматривать кандидата без определенного уровня образования – это нормально.

В редких случаях, когда приходит некто, имеющий достаточно опыта, его устраивает зарплата и он соблюдает корпоративную культуру, но не имеет определенного уровня образования, а в вашей компании при этом нет четкой бюрократической политики, которая регламентировала бы такие вещи, неужели вы упустите этого чудесного потенциального сотрудника, чтобы его приняли на работу ваши конкуренты? Черт возьми, нет. Надеюсь, что нет, во всяком случае.

Разделение столбцов с обязательными и желательными качествами может оказаться сложной задачей. Здесь речь идет о структуре, поскольку именно она заставляет вас задуматься над тем, что действительно имеет значение, а что вы только предполагали необходимым для вашего кандидата, но отказались от внесения этого качества в список обязательных после проведения сравнения.

Давайте рассмотрим пример профиля инженера по технической безопасности.

Должность	Инженер по технической безопасности
Подразделение	Технологический отдел
Миссия компании	Инновационность – сотрудники стремятся становиться лучше и развивать компанию
Руководитель	Главный инженер
Подчиненный персонал	Нет
С кем взаимодействует	Работники производственного и технологического отдела
Обязанности	Контролировать соблюдение норм производства.Оценивать состояние оборудования и здания.Предотвращать появление аварийных ситуаций.Проводить инструктажи.Составлять отчеты.
Умения и знания	Должен знать:стандарты техники безопасности;особенности эксплуатации оборудования;нормативные правовые акты, методические материалы по технике безопасности;основные процессы производства.Должен уметь:анализировать состояние работников для уравнивания условий их деятельности на всех этапах производства;оценивать соответствие количества работников уровню нагрузки;оказывать первую медицинскую помощь.
Ожидания	Снижение уровня несчастных случаев на производстве на 40%.Увеличение производительности труда работников производства на 10%
Личные качества	Объективность и беспристрастность.Способность устанавливать и поддерживать конструктивные отношения с коллективом.Умение связно изъясняться в письменной и в устной форме.
Требования к образованию	Профессиональное техническое образование (среднее или высшее)
Требования к опыту	Четырехлетний опыт работы на производстве в качестве квалифицированного работника или два года на аналогичной должности

Чтобы внедрить документ, его необходимо согласовать с директором компании и с руководителями подразделений. Важно, чтобы потом не возникло разногласий из-за описанных требований к должности или уровня оплаты труда.

Когда документ будет утвержден специалистами, его можно применять для поиска нового сотрудника и для оценки штатных.

Как составить профиль должности?

На наших проектах по увеличению продаж, а также при подборе менеджеров в отдел продаж мы формулируем Профиль должности за несколько шагов:

► Шаг 1: Проанализируйте бизнес-процесс продажи

Изучите бизнес-процесс, под который вы ищете менеджеров: это поиск и привлечение новых клиентов или удержание и развитие существующих?

Опишите процесс продажи и сопровождения клиентов. Убедитесь, что вся деятельность менеджера может быть разбита на этапы. Сформулируйте задачи для каждого этапа.

Если вы строите отдел продаж с нуля, то для начального периода развития отдела вам не нужно разделять функционал менеджеров. Вам больше подойдут продавцы-универсалы.

После того, как выявите закономерности в продажах вашего продукта, разработаете технологии продаж, создадите под технологию скрипты и сценарии продаж, приступайте к созданию конвейера продаж: разделите функционал менеджеров-универсалов на Хантеров-Клоузеров и Эккаунт менеджеров.

► Шаг 2: Опишите требуемый функционал

Опишите действия, которые должен выполнять сотрудник на тех или иных этапах процесса продажи и сопровождения клиента.

Чем детальнее опишите в Профиле должности что именно должен делать менеджер для того, чтобы этапы были завершены с нужным результатом, тем легче затем сформулируете требования по навыкам и компетенциям к будущему сотруднику.

Не пропускайте этот шаг. Как показывает практика чем больше времени уделите на точный анализ и формулирование действий сотрудника, тем более точным будет Профиль должности и тем быстрее пойдёт поиск кандидата. Вероятность того, что к вам в команду придёт именно тот, кто вам нужен, вырастет.

► Шаг 3: Составьте список компетенций под функционал

Определите компетенции (способности и необходимые навыки) для выполнения требуемых действий на том или ином этапе процесса продажи.

Выберите для своего профиля должности нужные вам компетенции из списка ниже:

► Шаг 4: Определите приоритетность компетенций

Приоритетность компетенций зависит от задач, которые должен решать менеджер. Желаемых компетенций у кандидата может быть очень много. Но продавец идеально соответствующий вашему профилю должности существует только в ваших мечтах.

Способности — это обязательные характеристики кандидата, а навыки – это то, чему вы можете кандидата обучить.

Помните, что человека проще обучить чем переделать. Сформулируйте заранее, каким навыкам вы готовы менеджера обучать и какими способностями он должен обладать обязательно.

Наделяйте повышенным приоритетом те компетенции, от которых зависит результат.

► Шаг 5: Требуемые образование, опыт и возраст

Определите для Профиля должности, каким должно быть образование для того, чтобы продавать ваш продукт. Какой желаемый опыт работы может помочь менеджеру в продажах. И, наконец, какой оптимальный возраст сотрудника наиболее подходящий для вашей команды.

► Шаг 6: Результаты

Сформулируйте в Профиле должности какими должны быть результаты на той или иной позиции в отделе продаж.

Для Хантера это может быть количество холодных звонков в день. Для лид-менеджера — количество обработанных заявок.

Теперь наша задача создать и заполнить анкету в Express Entry. Тут уже потребуется вводить информацию, на основе которой система решит, подходите ли вы хотя бы под одну связанную с Express Entry программу или нет. В общем, обо всем по порядку.

Проходим начальный опросник.

Для этого жмем на ссылку Apply to come to Canada, а в открывшейся странице на кнопку Express Entry (EE). В этот момент создался ваш первый незаполненный профиль. Теперь у вас 60 дней, чтобы полностью заполнить его и отправить на рассмотрение.

На основании чего проводят подбор и оценку персонала? Что является основанием для внедрения справедливых грейдов (ставок зароботных плат) в компании? Что используют в процессе развития персонала и при формировании кадрового резерва? Что является эталоном, с которым HR-отдел сравнивает потенциальных кандидатов, оценивая, подойдёт ли данный человек на данную позицию? Таким эталоном является профиль должности. И в этом смысле профиль должности является одним из фундаментальных инструментов HR-системы любой компании. В этой статье мы разберём данный инструмент. И дадим простую, понятную, удобную в работе, форму профиля должности.

Документ, который описывает саму должность, биографические требования, особенности корпоративной культуры, функционал и ключевые компетенции, необходимые для успешного выполнения всех функций данной должности называется профилем должности.

Давайте разберём каждый раздел:

Описание должности. Этот раздел включает в себя название и целевое назначение должности, название структурного подразделения, название руководителя и перечень подчинённых (если они есть у человека, занимающего данную должность).

Биографические требования. Здесь фиксируются требования к полу, возрасту, образованию и опыту работы. Понятно, что фиксируются в том случае, если они – есть.

Корпоративные ценности. Именно они и фиксируются в данном разделе. А ещё здесь фиксируются компетенции, которыми должен обладать сотрудник, чтобы воплощать в жизнь особенности корпоративной культуры. Согласитесь, если клиентоориентированность является частью корпоративной культуры, то у кандидата на должность должны быть компетенции, с помощью которых клиентоориентированность воплощается в жизнь. Например, это могут быть такие компетенции, как «понимание потребностей клиентов» и «построение долгосрочных отношений». Соответственно, в разделе «Корпоративные ценности» указываются корпоративные компетенции.

Профиль должности решает задачу стандартизации. Профиль должности фиксирует сами должности: их целевое назначение, функционал, обязанности, зону ответственности, необходимые компетенции, другие требования к человеку, занимающему должность. Когда каждая должность формализована и зафиксирована в качестве стандарта, сразу решается несколько проблем. Во-первых, HR-отдел освобождается от необходимости «изобретать велосипед» (описывать должность) каждый раз, когда возникает потребность в подборе нового специалиста. Во-вторых, сами сотрудники получают чёткое описание своей должности, функциональных обязанностей и зон ответственности. В-третьих, наличие профиля позволяет оперативно доучить тех сотрудников, которые по своему уровню не дотягивают до требований к занимаемой должности (или к должности, на которую их планируется перевести). Либо заменить их теми, кто дотягивает.

Профиль должности позволяет решать следующие задачи:
1. Подобрать персонал. Именно на профиль опирается человек, занимающийся подбором персонала в компании, либо рекрутинговое агентство, выполняющее подбор специалистов для компании.
2. Оценить персонал. Благодаря модели компетенций и описанию функциональных обязанностей, входящим в профиль должности, компания получает возможность оценивать потенциал конкретного человека и его фактические результаты. Потенциал оценивают по наличию необходимых компетенций, и выполняет эту работу, как правило, HR-отдел. Результаты оценивают по фактической степени выполнения своих функций, и выполняет эту работу, как правило, непосредственный руководитель сотрудника.
3. Построить комплексную систему развития персонала. Благодаря модели компетенций и результатам оценки компетенций персонала, HR-отдел получает уникальную возможность выстроить целостную систему развития сотрудников, с учётом их индивидуальных потребностей.
4. Сформировать в компании кадровый резерв. Модель компетенций, результаты оценки персонала и система развития сотрудников позволяют сформировать в компании кадровый резерв. Кадровый резерв, в свою очередь, существенно снижает риски компании, связанные с человеческими ресурсами. И – обеспечивает платформу для системного развития компании.
5. Ликвидировать функциональные конфликты. Профиль должности позволяет «закрыть» вопрос того, кто и за что отвечает. Что, в свою очередь, позволяет погасить значительную часть конфликтов в компании ещё в зародыше.
6. Внедрить в компании справедливые ставки зарплат (грейды). Чёткое описание функциональных обязанностей, модель компетенций и результаты оценки позволяют внедрить в компании справедливые ставки зарплат (грейды, от англ. grade — ставка).

Для работы HR-отдела, профиль должности играет такую же роль, как наличие прайса, презентации и шаблона коммерческого предложения для отдела продаж. Соответственно, если в вашей компании профилей должности ещё нет, их стоит разработать. Иначе HR-отдел и сама компания будут постепенно накапливать определённые проблемы.

Кто должен разрабатывать профиль должности? Профиль должности может разработать либо HR-отдел, либо внешний провайдер – компания, имеющая экспертизу в сфере HR. Признаком такой экспертизы являются успешные проекты в сфере оценки и обучения персонала, разработки модели ключевых компетенций и опыт стратегических сессий. Ключевым фактором успешной разработки и внедрения профилей должности является участие высшего, среднего и линейного менеджмента в процессе разработки.

Процесс разработки профилей должностей включает в себя такие этапы:
1. Анализ корпоративной культуры компании. Выделение особенностей корпоративной культуры.
2. Анализ, разработка, формализация и утверждение функциональных обязанностей, границ ответственности, особенностей деятельности каждого сотрудника.
3. Разработка модели ключевых компетенций.
4. Формулирование биографических требований.
5. Создание, утверждение и внедрение профилей должности.

Внедрение профилей должностей неминуемо приведёт к созданию прозрачной картины того, кто и что делает, кто и за что отвечает. Естественно, возможно и очень вероятно сопротивление персонала. Чтобы избежать этого сопротивления, необходимо включить менеджмент организации в процесс разработки и утверждения документов, как-либо нормирующих деятельность их непосредственных подчинённых.

Как формировать профили должностей для поиска ценных сотрудников?

Сотни и тысячи компаний работают без профилей должности. И даже получают прибыль. Но сказать, что они работают «прекрасно» — сложно. Сложно потому, что отсутствие профилей должности неизбежно будет вызывать функциональные конфликты, создавать трудности при подборе, оценке, обучении персонала, определении справедливых ставок заработных плат. Без модели ключевых компетенций, одного из основных элементов профиля должности, работа по формированию кадрового резерва будет затруднена либо вообще невозможна. Без этого же элемента невозможна объективная оценка персонала. Что, в свою очередь, превращает обучение персонала из системного процесса в рулетку.

С другой стороны, внедрение профилей должностей позволяет систематизировать работу HR-отдела, снизить затраты на подбор персонала, избавить компанию от периодичных функциональных и «зарплатных» конфликтов. Что, в свою очередь, позволяет запустить процесс системного развития бизнеса. Процесс, который, со стороны HR-отдела, включает в себя регулярную оценку и развитие сотрудников, осознанное воспитание талантов внутри компании и формирование кадрового резерва. Можно бесконечно наращивать склады, увеличивать ассортимент, оптимизировать издержки в разных отделах и процессах. Но если персонал не успевает развиваться, компанию будут регулярно сотрясать разнообразные проблемы. Проблемы, способные, в том числе, уничтожить бизнес. Развитие компании будет уверенным, спокойным и стабильным только тогда, когда HR-отдел сможет обеспечить скорость системного развития персонала чуть более высокую, чем скорость роста самой компании.

Профили должностей представляют собой набор профессиональных и личных компетенций, которым должен соответствовать претендент на ту или иную должность. На данный момент не существует формализованного описания характеристик, которыми должен обладать представитель той или иной профессии, а потому данные документы руководители составляют самостоятельно.

Можно сказать, что профиль должности является своего рода эталоном, в соответствии с которым работник должен выполнять свои обязанности. Описание должно быть подробным, а главное — реалистичным. Документ должен отображать следующие основные позиции:

место и значимость должности в организационной структуре конкретного предприятия;
функциональные обязанности, которые должен выполнять работник, принятый на данную позицию;
профиль, в котором перечислены основные компетенции, которыми должен обладать претендент на должность;
личные качества, которые необходимы для выполнения тех или иных обязанностей;
минимальный перечень требований, которые организация выдвигает к своим сотрудникам.

Таким образом, можно сказать, что профили должностей представляют собой набор характеристик, которым должен соответствовать работник. Это определенный стандарт, который описывает обязанности, а также квалификационные и личные параметры претендента.

Составление профиля должности — это достаточно трудоемкий процесс. Необходимость его обусловлена тем, что данный документ позволяет определить параметры, которыми должен обладать ценный сотрудник. Правильно сформулировав профиль, кадровики значительно облегчают процесс поиска и подбора новых работников. При составлении документа стоит руководствоваться рядом рекомендаций и правил:

Название должности должно быть кратким и четко отражать ее суть. Также стоит составить краткое описание, которое будет содержать перечень основных обязанностей работника. Может быть представлено в виде перечня задач. Это и будет основой профиля должности.
Перечень основных сведений о должности должен включать не только порядок работы, но также и размер заработной платы, что будет являться одним из ключевых моментов при собеседовании. Также стоит описать иерархию подчиненности, а также приблизительный перечень лиц, с которыми придется взаимодействовать новому сотруднику.
Для выполнения должностных обязанностей требуется обладание набором определенных компетенций. Данный список не должен быть слишком обширным (не более 10 пунктов). Он может быть составлен на основании личного опыта, теоретических исследований, наблюдений за сотрудниками, а также социологического опроса. Вы можете разделить компетенции на несколько групп (например, специфические и корпоративные).

Профиль должен быть одновременно кратким и емким. Это позволит получить исчерпывающую информацию, не затрачивая слишком много времени на ее обработку.

На данный момент не существует какой-либо унифицированной формы, в соответствии с которой составлялся бы профиль требований к должности. Да и к самим профессиям на каждом предприятии могут предъявляться специфические требования. Тем не менее у менеджеров по персоналу уже сложилась определенная практика, в соответствии с которой составляется профиль должности. Образец может выглядеть следующим образом:

название должности, согласно штатному расписанию;
краткое описание (что должен делать работник);
существенные условия (рабочий график, уровень оплаты труда и прочее);
требования, выдвигаемые к претенденту на должность (уровень образования, опыт работы в конкретной сфере, определенные специальные навыки);
расширенный перечень должностных обязанностей;
корпоративные компетенции, которыми должен обладать потенциальный сотрудник конкретной организации;
психологические тесты и прочие методики оценки соответствия работника той или иной должности.

Это приблизительный шаблон. Чаще всего именно такую структуру имеет профиль должности. Образец может быть расширен или сужен, в зависимости от структуры организации. Также дополнительные параметры могут вводиться для конкретных должностей.

Профиль должности как составить за 6 шагов

Разработка профиля должности может осуществляться в соответствии с двумя основными подходами:

Ситуативный подход подразумевает, что документ составляется в экстренном порядке, когда необходимо срочно закрыть вакантную должность. Поскольку время очень ограничено, документ составляется очень приблизительно, с указанием лишь самых основных требований к потенциальному сотруднику. В дальнейшем данная заготовка может послужить для формирования полноценного профиля.
Методический подход подразумевает основательную работу, по результатам которой будут разработаны четкие особенности должности, необходимые компетенции, личные качества, функциональные зоны ответственности. Он будет содержать всю исчерпывающую информацию, а потому будет считаться рабочим документом при поиске и подборе кадров. По мере того как в организации будут происходить какие-либо реформы, профиль также будет подвергаться изменениям.

Отличный курс. Раздаточный материал полный. Лектор обосновывает все новые поправки, рассматривает частные случаи. Я рад, что принял участие.

Друзьянова Сардана ЕгоровнаООО «МИП» Сахаэнергоэффект»

Оказывается, наша профессия многопрофильная… После курсов хочется ещё много литературы изучить. Очень полезные курсы. Я рада, что приняла участие в них.

Когда приходится подбирать персонал, можно ориентироваться на принятые стандарты (образование, опыт), а можно разработать свои. В этом поможет профиль должности. В нем содержатся не только требования к образованию и стажу, но также личные качества, профессиональные умения.

Благодаря такому документу вы увеличиваете шансы найти эффективных работников и сможете уволить тех, кто не показывает нужный результат.

Что такое профиль должности, для чего он нужен

Это внутренний документ, в котором отражены профессиональные и личные качества кандидатов. Там прописывается должность, биографические требования, ключевые компетенции и т.д. Позже мы подробно на примере рассмотрим, что входит в профиль.

Документ поможет отобрать кандидатов, так как в нем прописаны критерии хорошего работника, на которые нужно ориентироваться. Он также поможет в проверке штатных специалистов: соответствуют они занимаемой должности или нет. Если нет, то чему нужно уделить внимание, обучить, чтобы повысить эффективность.

Профили должности – своеобразный компас в руках HR-специалиста. С помощью него менеджер понимает, в каком направлении двигаться, систематизировано подходит к подбору, оценке и развитию кадров предприятия.

Еще одна задача, которую решает профиль, – это определение зоны ответственности. Например, в компании есть два маркетолога. В их задачи входит анализ рынка, анализ конкурентной среды, подготовка плана продаж, работа с клиентами и т.д. Начальник не сказал, кто чем именно должен заниматься, поэтому маркетологи то вместе берутся за одну и ту же задачу, то игнорируют другую. Часто возникают конфликты: каждый утверждает, что работает больше и лучше. Если бы в компании был профиль на каждого маркетолога, то сразу было бы ясно, кто чем занимается.

Обратите внимание! Благодаря четкому пониманию функциональных обязанностей можно сформировать справедливую заработную плату для сотрудника.

Профиль бывает ситуативный и методический.

Ситуативный используется, когда срочно требуется разработать профиль. Например, компания расширяется и открывает собственный отдел продаж. Открыть его нужно уже вот-вот, поэтому срочно разрабатывают документ и ищут кандидатов в отдел. Такой документ получается неполным и в дальнейшем требует доработки.

Методический – это комплексный подход к разработке: когда руководители компании заранее продумывают свою стратегию развития и на основе этого понимают, какие специалисты нужны организации.

Обратите внимание! Для разработки следует привлекать целую рабочую группу из HR-менеджера, руководителя отдела персонала и даже рядовых работников.

Для разработки профиля должности специалисты проходят следующие этапы:

Анализ корпоративной культуры организации. Например, в большинстве компаний одни из главных ценностей – это надежность и порядочность. То есть все сотрудники организации должны быть верны слову, дорожить деловой репутацией фирмы, уважать друг друга. При разработке корпоративной культуры нужно отталкиваться от миссии и стратегии развития организации.
Анализ обязанностей сотрудников всех должностей. Один HR-менеджер здесь не справится, необходимо подключать руководителей подразделений, чтобы они рассказали о специфике своей работы. Тогда менеджер сможет составить список знаний и умений, которые нужны для эффективного выполнения работы.
Разработка модели главных профессиональных и личных компетенций кандидатов. Тут два пути: опираться на чужой опыт или разработать собственную модель. Для второго варианта нужно отобрать несколько работников с высокими, средними и низкими показателями работы. Далее провести с ними интервью, возможно – понаблюдать за работой, выявить их показатели поведения. Они и есть компетенция. Показатели можно распределить на категории «важно», «желательно».
Составление биографических требований (пол, возраст, образование, стаж).
Оформление профиля должности и его согласование.

Может показаться, что это слишком затратное мероприятие. Однако его нужно провести: оно будет приносить плоды в виде продуктивных кадров еще многие годы. Со временем, конечно, придется вносить небольшие корректировки в документ.

Подбор кадров. Правильно сделанный профиль должности помогает решить раз и навсегда проблему с подачей заявки на подбор персонала. Использование данного документа поможет и внешнему, и внутреннему рекрутеру избежать большинства ошибок при отборе и показывать максимально соответствующих и эффективных кандидатов.
Оценка персонала. На основе профиля должности можно создать такую систему оценки персонала, которая позволит выявить не только реальный возможности кандидата или сотрудника, но и достигнутые им результаты. Возможности оценивают в соответствии с наличием и степенью развитости определенных компетенций. Результаты выявляются относительно тех функций, который выполняет сотрудник на своем рабочем месте. Оценкой первого занимается менеджер по персоналу, а второго – непосредственный руководитель сотрудника.
Обучение персонала. Не секрет, что в свете быстрого развития современных технологий именно кадры играют решающую роль в процветании предприятия. Поэтому эффективно выстроенный план развития сотрудников поможет своевременно избежать проблем с повышением квалификации персонала и его обучением. Для построения такой системы развития профиль должности используется в качестве фундамента.
Кадровый резерв. Профиль должности позволит очень быстро и максимально прицельно сформировать кадровый резерв, как из внутренних, так из внешних кандидатов. А это в свою очередь поможет избежать лишних проблем при заполнении вакантной должности, как показывает практика, намного дешевле вырастить своего специалиста, чем привлечь такого же со стороны. В первом случае, риски значительно повышаются.
Зона ответственности работника. Самый распространенный вид рабочих конфликтов возникает на основе непонимания своей зоны ответственности каждым сотрудником. Профиль должности такого рода конфликты сводит к нулю.
Система оплаты. И последняя, но не маловажная деталь, которую делает возможной профиль должности – это введение соответствующей градации заработных плат на основе профиля должности. Ведь при четком описании функциональных должностных обязанностей, объективно сформулированной оценке профессиональных компетенций появляется возможность четкого распределения уровня заработных плат сотрудников.

Первый – ситуативный. Это формирование профиля должности по потребности. Как правило, это происходит из-за ограничения во времени. Конечный результат будет напоминать его конспект и, в последствии, потребует значительных доработок.
Второй способ – это методический. В этом случае к формированию профиля должности подходят объективно и комплексно. Во время этого процесса описывают подробно следующие аспекты: место должности в структуре компании, под какие бизнес-процессы она была создана, функции, которые выполняются сотрудником на этой должности, за что именно он отвечает, набор профессиональных и личностных компетенций, биографические данные. Именно таким способом разработанный профиль должности будет выполнять все ранее перечисленные функции. Для его создания понадобиться рабочая группа, в состав которой войдут менеджер по персоналу, руководитель отдела персонала и руководитель подразделения (в подчинении которого находится специалист, занимающий данную должность). Кроме этого для объективной оценки профессиональных компетенций к созданию профиля следует привлечь сотрудников, которые на высоком уровне справляются с поставленными перед ними заданиями и тех, кто выполняет их на среднем уровне.

Сделать анализ корпоративной культуры компании. Здесь важно учесть, на каком этапе развития сейчас предприятие, какая у него миссия, какие особенности корпоративной культуры возникают для реализации этой миссии. При таком анализе следует вовлечь и топ руководство для согласования всех тонкостей и моментов.
Проанализировать, если нужно разработать и структурировать функциональные обязанности и особенные моменты деятельности сотрудника на этой должности.
Разработать модели ключевых профессиональных и личных компетенций.
Биографические требования (пол, возраст, образование, опыт работы)
Оформление профиля должности и его согласование.

Этап анализа и структурирования функциональных обязанностей лучше всего проводить следующим образом. Изначально нужно изучить должностные инструкции, кроме этого понять специфику данной должности на конкретном предприятии. Ее можно узнать, опросив сотрудников подразделения. Это можно сделать, как посредством письменного социологического опроса, используя унифицированные бланки, так и просто в форме устных бесед с сотрудниками. После этого с руководителем подразделения согласовать и ранжировать обязанности в соответствии с важностью их исполнения. Их должно быть не больше 10. В этот же пункт следует включить кому подчиняется данный сотрудник, есть ли у него подчиненные. На следующем этапе определяется перечень знаний и навыков, которые необходимы для успешного выполнения перечисленных должностных обязанностей. Можно также добавить размер заработной платы, поскольку именно эта информация на этапе подбора персонала является очень значимой.

место и значимость должности в организационной структуре конкретного предприятия;
функциональные обязанности, которые должен выполнять работник, принятый на данную позицию;
профиль, в котором перечислены основные компетенции, которыми должен обладать претендент на должность;
личные качества, которые необходимы для выполнения тех или иных обязанностей;
минимальный перечень требований, которые организация выдвигает к своим сотрудникам.

Каждая должность требует от работника обладания определенными компетенциями. Это квалификационные характеристики, которые являются необходимыми для выполнения тех или иных работ. Так, профиль компетенций должности обычно включает в себя следующие пункты:

стратегическое мышление (подразумевает умение составлять долгосрочные планы с учетом возможных рисков и альтернативных вариантов);
влияние на окружающих (умение отстаивать свою точку зрения, а также убеждать других в ее правильности);
навыки решения проблем (умение адекватно реагировать на нестандартные ситуации и трудности, а также оперативно находить пути выхода из них);
поиск информации (выбор и фильтрация данных, умение находить и использовать актуальные источники);
умение работать с клиентами и контрагентами (учет интересов, понимание психологии, удовлетворение пожеланий и потребностей);
гибкость (оперативное реагирование и принятие решений в соответствии с изменяющейся ситуацией);
направленность на качество (знание и выполнение всех требований и норм, а также стремление к постоянному совершенствованию).

В зависимости от того, о какой должности идет речь, перечень компетенций может расширяться или сужаться. Профессиональный профиль должности содержит не только требования, но также и степень их выраженности (базовая, высокая, максимальная). Данный показатель может быть определен по итогам собеседования или же посредством специальных психологических тестов.

Название должности должно быть кратким и четко отражать ее суть. Также стоит составить краткое описание, которое будет содержать перечень основных обязанностей работника. Может быть представлено в виде перечня задач. Это и будет основой профиля должности.
Перечень основных сведений о должности должен включать не только порядок работы, но также и размер заработной платы, что будет являться одним из ключевых моментов при собеседовании. Также стоит описать иерархию подчиненности, а также приблизительный перечень лиц, с которыми придется взаимодействовать новому сотруднику.
Для выполнения должностных обязанностей требуется обладание набором определенных компетенций. Данный список не должен быть слишком обширным (не более 10 пунктов). Он может быть составлен на основании личного опыта, теоретических исследований, наблюдений за сотрудниками, а также социологического опроса. Вы можете разделить компетенции на несколько групп (например, специфические и корпоративные).

Начинать следует с названия и описания должности – это основа профиля должности. Название должности должно точно отражать рабочие роли и полномочия сотрудника. Далее, чтобы сформулировать описание должности, следует кратко обозначить основные задачи, избегая пространных списков задач и объяснений – это можно сделать и позже.

Например, профиль должности Менеджер по продажам подразумевает обеспечение розничного товарооборота магазина. В описании должностных обязанностей достаточно указать основные задачи, такие как консультирование покупателей по вопросам продукции, осуществление продажи, работа с жалобами и претензиями.

Разработка профиля должности включает в себя несколько последовательных этапов:

На первом этапе составления документа следует тщательно изучить должностные инструкции, а также всю информацию касательно специфики работы предприятия. Можно провести беседы с сотрудниками или же социологический опрос при помощи унифицированных бланков.
Далее определяется круг лиц, которые будут принимать непосредственное участие в работе. Чаще всего этим вопросом занимаются специалисты отдела кадров. Тем не менее важно также привлекать руководителей других служб, для которых составляются профили. Работа может проводиться совместно или по отдельности с последующим объединением полученных результатов в конечный рабочий документ.
Третий этап подразумевает изучение организационной структуры предприятия с целью определения места той или иной должности в ней. Должны быть выявлены подчиненные, а также непосредственное начальство, перед которым будет держать отчет новый работник.
Далее производится подробное описание функциональных обязанностей, которые соответствуют той или иной должности. За основу берутся не только нормативно-правовые акты, но также и личный опыт работы на конкретном предприятии.
На пятом этапе менеджер по кадрам (или другой специалист, который занимается составлением профиля) должен определить перечень знаний и навыков, которые потребуются для выполнения должностных обязанностей. Речь идет о профессиональных компетенциях.
Определившись с компетенциями, важно распределить их по степени важности, а также уровню, на котором специалист должен обладать ими. Это позволит облегчить процедуру отбора кадров.
Далее участники рабочей группы должны определить, какими личными характеристиками должен обладать претендент на замещение вакантной должности. Порой черты характера бывают даже важнее, чем профессиональные компетенции, ведь последние можно выработать, а первые могут стать серьезным препятствием в рабочем процессе.
На восьмом этапе необходимо определить общие требования к работнику. Обычно это пол, возраст, уровень образования или опыт работы и прочее. Стоит отметить, что первые два признака не всегда уместно использовать, ведь законодательство может трактовать их как дискриминацию.
Последний этап подразумевает определение критериев, в соответствии с которыми будет определяться эффективность работы сотрудника. Они могут применяться в ходе испытательного срока или же для периодической оценки качества труда уже имеющихся работников.

Стоит отметить, что данный алгоритм не является обязательным для соблюдения во всех организациях. В зависимости от размеров предприятия, а также специфики ее организационной структуры, некоторые стадии могут быть упущены, а также могут быть введены дополнительные.