Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сколько лет нужно хранить бухгалтерские документы». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Документы, не передаваемые в архив организации (сроком хранения до 10 лет включительно), могут быть сгруппированы в хронологическом порядке и скреплены, например, в папках-скоросшивателях. При этом на папке должен быть заголовок дела.
Это необходимо, потому что часть приказов по личному составу посвящена действительно вопросам кадрового перемещения работников, прекращению трудового договора и т. д. Эти документы должны храниться 75 лет. Вместе с тем большая часть приказов издается по основной деятельности организации, такие как о командировках, дежурствах и т. д.
7. Ответственность за нарушение правил хранения документов
Поэтому на него минимальный пятилетний срок из Закона о бухучете не распространяется. Задача счета-фактуры исключительно налоговая – подтвердить право на вычеты по НДС.
Отсчет четырех лет по счету-фактуре начните со следующего дня после окончания того квартала, в котором НДС по документу взяли к вычету. Допустим, вычет счета-фактуры вы заявили в III квартале, тогда точка отсчета – 1 октября 2015 года. Получается, что компания может уничтожить документ только после 1 октября 2019 года.
Создавая собственный архив, предприятие должно под эти цели выделить отдельное помещение и оборудовать его стеллажами, полками или глухими шкафами. При наличии в данном помещении окон их необходимо зашторить или иным образом затенить, чтобы исключить попадание солнечного света на документы, приводящее к их выцветанию.
- Кроме того, нужно собственное архивное помещение оборудовать защитой от несанкционированного доступа и от пожаров – металлической входной дверью, решетками на окнах и сигнализацией.
- Для организации быстрого поиска нужных документов следует разработать номенклатуру дел.
- В случае передачи дел для их хранения у специализированной структуры, необходимо выбирать организацию, которая оснащена современным оборудованием и всеми условиями для длительного хранения документов, включая наличие противопожарной сигнализации и систем контроля доступа.
Трудовые книжки сотрудников предприятия, их пустые бланки и вкладыши к ним должны находиться всегда в кадровой службе или в бухгалтерии, если на нее возложено кадровое делопроизводство. При этом трудовые книжки хранятся всегда в сейфе. Существуют определенные сроки, в течение которых нужно хранить бумаги. Они устанавливаются соответствующими законами РФ.
Значительные объемы бумажных залежей составляли накладные на приобретенные материалы, платежки, зарплатные ведомости и связанные с ними расчеты.
Документы (отчеты, справки, информации) о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю – 5 лет.
Для организации архива должно быть выделено отдельное помещение, оборудованное специальными полками (стеллажами) или глухими шкафами. Если в помещении архива имеются окна, то их следует зашторить или установить жалюзи, в противном случае не удастся предохранить документы от воздействия света, в связи, с чем не исключено их выцветание.
Рассмотрим сроки хранения другой документации:
- Налоговые декларации, расчеты платежей по страховке – 5 лет. Если отсутствуют лицевые счета или ведомости по зарплате, этот срок увеличивается до 75 лет.
- Налоговые карточки, данные о доходах ФЛ – 5 лет. Если отсутствуют лицевые счета или ведомости по зарплате – 75 лет.
- Первичная документация, на основании которой ведется бухгалтерский учет (банковские бумаги, чеки), – 5 лет с условием регулярной ревизии.
- Переписка, касающаяся хозяйственных расходов предприятия, – год.
- Реестры данных о доходах ФЛ и лицевые карточки сотрудников – 75 лет.
- Свидетельства переоценки основных фондов, имущества – на протяжении всего срока деятельности организации.
- Бумаги, касающиеся продажи движимых объектов, – 10 лет.
- Акты о передаче прав на недвижимость – на протяжении всего срока работы предприятия.
Компания должна сохранить документы, которые подтверждают расчет налога в том периоде, в котором допущена неточность.
Сроки хранения бухгалтерских документов в организации закреплены в Федеральном законе «О бухучете» № 402-ФЗ, а также в специальном перечне, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Но некоторые данные по срокам обеспечения сохранности документации разнятся.
Так, аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности должны храниться 5 лет. Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним, свидетельства о постановке на учет должны храниться постоянно. Исполнительные листы работников – до минования надобности.
Нередко в действующей законодательной базе встречаются противоречия. Например, бухгалтерскую документацию по закону № 402-ФЗ нужно сохранять пять лет, а в перечне из Приказа № 558 сроки хранения распределены по видам и значимости. Как быть в таком случае бухгалтеру бюджетного учреждения и сколько хранить бухгалтерские документы, чтобы избежать наказаний?
3. Срок хранения бухгалтерских документов
В некоторых случаях эти сроки могут быть продлены. Например, представители инвестиционных проектов страны обязаны хранить бумаги на протяжении 6 лет. Если возник убыток, на сумму которого уменьшается налогооблагаемая база, нужно сохранить документы по убытку на всем протяжении снижения базы.
К примеру, возьмем НДС: Началом четырехлетнего срока будет 1 января года, а окончанием — 31 декабря года. Получается, что в году надо хранить документы года. То есть года, который не подпадает под выездную проверку. Сроки хранения документов установлены и в законодательстве о бухгалтерском учете. Из статьи 17 Федерального закона от 21 ноября г.
Законодательство по бухгалтерскому и налоговому учету, по архивному делу устанавливает различные требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета и отчетности. Разница в сроках хранения документов обусловлена важностью документа, его необходимостью для ведения бухгалтерского учета, для исчисления и уплаты налогов.
Поэтому особенно важно соблюсти сохранность бумаг, относящихся к исчислению налогов, именно в течение этого периода. Если же у вас не будет хватать документов, скажем, пятилетней давности, оштрафовать вас смогут разве что за нарушение правил хранения документов. Между тем в ряде случаев срок хранения документов определяется по особым правилам.
Законодательство по бухгалтерскому и налоговому учету, по архивному делу устанавливает различные требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета и отчетности. Разница в сроках хранения документов обусловлена важностью документа, его необходимостью для ведения бухгалтерского учета, для исчисления и уплаты налогов.
Именно он вправе принимать решение о выдаче подобных документов работникам структурных подразделений предприятия.
Что касается сдачи в архив документов в электронной форме, то данный порядок утверждается в Приказе руководителя об архиве организации отдельно. Но обычно указанные документы предварительно дублируют на другие носители.
Дольше стандартного срока нужно хранить документы по списанной безнадежной дебиторке. А именно в течение четырех лет после того, как задолженность учли в расходах.
Но в ряде случаев он может быть и значительно больше. Сводная таблица со сроками хранения представлена ниже.
Вся бухгалтерская первичка и отчетность должны храниться в течение законодательно определенных сроков.
Какие документы требуют обязательного хранения?
Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ и перечнем, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.
Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
Бухгалтерская документация — это не только плановые и фактические показатели, отчетность и регистрационные журналы, а также вся первичная и кассовая документация, которая подтверждает операции, проведенные в учете.
Период сохранности документов бухучета необходимо закрепить документально. Например, в приложении к учетной политике или в отдельном локальном распоряжении по учреждению. Используйте в работе памятку по срокам хранения бухдокументов.
Каковы правила и сроки хранения бухгалтерских документов в компании
Знаток , закрыт 6 лет назад Эля Высший разум 6 лет назад Сколько хранить бухгалтерские документы Само собой, документы нужно хранить как минимум до тех пор, пока их могут потребовать налоговые инспекторы при проверке. На основании пункта 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ проверить могут период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году вынесения решения о проверке.
В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.
Личные дела и личные карточки работников должны храниться 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания и награды, – постоянно.
На практике обособить бухгалтерские документы, которые могут храниться четыре, пять или шесть лет, не всегда возможно. Поэтому в бухгалтерии желательно применять в отношении всех документов минимальный срок хранения, равный шести годам (если более длительные сроки не установлены Перечнем).
Специальное требование для убыточных компаний Плательщик налога на прибыль вправе уменьшать налоговую базу текущего периода на убытки предыдущих налоговых периодов в порядке, предусмотренном статьей Налогового кодекса. Убытки можно учитывать 10 последующих лет.
Второе исключение относится к амортизируемому имуществу. Поскольку расходы на него списываются в течение определенного периода, то все это время организации придется хранить документы, подтверждающие первоначальную стоимость такого имущества, а также начисленную и учтенную в расходах амортизацию.
Хранить бухгалтерские бумаги можно следующими способами:
- В собственном архиве. Под него потребуется выделить отдельное помещение, в котором предусмотрена система безопасности, контроль над влажностью и температурой. Потребуется также продумать номенклатуру дел и регламент предоставления бумаг.
- Вне офиса. В этом случае документы передаются на хранение в архивную компанию. Это выгодный вариант по многим причинам: в помещениях таких компаний есть все условия для хранения документов, не потребуется выделять комнату под бумаги.
Из четырехлетнего срока хранения существует два исключения. Первое касается налогоплательщиков, применяющих льготы по налогам. Им придется хранить документы, подтверждающие право на льготы, в течение всего периода применения льготы. Ведь при камеральной проверке инспекция вправе затребовать такие документы (п. 6 ст. 88 НК РФ).
Получается, что хранить бухгалтерские документы (первичку, финансовую отчетность и регистры) нужно как минимум в течение пяти лет.
За истекшие периоды работы бухгалтерии в шкафах и подсобных помещениях накопилось несчетное количество папок с документацией. Настало время с ними разобраться.
Памятка по правилам хранения и уничтожения бухгалтерских документов
Оно означает, что в пределах указанного срока должен быть обеспечен доступ к документам и возможность их полноценного использования при необходимости.
Все правила хранения документов, возникающих в процессе деятельности организации, можно разделить на три большие группы. В первую войдут правила, установленные налоговым законодательством. Соответственно, они распространяются на документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов и сборов. Во вторую группу попадут кадровые документы.
За нарушение установленного порядка и сроков хранения учетных документов предусмотрен административный штраф для должностных лиц в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Обязанность контролировать сроки хранения документов возложена на налоговые органы.