Компенсация за использование автомобиля в служебных целях в 2022 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Компенсация за использование автомобиля в служебных целях в 2022 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание

1. Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях

2. Личный авто в служебных целях: сколько? как? почему?

3. Компенсация за личное авто без НДФЛ и взносов: какие нужны документы

4. Как оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях

5. Компенсация использования личного транспорта в служебных целях

5.1. Кому положена компенсация

6. Как компенсировать удаленному сотруднику использование личного имущества

7. Компенсация ГСМ в 2020 году: кому, что и как компенсировать

Как правило, компенсация работнику за использование личного транспорта в служебных целях может выплачиваться в случаях, когда его работа по роду производственной деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями и только с согласия работодателя.

Основанием для выплаты такой компенсации является ст. 188 ТК РФ: при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Из буквального толкования данной нормы следует, что с согласия работодателя работнику могут выплачиваться компенсация за использование личного транспорта (износ) и возмещение расходов, связанных с эксплуатацией транспортного средства (например, ГСМ, ремонт). Работодатель вправе самостоятельно определить размеры таких выплат и закрепить их соответствующим актом (в трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему).

Однако многие бюджетные и автономные учреждения, осуществляющие приносящую доход деятельность, при определении размера компенсации за использование личного транспорта в служебных целях придерживаются норм, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (далее – Постановление № 92) в целях налогообложения прибыли:

для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 1 200 руб. в месяц;
для легковых автомобилей с объемом двигателя более 2 000 куб. см – 1 500 руб. в месяц.

Согласно разъяснениям Минфина, приведенным в Письме от 05.04.2021 № 03-03-06/3/24885, в целях налогового учета в размере компенсации за использование личного транспорта для служебных нужд учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей, в том числе сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт.

Обратите внимание: при установлении размера компенсации за использование личного транспорта федеральным государственным служащим работодателям следует руководствоваться Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563. Согласно этому документу размеры компенсации для госслужащих составляют 2 400 руб. – для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см и 3 000 руб. – для легковых автомобилей с объемом двигателя более 2 000 куб. см. Кроме того, предусмотрены две выплаты: компенсация за использование личного транспорта и возмещение расходов на приобретение горюче-смазочных материалов.

Порядок назначения и выплаты компенсации за использование личного транспорта в служебных целях (возмещения расходов, связанных с его эксплуатацией в служебных целях), в том числе документальное оформление, может быть определен в отдельном локальном акте учреждения (например, положении об использовании личного автотранспорта в служебных целях). Приведем пример такого положения.

1. Данное положение разработано в соответствии со ст. 188 ТК РФ и устанавливает порядок выплаты компенсации за использование личного транспорта в служебных целях и порядок возмещения расходов, связанных с использованием указанного транспорта в служебных целях (далее соответственно – компенсация, возмещение расходов) работникам учреждения, деятельность которых связана с постоянными служебными поездками в соответствии с их должностными обязанностями.

2. Размеры компенсации и возмещения расходов работнику определяются в дополнительном соглашении к трудовому договору.

3. Дополнительное соглашение с работником заключается с согласия руководителя учреждения на основании заявления работника о необходимости использовать личный транспорт в служебных целях (в нем указывается, для исполнения каких должностных обязанностей и с какой периодичностью требуется использование личного транспорта). К заявлению прилагаются копия свидетельства о регистрации транспортного средства (с последующим предъявлением оригинала по требованию руководителя учреждения либо бухгалтерии).

4. Для получения компенсации и возмещения расходов работник по окончании месяца представляет руководителю учреждения заявку (отчет) по установленной форме (приложение 1) и документы, подтверждающие использование личного транспорта и понесенные расходы (маршрутный лист, иные документы, определяющие маршрут следования личного транспорта, а также кассовые чеки, квитанции, другие документы).

5. Решение о выплате компенсации и возмещении расходов принимается руководителем в 3-дневный срок со дня получения заявки (отчета) работника с учетом:

– необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;
– времени использования личного транспорта в служебных целях.

6. Возмещение расходов на приобретение горюче-смазочных материалов производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).

7. Максимальный размер компенсации и возмещения расходов работнику в месяц не должен превышать предельные размеры, предусмотренные дополнительным соглашением к трудовому договору.

8. Выплата компенсации и возмещение расходов работнику производятся 1 раз в текущем месяце за истекший месяц на основании заявки (отчета), представленной работником, и дополнительного соглашения к трудовому договору. Данные выплаты перечисляются на банковскую карту работнику по реквизитам, указанным в заявке (отчете).

Приложение 1

Руководителю ____________________________
(наименование работодателя)
__________________________________________
(Ф. И. О. руководителя)
от ________________________________________
(должность, Ф. И. О. работника)

Заявка (отчет)
об использовании личного транспорта в служебных целях работника и выплате компенсации и возмещении работодателем расходов, понесенных при его эксплуатации в служебных целях

Руководствуясь ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации, Положением об использовании личного транспорта работников в служебных целях, утвержденным «___»__________ ____г. руководителем (наименование учреждения) , Дополнительным соглашением от «___»___________ ____ г. № ____ к Трудовому договору от «___»___________ ____ г. № ____

прошу:

выплатить компенсацию за использование личного автомобиля ( марка, модель, госномер ) в служебных целях в размере ________ (_____________________________) рублей и возместить расходы, понесенные в связи с эксплуатацией личного автомобиля в служебных целях, в виде _________________________________ в размере _____________ (_____________________) рублей за период с «___»___________ _____ г. по «___»___________ _____ г. путем перечисления денежных средств на мою банковскую карту.

К заявке прилагаются:

1. Документы, подтверждающие размер понесенных расходов.

2. Документы, подтверждающие использование автомобиля в служебных целях, в том числе маршрутные листы.

3. Копия документа на автомобиль (СТС или ПТС).

4. Реквизиты банковской карты.

«___»__________ ____ г.

Работник:

____________/_____________ (подпись/Ф. И. О.)

В целях исчисления налога на прибыль организаций расходы на выплату компенсации работнику за использование личного автомобиля для служебных поездок учитываются в пределах норм, установленных Постановлением № 92, а также при условии соблюдения критериев ст. 252 НК РФ (расходы должны быть экономически оправданы, документально подтверждены и направлены на осуществление деятельности, приносящей доход). При этом, как уже отмечалось выше, в размерах вышеуказанных компенсаций учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, ГСМ, ремонт).

Данные выплаты учитываются в составе прочих расходов (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Таким образом, если в бюджетном (автономном) учреждении предусмотрены компенсация за использование личного транспорта и возмещение расходов на его эксплуатацию и при этом общий размер этих выплат превышает нормы, установленные Постановлением № 92, то в целях налогового учета (если указанные расходы произведены учреждением за счет приносящей доход деятельности) суммы превышения не учитываются при налогообложении

Автономные учреждения, применяющие упрощенную систему налогообложения, в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ при определении налоговой базы вправе уменьшить полученные доходы на расходы по выплате компенсации за использование для служебных поездок личных автомобилей в пределах норм, утвержденных Постановлением № 92, а также при условии соблюдения критериев ст. 252 НК РФ (Письмо Минфина РФ от 02.08.2019 № 03-11-11/58296). Суммы компенсации (возмещения расходов), превышающие нормы Постановления № 92, в налоговую базу не включаются.

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях

Компенсационные выплаты, производимые учреждением в соответствии со ст. 188 ТК РФ за использование личного автомобиля работника, используемого в интересах работодателя, освобождаются от обложения налогом на доходы физических лиц на основании п. 3 ст. 217 НК РФ в размере, определенном соглашением сторон трудового договора. При этом должны иметься копии документов, подтверждающих право собственности работника на используемое имущество, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов (Письмо Минфина РФ № 03-04-06/94977).

Договор с самозанятым: 11 пунктов для самостоятельного аудита

4,5 тыс. 5

21 оценили материалы
23 в избранном

Письмо Министерства Финансов от 20 апреля 2015 г., №03-04-06/22274 и указ Минтруда от 27 июля 2016 г., №17-3/В-291 указывают, что компенсация за пользование личным имуществом в служебных целях не облагается налогом на доходы физлиц (НДФЛ).

Страховые взносы также не облагаются налогом в размере, согласованным с руководителем предприятия, и не упоминаются в справке о доходах.

Личный авто в служебных целях: сколько? как? почему?

Ст. 272 НК РФ, п. 7 гласит: компенсация денежных средств за пользование собственным автотранспортом по служебным нуждам отображается в расходах на дату выплаты. При оплате налога на прибыль следует руководствоваться нормативами, указанными в Постановлении Правительства РФ, 08. 02. 02, №92:

Если объем двигателя легкового транспорта сотрудника 2000 куб. см, то размер компенсации не может превышать утвержденную норму, а именно 1200 рублей.
Если двигатель объемом выше 2000 куб. см, то предоставляется выплата 1500 рублей.

Ограничения на размер компенсации за использование грузового транспорта в должностных целях не утверждаются на законодательном уровне. Категория автотранспорта отмечена в ТС или ПТС. Чтобы учесть компенсации для налога на прибыль, нужно собрать ту же документацию, что и для НДФЛ.

Возмещение денежных средств отображается в статье затрат на дату перевода компенсации. Расходы списываются на те же счета, что и зарплата сотрудника. (Счет 44 — Расходы на продажу, счет 20 — Основное производство, счет 26 — Общехозяйственные расходы).

Когда дата перевода денежных средств не совпадает с ее фактической выплатой, возникает разница во времени. Рекомендуется осуществлять выплаты сотруднику в месяце их начисления. Если в налоговом и бухучете фигурируют разные суммы, то организации, регулярно имеющей разницу в отчете, начисляются увеличенные платежи по налогу на прибыль в текущем периоде, согласно Приказу Минфина РФ №114, ред. 24.12.2010.

ООО «Ибис» перечислило 23.07.2017 г. на зарплатную карту работника компенсацию за пользование собственным авто в размере 4000 рублей за июль 2017 г. Для отражения налога на прибыль выплата предоставлена по нормативу — 1500 рублей, т.к. объем двигателя личного транспорта выше 2000 куб.см. В бухучете будут отражены проводки:

Наименование операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Начислена выплата служащему	73	51	4000
Компенсация отражена в расходах	44	73	4000
Налоговое обязательство: (4000 — 1500) х 20%	99	68	500

Единый размер выплат целесообразно устанавливать для служащих, чья деятельность связана с регулярными служебными поездками. Если сотрудник пользуется автомобилем несколько дней в месяц, а его компенсация неизменна, то могут возникнуть недопонимания с контролирующими органами.

Если для сотрудника утверждено фиксированное возмещение затрат — 3000 рублей в месяц, а из 21 рабочего дня маршрутные листы составлены лишь на 17, то сумма выплаты, не облагаемая НДФЛ, рассчитывается:
3000 руб. / 20 х 17 = 2550 рублей. Так считают одни представители контролирующих органов. Однако другая сторона утверждает, что сумму компенсации необходимо выплачивать независимо от фактического количества дней пользования автомобилем.

Поэтому возмещение затрат по фиксированной ставке рекомендуется предоставлять сотрудникам, использующим автотранспорт в должностных целях регулярно. В иных ситуациях лучше оформлять выплаты с помощью путевых листов и иных документов.

Компенсация за личное авто без НДФЛ и взносов: какие нужны документы

Размер компенсации нужно четко обосновать. Для этого надо сделать ее детальный расчет с учетом всех затрат для каждой конкретной машины (износ, расходы на ГСМ, техобслуживание и т. д.). Следует принимать во внимание и интенсивность использования авто в служебных целях (письмо Минфина России от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140). О том, что без расчета компенсаций не обойтись, финансисты упоминали неоднократно (см., например, письма от 12.09.2018 № 03-04-06/65168, № 03-04-06/ 65170).

Если сумма компенсации не будет должным образом обоснована, обвинений в скрытой зарплате, скорее всего, не избежать. Со всеми вытекающими в части НДФЛ и взносов. Могут возникнуть проблемы и с «прибыльными» расходами, поскольку не будет соблюдаться одно из требований статьи 252 Налогового кодекса РФ.

Обратите внимание

Оформлять путевой лист надо максимально внимательно! Ведь при отсутствии в нем данных о конкретном месте следования невозможно судить о факте использования авто в служебных целях (письмо Минфина России от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129). В итоге организацию ждут негативные последствия, например, доначисление налога на прибыль (постановление АС Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015).

Кстати, следует обосновать и саму необходимость использования авто сотрудника (например, его работа связана с постоянными разъездами, что явствует из должностной инструкции). И еще – ревизоры наверняка захотят ознакомиться с копиями документов, подтверждающих принадлежность используемого имущества работнику (письма Минфина России от 23.01.2018 № 03-04-05/3235, от 01.12.2011 № 03-04-06/6-328).

Основание для выплаты компенсации работникам – приказ руководителя организации, в котором предусмотрены ее размеры (письмо УФНС РФ по г. Москве от 13.01.2012 № 20-15/001797@). От специалиста же потребуется заявление, в котором изложены как его согласие на использование своей машины в служебных целях, так и просьба о компенсации понесенных в этой связи затрат (постановление ФАС Московского округа от 25.09.2012 № А40-104646/11-119-902).

Безусловно, расходы, понесенные сотрудником в связи с эксплуатацией машины на благо компании, необходимо документально подтвердить. Например, авансовыми отчетами с приложением чеков, квитанций на приобретение ГСМ, расходных материалов и т. д., актами выполненных работ (с расшифровкой их конкретных видов) по техобслуживанию, ремонту и др. Это подчеркнуто, в частности, в письмах ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@ и Минфина России от 12.09.2018 № 03-04-06/65168, № 03-04-06/65170.

А нужны ли при использовании личного авто в служебных целях путевые листы? Как показывает практика, этот вопрос – один из самых дискуссионных.

С одной стороны, такие листы предназначены для учета работы транспорта предприятия, а не личных машин его сотрудников. Следовательно, можно обойтись и без них, тем более если специалист не является водителем компании (постановления ФАС Центрального округа от 25.05.2009 № А62-5333/2008, от 10.04.2006 № А48-6436/05-8, Московского округа от 19.12.2011 № А40-152815/10-116-694).

Некоторые чиновники в частных консультациях высказывали мнение: для списания автокомпенсации на налоговые расходы достаточно приказа руководителя с ее размерами, а также должностной инструкции, говорящей о разъездном характере работы сотрудника. Но с другой стороны, как именно подтвердить фактическое использование имущества физлица в интересах фирмы? Как раз с помощью путевого листа, содержащего дату, цель поездки, конкретный маршрут, пройденный километраж, расход топлива и т. д. Ведь, например, чек АЗС говорит о том, что топливо было куплено, но для чьих нужд – компании или самого работника – непонятно. Поэтому без путевого листа никак (см. письма ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@, Минфина России от 27.06.2013 № 03-04-05/24421 и др.). Отдельно отмечено, что служебная записка использование личной машины на благо компании не подтверждает (письмо финансового ведомства от 20.04.2015 № 03-03-06/ 22368).

При отсутствии путевого листа ревизоры наверняка посчитают, что сотрудник получил экономическую выгоду (в той мере, в которой ее можно оценить), а расходы экономически не обоснованы. Как результат – доначисление НДФЛ, страховых взносов и налога на прибыль, штрафы и пени.

С тем, что использование личного авто на благо фирмы подтверждают путевыми листами, согласны и многие судьи (см. постановления АС Уральского округа от 18.10.2018 № А71-312/2018 и от 16.05.2016 № Ф09-4056/16, АС Северо-Западного округа от 16.03.2015 № А05-6484/2008 и ФАС того же округа от 17.02.2006 № А66-7112/2005).

Отсюда вывод – лучше подобные документы не игнорировать, а оформлять их четко и внимательно. Конечно, это определенная морока, но оно того стоит. В противном случае претензий от ревизоров, скорее всего, не избежать. Шанс отстоять свою позицию в суде у фирмы, в принципе, есть, однако терять время, силы и испытывать судьбу – занятие, подходящее далеко не для всех.

Кроме того, некоторые, вполне вероятно, смогут отделаться малой кровью. По мнению финансистов, путевые листы следует составлять с периодичностью, позволяющей судить об обоснованности расходов. Допустим, это можно делать раз в месяц, если учет отработанного времени и расхода ГСМ не пострадает (письмо от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129). А значит, допнагрузку на работников и бухгалтерию в ряде случаев удастся снизить до минимума.

И еще. Имейте в виду – путевой лист не признается первичным документом, который сам по себе удостоверяет хозоперацию (постановление ФАС Уральского округа от 12.03.2014 № А07-11574/2013). Так что без чеков, квитанций, актов и других бумаг, свидетельствующих о понесенных расходах, никак не обойтись.

Для полноты картины рекомендуем вести еще и журнал учета служебных поездок.

Что касается бухучета, то согласно ПБУ 10/99 (утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н) компенсацию включают в расходы в полном объеме на дату начисления. В налоговом же учете ее относят на расходы (в пределах «прибыльных» норм) на дату выплаты. Нередко компании начисляют компенсацию в одном месяце, а выплачивают в следующем. Это ведет к появлению вычитаемой временной разницы (ВВР) и, как следствие, отложенного налогового актива (ОНА). Эти ВВР и ОНА погашаются на момент выплаты компенсации (п. 17 ПБУ 18/02, утв. приказом Минфина России от 19.11.2002 № 114н).

Кроме того, если компенсация превысит «прибыльный» лимит (что случается почти у всех), образуется постоянная разница и, соответственно, постоянное налоговое обязательство (ПНО).

Напомним, что приказом Минфина России от 20.11.2018 № 236н в ПБУ 18/02 внесены существенные изменения. Поправки применяются начиная с отчетности за 2020 год. Однако фирма вправе начать делать это и раньше, раскрыв свое решение в бухгалтерской (финансовой) отчетности.

При начислении компенсации лучше использовать те же счета учета затрат, где отражается и зарплата сотрудника (20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др.).

Пример. Автокомпенсация: расчет, налоги, учет

Работник использует в служебных целях свой легковой автомобиль с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см. За это физлицу положена компенсация (фирма начисляет ее в конце месяца, а выплачивает в начале следующего месяца). Ее размер складывается из ежемесячного износа машины (8300 руб.), а также стоимости ГСМ и иных затрат, возникающих в процессе эксплуатации авто. Все издержки в целях компенсации принимают в части, которая приходится на время использования машины в интересах работодателя.

Данные о расходе топлива и пробеге за месяц берут из путевых листов. За текущий месяц стоимость ГСМ составила 29 700 руб., общий пробег машины за месяц – 3300 км, в том числе по служебным нуждам – 2400 км. Других затрат, связанных с эксплуатацией авто, в данном месяце не возникло. Машина использовалась на благо фирмы в течение всех рабочих дней месяца.

Таким образом, размер компенсации составил 27 636,36 руб. ((8300 руб. + 29 700 руб.) / 3300 км × 2 400 км).

Вся эта сумма не облагается НДФЛ, страховыми и травматическими взносами. В «прибыльные» же расходы удалось включить только 1500 руб., то есть предельную величину компенсации согласно постановлению Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Сверхнормативную сумму – 26 136,36 руб. (27 636,36 – 1500) – в налоговом учете не отражают.

Бухгалтер компании сделал такие проводки.

На дату начисления компенсации:

Дебет 26 Кредит 73
—27 636,36 руб. – сумма компенсации отнесена на расходы;

Дебет 99 субсчет «ПНО»
Кредит 68 субсчет «Налог на прибыль»
—5227,27 руб. (26 136,36 руб.  20%) – отражено постоянное налоговое обязательство;

Дебет 09 Кредит 68 субсчет«Налог на прибыль»
—300 руб. (1500 руб.  20%) – отражен отложенный налоговый актив.

На дату выплаты компенсации:

Дебет 73 Кредит 51
—27 636,36 руб. – компенсация перечислена работнику;

Дебет 68 субсчет «Налог на прибыль» Кредит 09
—300 руб. – погашен отложенный налоговый актив.

Отдельного внимания заслуживает ситуация, когда сотрудник управляет машиной по доверенности.

ФНС России выстраивает такую логическую цепочку. В статье 188 Трудового кодекса РФ речь идет о компенсации за использование работником личного транспорта в служебных целях. В данном же случае машину нельзя считать личным имуществом доверенного лица. А раз так, то нормы пункта 3 статьи 217 и подпункта 2 пункта 1 статьи 422 Налогового кодекса РФ к компенсациям за такое авто неприменимы, значит, они облагаются НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке (письмо от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Отметим, что фискалы в обоснование своей позиции в части налога на доходы дополнительно ссылаются на письмо финансового ведомства от 02.10.2012 № 03-04-08/9-327. Точка зрения Минфина по этому вопросу действительно всегда была негативной для организаций (см. также письма от 21.02.2012 № 03-04-06/3-42 и от 21.09.2011 № 03-04-06/6-228). Послабление чиновники делают лишь для ситуации, когда авто находится в совместной собственности супругов (то есть это имущество нажито во время брака). Тогда компенсация по такой машине, управляемой по доверенности от супруга (супруги), свободна от НДФЛ (письмо Минфина России от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49).

Что касается страховых взносов, то налоговики продублировали позицию Минтруда (письма от 13.11.2015 № 17-3/В-542 и от 26.02.2014 № 17-3/В-92) и ФСС России (информационное письмо от 14.03.2016 № 02-09-05/06-06-4615).

В части налога на прибыль тоже грустно – компенсацию не спишешь даже в пределах мизерных правительственных норм. Аргумент тот же – машина в данном случае не принадлежит работнику на праве собственности, как того требует статья 188 Трудового кодекса. Это подчеркнуто в письме финансового ведомства от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49.

Хотя раньше настрой у Минфина был более лояльный: чиновники давали зеленый свет учету в расходах компенсации работнику, управляющему машиной по доверенности. Само собой, в рамках лимитов (письмо от 27.12.2010 № 03-03-06/1/812).

Ситуация невеселая, что и говорить. Однако с чиновниками вполне можно поспорить, и арбитры, весьма вероятно, встанут на сторону организации. Судьи указывают, что переданный по доверенности транспорт не может восприниматься иначе как находящийся во владении и пользовании получателя такого документа. Это позволяет физлицу использовать авто в служебных целях, а работодателю – компенсировать ему затраты.

Личным признается имущество сотрудника, принадлежащее ему на любом законном основании (в том числе по доверенности). Поэтому причин для обложения автокомпенсации страховыми взносами в данном случае нет (см. определения Верховного суда РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423 и ВАС РФ от 24.01.2014 № ВАС-4/14, постановление ФАС Поволжского округа от 09.10.2012 № А12-2881/2012).

Аналогичные выводы в части НДФЛ содержатся в постановлениях АС Северо-Западного округа от 28.08.2014 № А56-50900/2013 и ФАС Уральского округа от 22.04.2014 № Ф09-1388/14. Некоторые полезные мысли можно подсмотреть и в постановлениях ФАС Западно-Сибирского округа от 06.09.2010 № А45-15160/2009, Уральского округа от 08.10.2008 № Ф09-7167/ 08-С2.

На наш взгляд, аргументы из приведенных вердиктов можно использовать и в «прибыльных» целях. Ведь доводы конеролеров, в общем-то, везде идентичны, а значит, и к «противоядию» требования единые.

Андрей Веселов, кандидат экономических наук, аудитор

Бератор нового поколения
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА

То, что нужно каждому бухгалтеру. Полный объем всегда актуальных правил учета и налогообложения.

Как именно предприятие должно определять расход топлива и смазочных материалов на транспортное средство, указано в распоряжении Минтранса АМ-23-р («О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»). Этот документ утвержден Правительством РФ постановлением № 395 от 30.07.2004 года. Согласно этим нормативным документам, сотрудник получает возмещение, если:

Была оформлена первичная документация по учету расходов ГСМ;
Составлена ведомость потребления топлива (горюче-смазочных материалов другого вида) в бухгалтерии.

Порядок списания расходов на ГСМ определяется на каждом предприятии в индивидуальном порядке. Большинство компаний практикуют возмещение своим сотрудникам расходов на топливо и сопутствующие материалы по схеме, получившей название «Учет по лимитам». Это значит, что в месячном бюджете компании закладывается определенная сумма компенсационных выплат. Если водитель превысил этот лимит и потратил больше денег, сверхрасходы ему не будут возмещены. Это условие обязательно прописывается в трудовом договоре, подписанном сторонами. Кроме того, они могут быть указаныв других официальных бумагах.

Предприятию не обязательно устанавливать финансовый лимит. Существует много способов контролировать расход ГСМ на служебные нужды. Например, большинство работодателей предпочитают выдавать сотрудникам топливные талоны, которые дают право бесплатно заправлять автомобиль на конкретной автозаправочной станции.

Система «учета по лимитам» прекрасно зарекомендовала себя на предприятиях, сотрудники которых каждый день (периодически) передвигаются по одному и тому же маршруту, расходуя приблизительно одинаковое количество топлива за рейс. В противном случае, чтобы компенсировать превышение лимита, необходимо специальное распоряжение руководства о выделении дополнительных средств на покрывание расходов. Оно оформляется на основе справки, подтверждающей сверхлимитную стоимость ГСМ.

Как оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях

ТК РФ предполагает следующие нормативы компенсации:

– проведение текущего ремонта;

– расходы на приобретение топлива и ГСМ;

– платы за парковку в течение рабочей смены и мойку автомобиля.

Остается вопрос: нужно ли удерживать налог с такой выплаты?

Компенсация, выплаченная сотруднику за использование его личного автомобиля, не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Но все это работает только при наличии целого пакета документов. Это подтверждается письмами Минфина России от 12.09.18 № 03-04-06/65168 и № 03-04-06/65170.

Компенсация освобождается от НДФЛ в размере, определенном соглашением между этими лицами. Для этого нужны такие документы:

– копии документов, подтверждающих право собственности работника на автомобиль;

– расчеты компенсаций;

– документы, подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах работодателя;

– документы, подтверждающие осуществление расходов на использование автомобиля в интересах работодателя.

Объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц, в частности, в рамках трудовых отношений. При этом в ст. не облагаются взносами все виды определенных законодательством компенсационных выплат, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Об этом говорят статьи 420 и 422 НК РФ. Следовательно, оплата организацией расходов работников, связанных с использованием личного автомобиля в служебных целях, страховыми взносами не облагается. Список необходимых документов таков:

– копии документов, подтверждающих право собственности работника на автомобиль;

– копии документов, подтверждающих расходы, понесенные работником при использовании автомобиля в служебных целях.

При правильном оформлении компенсация за использование личного имущества принимается в расходах по налогу на прибыль и не облагается зарплатными налогами: НДФЛ, страховыми взносами. Работодатель обязан указать факт назначения компенсации, порядок расчетов и сроки выплат в трудовом договоре или допсоглашении к нему.

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Учет компенсации за использование личного имущества при УСН 390.3 КБ

Компенсация использования личного транспорта в служебных целях

Размер компенсации и возмещения расходов за использование личного транспорта в служебных целях не определен на законодательном уровне.

В такой ситуации работодатель-«упрощенец» вправе самостоятельно разработать локальные нормативные акты, в которых будут предусмотрены условия и размеры данной выплаты. Положения о выплате соответствующих компенсаций и возмещении расходов сотрудникам могут быть включены и в коллективный договор. Так или иначе, главным документом, регламентирующим выплату компенсации, будет дополнительное соглашение к трудовому договору.

Основанием для выплаты компенсации работнику, использующему личный автомобиль в служебных целях, является приказ руководителя, где отражены размеры такой компенсации и порядок (сроки) ее выплаты. А трудовой договор или дополнительное соглашение к нему, в котором должен быть определен конкретный перечень компенсируемых сотруднику расходов, являются основанием для издания такого приказа.

Кроме этого, стороны могут заключить соглашение о том, что работнику помимо компенсации за использование личного автомобиля работодатель, к примеру, будет возмещать следующие расходы, возникшие при эксплуатации авто:

– на приобретение горюче-смазочных материалов (согласно нормам расхода топлива на основании представленных в определенный срок после окончания расчетного месяца путевых листов);

– на техническое обслуживание и текущий ремонт (с учетом фактического времени эксплуатации автомобиля и пробега для служебных целей).

Безусловно, расходы, понесенные сотрудником в связи с эксплуатацией автомобиля, необходимо документально подтвердить. Например, авансовыми отчетами с приложением кассовых чеков, квитанций на приобретение топлива, расходных и комплектующих материалов, актами выполненных работ (с расшифровкой их конкретных видов) по техобслуживанию, ремонту и пр. На значимость таких документов указано в письмах Минфина России от 12.09.2018 № 03‑04‑06/65168, № 03‑04‑06/65170, ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@.

Со своей стороны, добавим, что вышеназванные документы нужны работодателю не только для правомерной выплаты компенсации, но и для целей налогообложения этих расходов, поскольку п. 1 ст. 252 НК РФ еще никто не отменил.

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ при определении объекта налогообложения при УСНО налогоплательщик вправе уменьшить полученные доходы на расходы, связанные с выплатой компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов.

Указанные расходы принимаются в порядке, предусмотренном ст. 264 НК РФ для исчисления налога на прибыль организаций. А значит, «упрощенцы», исчисляющие налог с разницы между доходами и расходами, затраты на выплату компенсаций за использование в служебных целях личных автомобилей должны нормировать в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (далее – Постановление № 92). На это, в частности, указано в Письме Минфина России от 15.01.2020 № 03‑11‑11/1198. Им следует учитывать и другие разъяснения официальных органов по данному вопросу, адресованные плательщикам налога на прибыль.

Таким образом, в случае использования легкового автомобиля работника «упрощенцы» могут признать в составе расходов только сумму, не превышающую норматив, который зависит от объема двигателя (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Согласно Постановлению № 92 нормативы для легковых автомобилей таковы:

– с объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно – 1 200 руб.;

– с объемом свыше 2 000 куб. см – 1 500 руб.

И, конечно, эти расходы принимаются при их соответствии критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть должны быть обоснованными и документально подтвержденными (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Для учета данных затрат в расходах при УСНО компенсация должна быть фактически выплачена работнику (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Хотя в ст. 188 ТК РФ четко поименовано два вида выплат – компенсация за использование и износ (амортизация) личного транспорта работника в служебных целях и сумма возмещения расходов, связанных с его эксплуатацией в рамках трудовой деятельности, а в Постановлении № 92 установлен норматив лишь для первой из них – компенсации, чиновники Минфина в Письме № 03‑11‑11/1198 настаивают, что в размерах указанной компенсации учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей, в том числе на их ремонт. Поэтому названные затраты, возмещаемые работодателем сотрудникам, не могут быть повторно включены в состав налогооблагаемых расходов^{^[2]}.

При том что в пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ говорится исключительно о возможности признать в расходах суммы компенсации за использование (износ) личного транспорта в служебных целях (причем в пределах норматива) и ничего не сказано о праве признать расходом суммы возмещений затрат, возникающих в связи с эксплуатацией такого транспорта, полагаем, учет последних в налоговой базе по УСНО влечет за собой налоговые риски.

Следовательно, если «упрощенец» не готов отстаивать свои интересы, ему лучше осуществлять налогообложение рассматриваемых компенсаций и возмещений в соответствии с разъяснениями чиновников.

Обратите внимание

В части возможности признания расходом компенсации за использование личного транспорта работника, которым он управляет на основании доверенности, Минфин дает противоречивые разъяснения. Так, в Письме от 03.05.2012 № 03‑03‑06/2/49 говорится, что из‑за отсутствия права собственности на автомобиль работодатель не вправе учесть компенсацию за его использование в составе расходов. Более лояльный подход изложен в Письме от 27.12.2010 № 03‑03‑06/1/812 – подобная компенсация в обозначенной ситуации может быть включена в налоговую базу, но в пределах норм, предусмотренных Постановлением № 92.

Полагаем, что данное обстоятельство налогоплательщики могут использовать в своих интересах. Если уж чиновники не знают, как правильно поступить в подобной ситуации, то что говорить об обычных налогоплательщиках? Ведь все сомнения, противоречия и неясности налогового законодательства должны толковаться в пользу налогоплательщика (п. 7 ст. 3 НК РФ).

^{^[1]} Добавим: аналогичное мнение на этот счет высказано Минфином в Письме от 05.12.2012 № 03‑03‑06/1/629.

^{^[2]} Аналогичные разъяснения по данному вопросу Минфином адресованы и плательщикам налога на прибыль (см. письма от 23.03.2018 № 03‑03‑06/1/18366, от 26.12.2018 № 03‑03‑06/1/94971, от 19.08.2016 № 03‑03‑06/1/48789).

В современных условиях существует большое количество профессий, связанных с разъездами по рабочим вопросам. Даже в такой профессии как бухгалтер, зачастую возникает надобность выезжать в различные инстанции.

Такие должности, как менеджер, торговый представитель, страховой агент и многие другие специальности требуют быстрого перемещения из точки А в точку Б. При этом сама компания – работодатель зачастую не имеет служебных машин. В связи с этим, для некоторых должностей при приеме на работу прописывается условие о наличии своего автомобиля.

Именно поэтому в организациях очень часто предусматривается компенсация расходов, которые понесет работник при использовании своей личной машины в случае, если она привлекается к выполнению рабочих обязанностей.

Кроме рядовых работников, использовать свой автомобиль в интересах компании может и директор. Для него предусмотрены такие же компенсации, как и для других сотрудников.

В состав расходов на автомобиль включается:

Топливо для заправки
Сумма амортизации
Затраты на ремонт и техобслуживание
Мойка машины в рабочее время и другие подобные расходы

Статья 188 ТК РФ предусматривает использование сотрудником личного автомобиля и закрепляет необходимость выплаты компенсации в этом случае.

Для того чтобы закрепить желание работника получать компенсацию, он должен написать своему работодателю заявление. К нему необходимо приложить ксерокопию свидетельства о регистрации на машину. Нужно предоставить работодателю оригинал свидетельства для его сличения с копией.

Компенсация положена только тем работникам, у которых есть необходимость в поездках по рабочим вопросам. Причем руководитель компании самостоятельно определяет круг тех, кто будет получать такую компенсацию.

Возможность компенсировать расходы должна быть отражена во внутренних документах организации.

Для того чтобы при использовании личного автомобиля работника обезопасить и организацию и сотрудника, нужно оформить отношения в письменном виде. Сделать это можно следующими способами:

Трудовой договор	Дополнительное соглашение к трудовому договору	Договор аренды
При заключении трудового договора необходимо прописать условие о выплате компенсации. Причем возмещение происходит только в том случае, если машина сотрудника используется по его доброй воле, с разрешения и в интересах работодателя, а сумма компенсационной выплаты прямо указана в трудовом договоре. Указание на то, что выплата компенсации должна быть закреплена в письменной форме содержится в апелляционном определении Пермского суда от 16.08.2017года по делу №33-8949/2017	Если трудовой договор уже заключен, а использование автомобиля в служебных целях началось позже, то составляется дополнительное соглашение, в котором прописывается за что конкретно, сколько и когда будет получать работник в виде компенсации	Компания и сотрудник могут заключать договор аренды машины без экипажа. Величина вознаграждения сотруднику в этом случае оговаривается заранее. По общему правилу организация берет на себя все расходы по использованию автомобиля. Единственное условие – все затраты должны быть обоснованы и подтверждены документами. Следует помнить, что согласно части 1 статьи 5 закона №125-ФЗ от 24.07.2008 года страховыми взносами сумма компенсации не облагается, а вот НДФЛ с этих сумм перечислить придется. Целесообразно установить величину аренды в зависимости от интенсивности работы. В случае, если работник уходит в отпуск или на больничный, договор аренды продолжает действовать

Подтверждение расходов в случае закрепления возможности компенсации в трудовом договоре или допсоглашении к нему, производится по предоставленным документам на расход. В случае аренды автомобиля один раз составляется договор и акт приема – передачи машины. Этот порядок закреплен в письме Минфина №03-03-06/4/118 от 13.10.2011 года.

Для начала нужно помнить, что компенсируют такие расходы только тем, кто активно использует в своей работе автомобиль. Это касается как командировок, так и разъездов в течение рабочей смены.

Для того чтобы получить компенсацию, необходимо написать работодателю заявление. К нему необходимо приложить все документы на машину. Придется составлять путевки (Минфин все – таки на этом настаивает) и собирать чеки на все понесенные расходы.

Окончательную сумму денежного возмещения за понесенные затраты определяет руководитель организации по согласованию с работником.

Для того чтобы использовать свою машину в работе и получать компенсацию, необходимо издать приказ.

Если автомобиль зарегистрирован не на работника, а на другое лицо, то его можно использовать по доверенности. На компенсацию это никак не повлияет.

Для начисления и выплаты компенсации мало получить заявление от работника. Руководитель компании должен издать соответствующий приказ. Такой документ составляется в произвольной форме с учетом всех обязательных реквизитов.

Неотъемлемой частью приказа является его номер и дата.

После этого записывается, на основании чего составлен приказ. Чаще всего здесь прописывается статья 188 ТК РФ и реквизиты трудового договора или дополнительного соглашения к нему.

Далее по пунктам, подробно нужно записать общую суму компенсации в месяц. Какая машина используется в работе и ее основные характеристики. По каким именно расходам начисляется компенсация. В какой день производится выплата и на каких условиях.

Внизу ставится подпись директора, сотрудника бухгалтерии и самого работника.

Вопрос 1

Подлежат ли компенсации расходы на автомобиль, если управление им осуществляется по доверенности?

Даже если сотрудник управляет автомобилем по доверенности, то расходы, понесенные при использовании машины в служебных целях, подлежат компенсации. Загвоздка в такой ситуации только в вопросе перечисления страховых взносов. Есть две позиции. Минтруд и ФСС считают, что величина компенсации должна облагаться страховыми взносами, а решение Верховного суда №309-КГ15-8423 и высшего арбитражного суда №ВАС-4/14 говорят об обратном. Какой вариант выбрать, решает сама организация.

Вопрос 2

Как определить размер компенсации за ГСМ?

Сделать это можно несколькими способами.

Можно прописать в трудовом договоре или соглашении к нему, что возмещение производится на сумму предоставленных чеков. При этом велика вероятность, что работник предоставит «лишние» чеки.

Вариант определения суммы компенсации за 1 километр пробега тоже достаточно удобен. Например, закрепить, что с каждого километра положена компенсация 6 рублей. Соответственно, если работник проедет 1000км, то получит за это 6000 рублей.

Еще один вариант – установить конкретную твердую сумму компенсации. Но это не очень удобно, поскольку ситуации бывают разные.

В любом случае каждый из вариантов обсуждается с работником.

Ошибка

Работник использует личный автомобиль для выполнения служебных заданий на основании договора аренды с организацией. Бухгалтер не рассчитывает и не перечисляет НДФЛ с суммы компенсации. Это является ошибкой, поскольку в данном случае сумма возмещения не облагается страховыми взносами, а НДФЛ начислить и заплатить необходимо.

Использование личных транспортных средств сотрудников в работе достаточно выгодный вариант для работодателя. Очень многие фирмы практикуют такую систему. Для работника этот вариант тоже достаточно удобен. Самое главное разобраться в нюансах начисления компенсации и корректно учесть все расходы.

Отражение в бухгалтерском учете компенсационных выплат за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок.

Отражение в бухгалтерском учете компенсационных выплат за использование личных мобильных телефонов работников для служебных переговоров. Работодателем оплачена только стоимость служебных переговоров работников и выплачена им компенсация.

Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только на основании договора аренды транспортного средства, но и выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.

Кому положена компенсация

Компенсацию за использование личного автомобиля выплатите тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Список таких сотрудников должен определить руководитель организации. А разъездной характер их работы должен быть зафиксирован в должностных инструкциях, трудовых договорах и т. п.

Помимо компенсации за использование личного имущества, статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

Как компенсировать удаленному сотруднику использование личного имущества

Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.

Ситуация: можно ли не предусматривать выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в трудовом договоре, указав размер компенсации, а также возможность возмещения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, в приказе руководителя?

Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда сотрудник находился в отпуске, командировке или болел, компенсацию не выплачивайте.

Чтобы обосновать начисление компенсации, потребуйте от сотрудника:

копию технического паспорта автомобиля (свидетельства о регистрации автомобиля);

копию доверенности (если сотрудник управляет автомобилем по доверенности).

Такие выводы следуют из писем Минфина России от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6 и от 29 декабря 2006 г. № 03-05-02-04/192, МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419.

Ситуация: нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы?

По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации (письмо Минфина России от 5 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/629). Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

При этом представители контролирующих ведомств считают, что путевые листы нужны для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:

Аналогичные выводы следуют, в частности, из писем Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39406, от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6, УФНС России по г. Москве от 4 марта 2011 г. № 16-15/020447. Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2006 г. № А66-7112/2005).

В бухучете начисление компенсации за использование личного автомобиля сотрудника и компенсации расходов, связанных с его эксплуатацией, отразите по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, делайте запись:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44. ) Кредит 73

– начислена компенсация за использование личного автомобиля сотрудника (возмещены расходы, связанные с эксплуатацией личного автомобиля сотрудника).

Пример отражения в бухучете компенсации за использование личного автомобиля сотрудника для служебных поездок

В июне приказом руководителя ООО «Альфа» менеджеру организации А.С. Кондратьеву была назначена компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок. Условия эксплуатации автомобиля оговорены в дополнительном соглашении к трудовому договору с Кондратьевым.

Объем двигателя автомобиля составляет 1500 куб. см. Сумма компенсации – 1200 руб. в месяц. Компенсация выплачивается начиная с 1 июля.

В июле 23 рабочих дня. С 9 по 13 июля включительно Кондратьев болел. Поэтому компенсация ему положена за 18 рабочих дней. Сумма компенсации составляет:
1200 руб. : 23 дн. × 18 дн. = 939 руб.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете проводку:

Дебет 26 Кредит 73
– 939 руб. – начислена компенсация Кондратьеву за использование личного автомобиля для служебных поездок.

Если работа вашего сотрудника связана с постоянными разъездами и он готов выполнять ее на своем личном автомобиле, то вы можете заключить с ним соглашение об использовании авто работника в служебных целях и выплачивать ему за это компенсацию (ст. 188 ТК РФ). Но нужно учитывать, что для легкового автотранспорта суммы таких компенсаций для целей их признания в «прибыльных» расходах сильно ограничены (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина от 14.08.2017 N 03-03-06/1/52036 ). Размер зависит от рабочего объема двигателя машины. Если он (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92):

не более 2000 куб. см включительно, то компенсация составит 1200 руб. в месяц;
более 2000 куб. см, то – 1500 руб. в месяц.

Так что с этой точки зрения работодателю, возможно, выгоднее заключить с работником договор аренды транспортного средства с экипажем.

Вместе с тем, даже заключив соглашение об использовании авто, вы, конечно, вправе платить работнику возмещение в большем размере и сумму, превышающую вышеуказанные лимиты, просто не включать в расходы для целей налогообложения прибыли. Причем сумму компенсации можно установить в твердой сумме либо ежемесячно рассчитывать по определенному алгоритму (к примеру, в зависимости от километража, пройденного машиной). В последнем случае по окончании каждого месяца нужно будет составлять бухгалтерскую справку-расчет компенсации автомобиля на основании маршрутных и платежных документов, которые в бухгалтерию должен будет передать работник.

Отметим, что компенсация за использование машины не облагается НДФЛ в пределах сумм, установленных соглашением между работником и работодателем. Кроме того, не подпадут под обложение НДФЛ и суммы возмещаемых расходов, связанных в эксплуатацией авто, подтвержденных документально (к примеру, за парковку транспорта в рабочее время).

Также с суммы компенсации, прописанной в соглашении, не придется начислять страховые взносы (Письмо Минфина от 23.10.2017 N 03-15-06/69146 ).

Компенсация ГСМ в 2020 году: кому, что и как компенсировать

Расходы на компенсацию за использование личного автомобиля в бухгалтерском учете принимаются в полном объеме и учитываются на счетах учета затрат на производство в зависимости от целей, на которые используется данный транспорт и признаются в том отчетном периоде, за который выплачивается компенсация (п.17, п.18 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. приказом Минфина РФ от 06.05.1999 г. №33н).

ОРГАНИЗАЦИЯ ВЕДЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

В силу действия пп. 2 «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона №212-ФЗ «О страховых взносах в ПФ РФ, ФСС РФ, ФФОМС» от 24.07.2009 г. не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в том числе с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Сумма компенсации, выплачиваемая работнику за использование личного транспорта в служебных целях, не подлежит обложению страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее сотрудником в соответствии со ст. 188 ТК РФ (Письма ФСС РФ от 17.11.2011 г. №14-03-11/08-13985, ПФ РФ от 29.09.2010 г. №30-21/10260, Минздравсоцразвития РФ от 12.03.2010 г. №550-19, от 26.05.2010 г. №1343-19). При этом использование личного имущества в служебных целях должно быть обусловлено должностными обязанностями сотрудника, характером его работы или подтверждено служебными заданиями.

КАЛЬКУЛЯТОР БУХГАЛТЕРСКИХ УСЛУГ

Реквизиты судебного решения	Вердикт суда
Постановление ФАСУральского округа от 29.05.2014 г. №Ф09-2371/14	Компенсация, выплачиваемая работнику за использование личного автомобиля в служебных целях, не подлежит обложению страховыми взносами в пределах размера, установленного соглашением между организацией и работником.
Решение арбитражного суда Кемеровской области от 26.05.2014 г. №А27-4556/2014	В состав базы для начисления страховых взносов обоснованно не была включена выплачиваемая работникам компенсация за использование личного транспорта в служебных целях, установленная дополнительными соглашениями к трудовым договорам.

Как уже было отмечено, сумма компенсации, учитываемая в целях исчисления налога на прибыль, нормируется. Поскольку нормируемая величина, как правило, не покрывает реально понесенных расходов работника, то возникает вопрос: можно ли учесть расходы, связанные с заправкой автомобиля ГСМ, текущим ремонтом сверх величины компенсации?

В Определении ВАС РФ от 29.01.2009 г. №ВАС-495/09 судьями сделан вывод, что компенсация расходов возмещает затраты по эксплуатации легкового автомобиля: сумму износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт. Таким образом, в размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат. Такой позиции придерживается Минфин РФ (Письмо от 23.09.2013 г. №03-03-06/1/39239) и УФНС РФ по г. Москве (Письмо от 22.02.2007 г. №20-12/016776).

БУХГАЛТЕРСКИЕ УСЛУГИ

Реквизиты судебного решения	Вердикт суда
Постановление ФАС Поволжского округа от 30.05.2012 г. №А12-15477/2011	Общество имело право заявлять расходы сумм компенсаций за использованный личный автотранспорт, обязательного условия ведения путевых листов не предусмотрено.
Постановление ФАС Московского округа от 19.12.2011 г. №А40-152815/10-116-694	Доводы налогового органа о необходимости ведения учета служебных поездок и оформления путевых листов обоснованно отклонены судами, поскольку оформление путевых листов при использовании личных автомобилей действующим законодательством не предусмотрено.
Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 19.01.2009 г. № Ф04-8171/2008(18850-А70-40)	Является нормативно необоснованным довод Инспекции о необходимости в рассматриваемом случае наличия именно путевых листов.

В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам относятся расходы на компенсацию работникам за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ.

Исходя из вышеизложенного, личным имуществом работника, используемым работником в интересах и с ведома работодателя, является имущество, принадлежащее работнику на любом законном основании. Переданный по доверенности автомобиль не может восприниматься третьими лицами иначе как находящийся во владении и пользовании конкретного лица, которому выдана доверенность.

Но, судя по последним разъяснениям (более ранние разъяснения Минфина РФ безболезненно позволяли учитывать суммы компенсации по пп.11 п.1 ст.264 НК РФ) специалистов финансового ведомства, сумма компенсации за использование личного автомобиля, управляемого по доверенности, не может признаваться в целях исчисления налога на прибыль:

Реквизиты писем контролирующих органов	Суть разъяснений
Письмо Минфина РФ от 27.12.2010 г. №03-03-06/1/812, УФНС РФ по г. Москве от 13.01.2012 г. №20-15/001797@, от 22.02.2007 г. №20-12/016776 (разрешающие учитывать выплаты)	Если работник, использующий автомобиль в интересах организации, управляет данным автомобилем по доверенности, то расходы на вышеназванные компенсации также могут быть учтены организацией в составе расходов в соответствии с положениями пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Письмо Минфина РФ от 03.05.2012 г. №03-03-06/2/49 (не разрешающие учитывать выплаты)	Ввиду того, что ст. 188 ТК РФ предусматривает компенсацию за использование имущества, принадлежащего работнику, в целях гл. 25 НК РФ такое транспортное средство должно принадлежать работнику на праве собственности.

Однако, разрешая спор в судебном порядке, судьи отмечают, что «…переданный по доверенности автомобиль не может восприниматься третьими лицами иначе, как находящийся во владении и пользовании конкретного лица, которому выдана доверенность» (Постановления ФАС Уральского округа от 29.05.2013 г. №Ф09-4358/13, Поволжского округа от 09.10.2012 г. №А12-2881/2012).

КОНСУЛЬТАЦИЯ БУХГАЛТЕРА

Распоряжение руководителя о сумме выплаты издается в произвольной форме, разработанной организацией. Приказ издается ежегодно с указанием периода возмещения расходов. В документе указывают:

Личные данные работника – ФИО, должность, табельный номер.
Сведения о ТС – тип, марка, государственный номер, год выпуска техники.
Размер выплаты за применение собственного ТС. Одновременно необходимо указать условие, пересчитывается ли сумма в связи с простоем ТС в связи с поломкой, отсутствием работника по уважительной причине.
Периодичность и дата проведения денежных расчетов. Выдача из кассы или перечисление средств на счет лица производится в конкретную дату либо после сдачи документов о расходах. Традиционно расчет производится одновременно с выплатой сотрудникам заработной платы или аванса.
Дополнительные условия соглашения. При оплате предприятием за ГСМ потребуется указать, из расчета каких норм будет произведена выплата. В основе норм покрываемых затрат предусмотрен один из вариантов – из определения фактических расходов на 100 км зафиксированного проверкой пробега, норм Минтранса или по данным технической документации о потреблении топлива. В приказе можно предусмотреть увеличение нормы расходования в зимнее время.

Приказ руководителя должен быть доведен до сотрудника. Об ознакомлении с приказом и согласии с размером компенсации лицо ставит подпись в документе. Если распоряжение издается о покрытии трат нескольких сотрудников, текст документа доводится до каждого лица.

Ошибка № 1. Величина возмещения расходов за использование сотрудником собственного ТС устанавливается на месячный период. При фактическом отсутствии лица в связи с отпуском или болезнью транспорт не эксплуатируется, затраты не возмещаются, если иное не установлено договором. В том случае, когда работнику сумма затрат по условиям договора не пересчитывается, выплата производится полностью.