Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Виды входящих документов в организации». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Учитывая объем обрабатываемой корреспонденции, руководство лично определяет приемлемый для предприятия вид журнала: бумажного варианта, аналогичный электронный ручной или регистрация при помощи СЭД.
Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» в данном случае подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.
Номенклатура – это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер – код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.
Исполнительное делопроизводство: виды документов и инструкция
На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними, за который несет персональную ответственность руководитель предприятия (учреждения).
В организации должен существовать только один канал поступления входящих документов. Даже если прием документов построен по определенной схеме, то это сделано только для повышения скорости обработки документов.
Однако в настоящее время ГСДОУ не является нормативным документом и ее положения можно рассматривать не более чем как рекомендации.
Исходящие документы / Статьи / Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»
Общее количество выражается дробью, где числитель обозначает количество основных документов, знаменатель — количество экземпляров копий документов.
Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. Часто документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы.
Для средних и крупных предприятий характерно при регистрации входящих документов использование дополнительных индексов и буквенных обозначений. Система используемых при формировании номеров индексов также должна быть разработана и утверждена в инструкции по делопроизводству.
Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
И снова я,:-) Является ли инструкция по делопроизводству обязательным документом? И где это прописано? Заранее спасибо. P.S.
Дела могут быть выданы сотрудникам в пользование на временной основе. Период устанавливается руководителем исполнительной структуры. После указанного срока их следует вернуть в архив. Если запрос поступает от других госорганов, то их выдают с разрешения руководителя исполнительного госоргана или его заместителя, в чью компетенцию входит решение подобных вопросов. Когда лицо, ответственное за регистрацию входящих документов в организации, проведет предварительную их обработку, отсортирует те, что регистрировать не нужно и убедится, что все остальные письма и деловые бумаги соответствуют требованиям, можно начинать процедуру. В соответствии с ГОСТами, каждый реквизит имеет строго определенное место размещения на стандартном листе.
Прием и отправка подобных документов выполняется службой исполнительного делопроизводства. После получения данных документов служба проверяет электронную цифровую подпись на предмет подлинности.
Информацию об исполнении вносят в журнал (базу) учета входящих документов (Пример 4). Помимо номера и даты ответа можно указать способ передачи ответа (почтой, лично и т.п.). Не доверяйте своей памяти: если в процессе прохождения документа возникли осложнения (ошибочная засылка, нарушение срока предоставления ответа и т.п.), фиксируйте эти факты в журнале (базе) учета.
Входящей называется вся документация, поступающая в адрес компании, как обычной почтой, так и электронной.
Преимущество бумажного журнала в надежности сохранности данных, его использование оправдано при регистрации бумаг, которые в силу особой важности имеют долгий срок хранения. Недостаток данной формы учета в неудобном и длительном поиске нужного документа.
Входящей называется вся документация, поступающая в адрес компании, как обычной почтой, так и электронной.
В качестве бумажного журнала используют изготовленную в типографии книгу (формат А4) со страницами в форме таблицы и возможностью вписывать нужные графы.
Движение документов в каждом потоке должно быть прямоточным, т. е. исключать возвратные, зигзагообразные и другие маршруты. Различные операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения.
Отметка об исполнении документа
Основное назначение канцелярии заключается в прохождении по предприятию входных документов. Канцелярия отвечает за сроки исполнения входных и выходных документов — проверяет, кто и когда задержал выполнение документа. При этом существует два основных маршрута прохождения документа: непосредственно исполнителю и на принятие решения в центральный аппарат.
Организация работы с документами — это обеспечение рациональных условий для работы с документами с момента получения (создания) документа до сдачи его в архив.
Есть понятие Документ. Это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее зафиксировать (ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).
Организационно-распорядительные документы – это разновидность организационных документов, но дополнительно имеющих указание, что, кому и к какому сроку необходимо сделать.
Прием и первичная обработка документов осуществляются службой делопроизводства (канцелярией) – в организациях, где поступает большое кол-во документов; секретарем – в небольших организациях; экспедицией (создаются специальные подразделения, осуществляющие прием документов) – в крупных организациях.
Руководитель организации или структурного подразделения, рассматривая полученный документ, должны дать четкие и конкретные указания по его исполнению. Впервые столкнувшись с делопроизводством, бывает непросто определить, на что в первую очередь обратить внимание и как разобраться в потоке дел и документов. С чего начать и как построить систему документооборота, которая будет отвечать всем требованиям организации? Рассмотрим основные моменты.
В архив дела передаются по описи и по личному составу. А вот дела временного хранения до десяти лет, не передаются в архив, но уничтожаются. Опись составляется на основе номенклатуры дел.
Учет осуществляется в системе электронного документооборота, в котором единицей считается электронный документ. Исполненные документы систематизируются в дела, согласно номенклатуре. При ее составлении указывается, что дело ведется в электронном формате.
Рациональная организация документооборота – гарантия эффективного участия компании во внешней экономической жизни и своевременного поступления управляющих сигналов и обмена информацией внутри предприятия. Во внешней коммуникации компании особую роль играют исходящие документы – ответы на запросы или инициативные.
Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в компании, регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников.
Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.
Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Этапы процесса работы с входящей корреспонденцией
Обычно, контроль исполнения исходящих писем в компании не ведется, но в некоторых случаях бывают исключения.
Документы в электронном виде, поступившие в организацию, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. Поступившие в организацию телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются и передаются руководству.
Порядок регистрации входящих и исходящих документов
Внимание Для чего нужен? Наличие правильно заполненного журнала предоставляет предприятию ряд преимуществ:
- облегчает работу ходе обработки, учета и систематизации;
- сокращает сроки исполнения поручений руководства;
- помогает контролировать работу подчиненных;
- повышает продуктивность работы.
Мой опыт работы в энергоснабжающей компании подсказывает, что подключается многоквартирный ДОМ, а не каждая квартира по отдельности, т.е должно быть одно заявление от обслуживающей этот дом организации.
Процедура согласования проекта документа с руководителем. Руководитель, ознакомившись с проектом, может сразу удостоверить его своей подписью, а может внести замечания, поправки (на листе согласования, который прилагается к проекту документа) и передать его на доработку.
В результате первичной обработки конверты с документами вскрываются (за иключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.
Документопоток между компаниями-партнерами, в основном, состоит из разного рода писем и запросов, телефонограмм и телеграмм, счетов-фактур, договоров и документации по их выполнению, электронных писем и факсов.