Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Депонирование заработной платы 2022 срок». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
По законодательству, работодатель сам может выбирать способ выплаты заработанного сотрудниками вознаграждения:
- безналичный расчет, не требующий личного присутствия сотрудников,
- кассовую выплату наличных средств по ведомости.
В последнем случае предполагается, что это происходит по месту работы, и нерабочие часы персонала не будут тратиться на перемещения для того, чтобы получить заслуженные финансы.
Если трудящийся не успел подойти к кассиру, собственноручно поставить подпись в ведомости и забрать свои деньги в положенное время, при этом никому не поручал совершить это вместо себя, не выданная з/п должна быть депонирована.
Депонирование – это бухгалтерское отражение в первичной учетной документации зарплатных сумм как не выданных на руки наемному работнику.
Депонирование заработной платы
Если финансы для з/п получают из банка, НДФЛ с них перечисляется сразу по получении, той же датой (абз. 1 п. 6 ст. 226 НК РФ), еще до того, как открывается зарплатная ведомость для выплаты денег персоналу.
Выручка в наличной форме для выплаты заработанных денег позволяет удержать НДФЛ тогда, когда деньги отдаются рабочим (п. 4 ст. 226 НК РФ), а совершить налоговый платеж можно на следующий за зарплатой день.
Взносы в различные фонды социального страхования нужно производить независимо от дней выдачи зарплаты: для этого предусмотрен обязательный срок, не превышающий середины следующего за зарплатным месячного периода (ч. 5 ст. 15 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Депонирование зарплаты никоим образом не влияет на эти сроки.
Сотрудник, просрочивший время получения своей зарплаты, должен обратиться к кассиру или в секретариат (письменной или устной должна быть форма обращения, решается на предприятии). Зарегистрированная заявка передается главбуху, который учтет эти средства как дополнительные кассовые поступления.
Не полученные по каким-либо причинам средства, вернувшиеся на счет фирмы, заработавший их человек может потребовать в течение довольно продолжительного, но не бесконечного времени.
Возвращенные в банк финансы, которые представляли в свое время заработную плату, превратятся просто в прибыль организации и уже не могут быть выплачены по требованию работника после истечения трехгодичного срока (ст. 196 ГК РФ).
Если такое произошло, то эти средства будут проходить по статье доходов, именно так учитываясь в бухгалтерии и налогообложении.
Бухгалтеру предлагается отражать это так: дебет 76, кредит 91-1, субсчет «Расчеты по депонированным суммам» – «Депонированная заработная плата списана по истечении срока востребования».
У сотрудника есть три года, чтобы получить свою депонированную зарплату. Отсчет начинается со следующего дня после той даты, когда предприятие должно было выдать з/п. Если работник или его представитель не обратились за депонированной з/п в течение трех лет, нужно совершить следующие действия.
В бухучете спишите сумму на прочие доходы. Для расчета налога внесите ее в состав внереализационных доходов. Подготовьте акт инвентаризации, бухгалтерскую справку и приказ руководителя организации о списании кредиторской задолженности.
Никогда ничего не упустишь в начислении зарплаты
Согласно ТК РФ работник должен явиться за зарплатой в течение пяти дней с момента начисления. Если по какой-то причине он этого не сделал, компания возвращает деньги в банк.
Раньше депонирование вменялась фирмам в обязанность. Однако 11 марта 2014 года вышло Указание Банка России № 3210-У, по которому компании теперь не обязаны сдавать депонированные начисления в банк. Однако оставшиеся деньги по прошествии 5 дней включаются в общий лимит кассы (зарплата сотрудников в этот лимит не входит).
У каждого предприятия должен быть определённый кассовый лимит, выше которого в кассе денег быть не должно. Исключения составляют только предприятия малого бизнеса. Согласно пункту 2 Указания № 3210-У и пунктам. 1, 4 письма ФНС от 09.07.2014 № ЕД-4-2/13338 предприятия малого бизнеса могут не устанавливать кассовый лимит.
Таким образом, если ваша компания – предприятие малого бизнеса, и один из ваших сотрудников не явился за зарплатой, эти деньги спокойно могут лежать в кассе до прихода их владельца, и депонирование вам совершенно не нужно.
Если же ваша фирма не имеет отношения к малому бизнесу, прежде чем депонировать невостребованные деньги, проверьте ваш кассовый лимит и количество средств в кассе. Если размер кассы вместе с невыданной зарплатой лимит не превышают, смысла депонировать деньги нет никакого. Но если лимит будет превышен, сдачи депонированной зарплаты в банк вам не избежать.
До 2014 года закон требовал составлять множество документов: реестр депонированных сумм, книга учёта депонированных сумм и т.п. С 2014 года все эти документы составлять необязательно. Но чтобы в бухгалтерии не произошло путаницы, учитывать все суммы с помощью них достаточно удобно. Бухгалтерия будет точно знать, сколько денег не было выдано, когда они были переведены и т.п.
В первую очередь заполняем реестр депонированных сумм. Этот документ ведётся в свободной форме. Как правило в нём указывается:
- Название организации;
- Дата оформления реестра;
- Период возникновения депонированной зарплаты (т.е. за какой период сотрудник не забрал зарплату);
- Номер платёжной ведомости;
- Фамилия, имя, отчество сотрудника, не пришедшего за деньгами;
- Размер депонированной зарплаты;
- Итоговая сумма всех депонированных выплат;
- Подпись кассира.
Далее данные вносятся в книгу учёта депонированных сумм. Такая книга тоже составляется в произвольной форме, заводится на год. В ней отдельная строка заводится на каждого депонента (человека, не пришедшего за зарплатой). Указывается Фамилия, имя, отчество работника, его табельный номер, депонированная сумма и период, за который эта сумма должна была быть выплачена.
Что делать, если сотрудник по прошествии какого-то времени всё-таки явился в бухгалтерию за деньгами? В этом случае компания должна выдать деньги не дожидаясь дня следующей зарплаты. Операция проводится по проводке Дт 50 Кт 51.
Однако в некоторых случаях, если речь идёт о крупном предприятии, чтобы не загружать бухгалтерию работой, в уставе компании, в коллективном или трудовом договоре может быть указано, что депонированная зарплата выплачивается:
- В специальный, отведённый для этого день;
- В ближайший день выдачи зарплаты или аванса;
- В начале или в конце календарного месяца.
Депонент должен написать заявление на выдачу ему депонированных средств. На основании этого заявления бухгалтерия отправляет запрос в банк и выводит средства.
Так как ведомость по выплатам зарплат к этому моменту должна быть уже закрыта, для выдачи депонированной зарплаты заполняется специальный документ – расходный кассовый ордер. В нём указывается:
- Паспортные данные сотрудника;
- Сумма депонированной зарплаты;
- Период, за который она должна была быть выплачена;
- Подпись работника, её расшифровка и дата.
Депонированная зарплата должна храниться нетронутой на счету предприятия в течение 3 лет. Если за это время деньги так никто и не потребовал, в бухгалтерском учёте они включаются в состав прочих доходов, а в налоговом учёте – в статью внереализационных доходов.
Делается это по следующему алгоритму:
- Со всеми сотрудниками проводится инвентаризация расчётов по оплате труда;
- В результате составляется акт инвентаризации;
- Составляется соответствующая бухгалтерская справка;
- Издаётся приказ руководителя организации.
Все эти действия должны производиться в последний день отчётного периода, в котором истекает срок исковой давности.
Исходя из положений Указания ЦБ РФ от 5 октября 2020 г. № 5587-У, из порядка ведения кассовых операций исключено требование об отражении в расчетно-платежной ведомости суммы депонированной заработной платы, не полученной до последнего дня установленного срока. Отменен третий абзац подпункта 6.5 старых правил.
Но в абзаце первом осталось требование об обязательной сдаче денежных средств из кассы в банк течение 5 дней.
Что из этого следует?
Во-первых, не выданную в срок сумму зарплаты не нужно сдавать в банк. Ее можно использовать для выдачи заработной платы другим работникам, либо оставить в кассе, если установлен лимит остатка наличных и он не превышен.
Во-вторых, при превышении установленного лимита деньги подлежат сдаче на расчетный счет в банк в обычном порядке.
В настоящее время все большее число учреждений прекращает применять способ наличного расчета и переходит на выплату сотрудникам заработанных ими финансовых средств на карты банков. Выдача денег в форме наличности используется все реже, поэтому и термин «депонирование зарплаты» выходит из широкого употребления. Однако учреждения, использующие для выплат наличные средства, с рассматриваемой ситуацией могут столкнуться.
Для понимания сути определения «депонированная зарплата» (ДПЗ) разберемся в терминах, из которых оно состоит.
- Депонирование — процедура хранения.
- Зарплата — сумма средств в денежной форме, выплачиваемая работнику за выполненный им установленный объем работы.
При выплате денег наличными учреждению необходимо выделить запирающийся сейф для их хранения. Единственный ключ должен быть у кассира, второй экземпляр — у руководителя учреждения.
Кассир вправе выдать зарплату лишь в присутствии работника, которому она причитается. Посторонние лица присутствовать не могут. Сотрудник, получивший вознаграждение за труд, расписывается в подтверждение этого факта.
Иногда у работника объективно отсутствует возможность присутствовать на рабочем месте из-за болезни, командировки и т. д. и получить причитающиеся деньги. В таком случае кассир в ведомости расчетов напротив фамилии человека пишет слово «депонировано» и оформляет расходный кассовый ордер.
Важно понимать, что финансы депонируются в том случае, когда работник не смог их получить по причинам, связанным с ним. Если причина невыдачи — в действиях работодателя, это является нарушением трудового законодательства и влечет для нанимателя ответственность.
В целом речь о ДПЗ может вестись лишь в случае, когда заработная плата выдается в наличной форме. Налоговые вычеты и другие взносы к процедуре не имеют отношения, так как они осуществляются в момент начисления, а не получения средств.
Наниматель должен выдать сотруднику, не сумевшему вовремя получить зарплату, по обращению последнего. Такое обращение может быть как письменным, так и устным. В первом случае оформлять бумагу надо на имя руководителя.
В случае когда позволяют лимиты, т. е. наибольшая разрешенная к хранению сумма средств, денежные средства остаются в кассе учреждения. При превышении — возвращаются в кредитную организацию. Размер лимита руководитель организации определяет самостоятельно с учетом рекомендаций Центробанка.
При хранении финансовых средств на предприятии они возвращаются сотруднику по первому требованию. А вот при превышении лимитов средства могут быть получены при выдаче ближайших плановых выплат. Однако при настоятельном требовании работника учреждение направляет в банк запрос о переводе необходимой суммы.
Получив средства, кассир должен оформить РКО на имя работника. Бухгалтер же ведет книгу депонентов, где отражены номера ордеров и даты. Расходный ордер подписывают директор и главный бухгалтер. В дальнейшем документ остается на хранении в учреждении.
Наниматель должен выдать ДПЗ в полном объеме. При удержании части сотрудник вправе обратиться в трудинспекцию по поводу нарушения трудовых прав, а по истечении 3 месяцев — с иском в суд.
Возникновение ДПЗ следует отражать в реестре депонентов. Утвержденный шаблон отсутствует, поэтому возможна свободная форма. В ней можно учесть такие реквизиты, как:
- Наименование реквизита.
- Наименование учреждения.
- Число, месяц, год образования ДПЗ.
- Номер расчетной ведомости.
- Ф.И.О., номер по табелю работника, не получившего зарплату.
- Сумма средств, которые не получены.
- Итого по реестру полученных сумм.
- Подпись кассира с расшифровкой.
- Необходимая допинформация.
Деньги, поступившие из кредитной организации, подлежат хранению в кассе не больше 3 дней. По истечении срока финансовые средства депонируются и возвращаются в банк.
В РФ срок давности по суммам, которые депонированы, не определен, однако по общему правилу он составляет 3 года. По окончании срока ДПЗ будет отнесена к невостребованным суммам и перейдет в доход предприятия с отражением по статье «Прибыль, не связанная с основной деятельностью».
Книга учета ДПЗ хранится 5 лет. Отсчет начинается с 01.01 года, следующего за годом возникновения долга.
Учет ДПЗ осуществляется на счете 76.4.
При депонировании оплаты за работу используют такие бухгалтерские проводки:
- Дт 70 Кт 76.4 (депонирование денежных сумм);
- Дт 51 Кт 50 (возврат депсредств в банк);
- Дт 50; Кт 51 (отправка банком депсуммы в кассу учреждения по требованию);
- Дт 76.4 Кт 50 (выдана).
По истечении 3 лет сумма депонирования станет невостребованной и должна быть учтена на 91 счете «Внереализационные расходы», отражена проводкой Дт 76.4 Кт 91.
Сотрудникам учреждения начислена зарплата в сумме 400 000 рублей 27 июля. 31 июля банк направил в кассу финансы на выплату в сумме 348 000 рублей, тогда же — сумму НДФЛ — 52 000 рублей.
Один сотрудник зарплату не получил в срок по причине отъезда в командировку. 10 августа зарплата в размере 23 000 рублей была получена. В конце июля провели инвентаризацию, по итогам обнаружена невыплаченная ДПЗ в сумме 20 000 рублей. Срок давности истекает 3 августа.
|
Тип операции |
Дебет |
Кредит |
Сумма, тыс. руб. |
|
27 июля |
|||
|
Начисление зарплаты |
20 |
70 |
400 |
|
Перечислен НДФЛ |
70 |
68.3 |
52 |
|
31 июля |
|||
|
Перечислен НДФЛ |
68.3 |
51 |
52 |
|
Получение средств на заработную плату |
50 |
51 |
348 |
|
3 августа |
|||
|
Выплата заработной платы за июль |
70 |
50 |
325 |
|
Депонирована невыплаченная сумма |
70 |
76.4 |
23 |
|
Депонированные средства вернули банку |
51 |
50 |
23 |
|
Списание невостребованной задолженности |
76.4 |
91.1 |
20 |
|
10 августа |
|||
|
Банк перечислил ДПЗ |
50 |
51 |
23 |
|
Работник получил ДПЗ |
76.4 |
50 |
23 |
Таким образом, при работе с ДПЗ нужно соблюдать определенный порядок действий во избежание сложностей.