Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Штатное расписание образец заполнения в 2022 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Штатное расписание подписывают начальник кадровой службы и главный бухгалтер только на последнем листе. В случае их отсутствия документ подписывает ответственный за его разработку. Все изменения утверждаются приказом по основной деятельности, который подписывает руководитель предприятия или уполномоченное лицо.
Реквизиты приказа об утверждении нового штатного расписания (дата, год и номер) проставляют в шапке формы Т-3. Печать на этот документ не ставят и хранят его в подразделении, которое отвечает за внесение в него изменений.
Штатное расписание. Унифицированная форма Т-3
С 1 января 2013 года коммерческие организации не обязаны оформлять кадровые документы по утвержденным формам, то есть могут использовать самостоятельно разработанные бланки документов.
Подробнее об этом см. в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».
Однако унифицированная форма Т-3 — это достаточно удобный и привычный способ оформления штатной расстановки. Кроме того, штатное расписание образца формы Т-3 содержит все необходимые сведения, поэтому большинство работодателей продолжают использовать именно эту форму документа.
Напомним, штатное расписание — бланк унифицированной формы Т-3 — и порядок его заполнения утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Для того чтобы пользователи нашего сайта знали, как составить штатное расписание, образец документа представлен как в чистом виде (в этом разделе), так и в заполненном состоянии (в последнем разделе).
Составление штатного расписания может быть возложено на любого работника организации, при этом оно в обязательном порядке утверждается приказом (распоряжением) руководителя или иного уполномоченного лица. Если же в штатное расписание нужно вности правки, оформляется приказ о внесении изменений в штатное расписание. Порядок издания документов об утверждении штатного расписания должен закрепляться в учредительных документах.
О нюансах составления таких приказов читайте в материале «Приказы по основной деятельности — это какие приказы?».
При составлении штатного расписания впервые ему присваивается номер 1, а в дальнейшем применяется сквозная нумерация. В штатном расписании указывается дата составления, а также дата, с которой штатное расписание вводится в действие. Эти две даты могут различаться. В форме Т-3 предусмотрено указание периода действия штатного расписания, реквизитов приказа о его утверждении и количества штатных единиц.
Поскольку форма эта лишь рекомендательная, многие работодатели задаются вопросом, насколько она обязательна. Ответ прост. Этот внутренний документ организации обычно просят предоставить трудовые и налоговые инспекции при проверках. Несмотря на то, что в ТК прямого указания на его обязательность нет, но есть упоминание в статьях 15, 57 и др. ТК РФ, и из этого ГИТ делает вывод об обязательности документа. Его отсутствие трактуется как нарушение законодательства о труде и охране труда. За такое нарушение должностное лицо штрафуют на 1000-5000 рублей, организацию — на сумму от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
Этот документ помогает обосновать увольнение сотрудников по сокращению штата при рассмотрении дела в суде. Без этого документа работодателю сложно доказать, что увольнение оправданно. Также невозможно доказать, что на момент увольнения в организации не было вакансий, которые необходимо было предложить сокращаемым работникам (работодатель обязан при сокращении предложить другие рабочие места по ст. 179 ТК РФ; для этого их указывают в штатке).
Вообще говоря, составление документации такого рода — функция и святая обязанность экономиста по труду из отдела организации и оплаты труда (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, постановление Минтруда России № 37 от 21.08.1998). Этому специалисту поможет в работе образец заполнения штатного расписания 2020: он наглядно показывает порядок ведения и заполнения документа.
Однако по факту теми специалистами, кто составляет штатное расписание в организации, ведет учет кадрового состава, являются бухгалтеры, кадровики и юристы, которым приходится разбираться в том, как рассчитать количество ставок. Поскольку штатное расписание представляет собой утвержденный высшим руководством нормативный документ организации, оформляющий структуру и численность работников с указанием размера зарплаты в зависимости от занимаемой должности, то официально отвечают за документ руководитель компании и главный бухгалтер, поскольку они его подписывают.
Немаловажен вопрос, когда утверждается штатное расписание на следующий год и есть ли ограничения? Эту форму составляют на любой срок, но обычно ее делают на год и всякий раз пересматривают в начале года. Чтобы эта процедура всякий раз проходила, как по маслу, стоит описать ее в инструкции по делопроизводству и указать:
- сроки и правила разработки и внесения изменений;
- форму приказа об утверждении штатки;
- ответственных за формирование и подписание лиц;
- состав правовых и локальных нормативных актов работодателя, на основании которых создается документ;
- работников, с которыми необходимо согласовывать проект документа и изменения в него.
Разберем пошагово, как составить штатное расписание на 2021 год. Реквизиты формы оформляем, как показано на примере.
Наименование организации должно полностью соответствовать тому, которое закреплено в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Если есть сокращенное наименование, оно в бланке указывается в скобках, следом за полным.
Для штатного расписания предусмотрена форма Т 3, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. В настоящее время применение унифицированных форм обязательно только для бюджетных организаций. Все остальные компании могут применять как унифицированные формы, так и бланки, разработанные самостоятельно (ст. 7, 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Правильность данных выводов про штатное расписание (форма Т 3) подтверждают чиновники Минфина (письмо Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012).
Действующее законодательство не ограничивает срока действия штатного расписания. По мере необходимости организация может вносить изменения в утвержденную «штатку». Несмотря на то, что пересматривать штатное расписание каждый год организация не обязана, делать это не возбраняется. Более того, многие работодатели взяли за правило – ежегодно переутверждать новое штатное расписание (скачать штатное расписание – форма Т 3 можно по прямой ссылке в конце статьи), а не вносить в него изменения. Стоит признать, что такой подход вполне оправдан. Ведь куда удобнее пользоваться новым и свежим документом 2018 года, чем «копаться» в массе изменений, внесенных в «штатку» в прошлом году.
\n\n
Корректировка необходима, если в организации появились новые должности, были упразднены или переименованы старые, либо изменились оклады, количество работников или структура предприятия. Порядок внесения таких поправок законодательно не регламентирован.
\n\n
Сделать это можно двумя способами. Первый — составить новое (измененное) штатное расписание взамен предыдущего. Новый документ утверждается приказом. Второй способ — исправить действующую «штатку». Для этого издается приказ о внесении изменений.
\n\n
Работодатель может совмещать оба способа. Например, при незначительных поправках (переименование, добавление, исключение одной из должностей, изменение количества штатных единиц или оклада по одной из них) можно издать приказ об изменениях. А при более глобальных коррективах — утвердить новое штатное расписание.
\n\n
Также практикуется метод «подведения итогов», который предполагает обобщение изменений, внесенных в течение года отдельными приказами. В этом случае с 1 января следующего года утверждается новое штатное расписание с учетом всех поправок.
\n\n
\n\n
В ООО «Лабиринт-2019» введено новое штатное расписание (приказ № 74ОК). В структуре организации предусмотрено 7 подразделений, включая АУП, бухгалтерию, отдел кадров, отдел продаж и хозчасть. Общая штатная численность сотрудников — 16,5 единиц. При этом уборщица (с окладом по полной ставке 12 тыс. руб.) оформлена на 0,5 ставки.
\n\n
С учетом этих данных заполним штатное расписание по форме № Т-3.
Корректировка необходима, если в организации появились новые должности, были упразднены или переименованы старые, либо изменились оклады, количество работников или структура предприятия. Порядок внесения таких поправок законодательно не регламентирован.
Сделать это можно двумя способами. Первый — составить новое (измененное) штатное расписание взамен предыдущего. Новый документ утверждается приказом. Второй способ — исправить действующую «штатку». Для этого издается приказ о внесении изменений.
Работодатель может совмещать оба способа. Например, при незначительных поправках (переименование, добавление, исключение одной из должностей, изменение количества штатных единиц или оклада по одной из них) можно издать приказ об изменениях. А при более глобальных коррективах — утвердить новое штатное расписание.
Также практикуется метод «подведения итогов», который предполагает обобщение изменений, внесенных в течение года отдельными приказами. В этом случае с 1 января следующего года утверждается новое штатное расписание с учетом всех поправок.
В ООО «Лабиринт-2019» введено новое штатное расписание (приказ № 74ОК). В структуре организации предусмотрено 7 подразделений, включая АУП, бухгалтерию, отдел кадров, отдел продаж и хозчасть. Общая штатная численность сотрудников — 16,5 единиц. При этом уборщица (с окладом по полной ставке 12 тыс. руб.) оформлена на 0,5 ставки.
С учетом этих данных заполним штатное расписание по форме № Т-3.
Штатное расписание для организаций заполняется по унифицированной форме №Т-3 в не зависимости производственное это предприятие, проектная организация или магазин:
Графа 1: «структурные подразделения». К таковым принадлежат отделения, филиалы и т.д.
Обычно этот раздел заполняется с подразделений, выполняющих единое управление, затем возможно идёт бухгалтерия, отдел связи с общественностью, финансовый отдел и т.д. потом производство и т.д.
Иногда название отделения способно повлиять на обеспечение сотруднику установленных льгот (к примеру, при возможности грязных отравлений при производстве) – тогда его необходимо взять из конкретных отраслевых групп.
Графа 2 «код подразделения» необходима для классификации подразделений в группу, с использованием которой возможно устанавливать их местоположение в структуре организации. В маленьких компаниях такой код не требуется.
Графа 3 «должность (профессия, специальность), ряд, вид (группа) квалификации сотрудника». Чтобы правильно назвать должность в штатном расписании необходимо использовать Классификационный справочник профессий.
Если в качестве какого-то вида трудов, должностей, или профессий есть какие-то лимитирования, либо учтены какие-то привилегии или компенсации, то их название обязано точно отвечать вышеуказанным классификаторам.
Название должности необходимо вписывать целиком, сокращения вроде дир. или зам. не допускаются.
Графа 4 «Кол-во штатных единиц». Указывается число единиц, предустановленных в компании по надлежащей должности.
Во время заполнения формы могут возникнуть проблемы касательно четвёртой графы, где необходимо указать число штатных единиц.
Бюджетные организации способны реализовывать собственную деятельность, прибегая к нескольким финансовым источникам, к примеру, государственное субсидирование и денежные средства от работы по контрактам.
Таким образом, плата за трудовую деятельность работников по отдельным специальностям может проводиться, фактически, из обоих финансовых источников, либо же только из одного. В практическом применении обширное использование приобрело формирование 2-ух, а в единичных вариантах и 3-х штатных расписаний.
Штатное расписание (скачать бланк по форме Т-3)
В ТК РФ имеются чёткие указания того, что работодатель (не имеет значения: индивидуальный это предприниматель, частная ли организация, или бюджетная), подписавший договор с работником, должен оформить штатное расписание. И конкретных предписаний на это для индивидуальных предпринимателей нет, в отличие от бюджетных учреждений и ООО.
Для этого применяется стандартная форма №Т-3 альбома унифицированных форм первичных учётных документов в трудовой сфере, одобренных Распоряжением Госкомстата Российской Федерации от Пятого Января 2004 года №1.
Необходимо иметь в виду, что подобные стандартные формы невозможно сократить (все без исключения конфигурации сохраняются в изначальном виде), однако их можно в некотором смысле редактировать, дополняя их.
В случае, если тот или иной пункт формы для вас или для вашей компании не представляет ценности, то какая-то конкретная графа или столбец в форме могут быть проигнорированы при заполнении.
Последовательность распределения и дальнейшего положения внутренних подразделений и должностей обусловливается решением руководства компании. В любое подразделение обязаны быть включены штатные должности согласно их статусу: от старшего к младшему.
Данные о количестве штатных единиц, включённые в расписание, обязаны отвечать показателям расчета численности по фонду заработной платы, предустановленной в итоговой смете, которую предварительно нужно рассчитать.
Названия локальных подразделений и должностей записываются в именительном падеже, после тщательных проверок списков должностей служащих и рабочих специальностей, прописанных в специальных справочно-информационных материалах.
Особый интерес при заполнении представляют наименования сотрудников, занимающихся серьёзной трудовой деятельностью, работающих на производствах с вредоносными, небезопасными для жизни и другими специфическими и тяжёлыми критериями условий для работы.
То есть речь идёт о льготной пенсионной группе, поэтому при заполнении этих должностей для них стоит подходить особенно тщательно.
Штатное расписание обязательно должно быть прошито, промаркировано, закреплено печатью компании и подписано высшим руководством. Его должен подписать главбух и главы внутренних подразделений организации.
В случае, если личный состав организаций слишком крупный и документ захватывает множество листов, то бухгалтер по собственному усмотрению имеет право подписать каждый отдельный листок либо расписаться лишь раз, на последнем листе документа.
Уже после всех этих процедур документ подписывается высшим руководством предприятия, либо лицом, имеющим соответствующие полномочия, и уже вступает в силу.
Если в компании отсутствует документ, который регламентирует организационную структуру субъекта предпринимательства, виновные несут ответственность в рамках административного законодательства.
Санкции статьи 5.27 предусматривают:
- Наложение штрафа на компанию в размере до 50 тыс. рублей;
- Наложение штрафа на должностное лицо или предпринимателя в размере до 5 тыс. рублей.
Кроме того, привлечь к ответственности могут и за другие нарушения. Например:
- Если компания не предоставляет ШР по запросу налоговой, ИФНС может взыскать штраф в 200 рублей согласно Налоговому кодексу.
- Если из-за отсутствия «штатки» нельзя подтвердить правильность начисления налогов, платежи могут быть доначислены с сопутствующими пенями и штрафами.
Сперва требуется вписать наименование учреждения, которое соответствует тому, что указано в свидетельстве о регистрации. Записывается название вне зависимости от того, каким образом оно указано, то есть латинские символы в бланк вносим таким же.
Затем следует указать код ОКПО, включая номер документа и дату его составления. После этого указывают срок действия данного расписания. Однако нужно отметить, что здесь указывают только ту дату, когда он был утверждён, поскольку дату окончания чаще всего не знают точно. Это связано с тем, что «штатник» имеет свойство изменяться в процессе трудовой деятельности учреждения.
Штатное расписание для предприятий в 2022 году
Ранее мы оговаривали тот факт, что в формуляр Т-3 разрешается вносить различные изменения. Такие правки вносятся даже в том случае, когда в учреждении происходит сокращения штата или числа подчинённых. Чтобы данные действия обрели определённую законность, руководство обязано оповестить таких подчинённых о том, что трудовые отношения с ними вскоре будут прекращены по этой причине сокращения. Данное уведомление должно поступить сотрудникам за 2 месяца до расторжения договора.
Помимо этого, предприятие должно подготовить специальное заявление, где будут отображены все ФИО подчинённых, попавшие в это отчисление. Если такая процедура происходит в связи с сокращением определённых должностей, тогда также требуется составить определённое распоряжение.
После этого необходимо спроектировать обновлённый штатный формуляр, который станет действительным сразу после прекращения трудовой деятельности с конкретными работниками.
Штатное расписание отражает структуру предприятия, поэтому здесь отмечают, какие в нём есть отделы и подразделения. Здесь же указывают должности (специальности, профессии), количество единиц, зарплату и общий фонд оплаты труда.
В этом документе нет личных персональных данных работников, которые занимают или занимали конкретные должности. По сути, штатное расписание – это просто перечень рабочих мест, которые работодатель может предоставить.
Когда именно составлять штатное расписание? Учитывая, что никаких норм по этому вопросу не установлено, можно ориентироваться на дату заключения первого договора с работником. Но и оформить его более ранней датой тоже не запрещено. Главное, чтобы к моменту заключения трудового договора соответствующая должность уже была вписана в штатное расписание.
Кроме того, надо издать внутренний приказ, которым утверждается штатное расписание. В приказе указывают реквизиты документа, общую численность работников и фонд оплаты труда в месяц.
С 2013 года коммерческие организации и индивидуальные предприниматели не обязаны применять первичные документы унифицированной формы (за исключением некоторых, например, кассовых). Поэтому каждый работодатель вправе разработать свой бланк штатки, при условии, что учётный документ содержит все необходимые реквизиты, перечисленные в статье 9 закона N 402-ФЗ от 06.12.2011.
Но на практике многие организации и ИП используют бланк унифицированной формы Т-3, утверждённой постановлением № 1 Госкомстата России от 05.01.2004. Свой выбор надо закрепить в учётной политике работодателя.
Далее мы покажем пример заполнения штатного расписания 2021 года, составленного по форме Т-3.
Унифицированная форма Т-3 представляет собой таблицу, в которой 10 колонок. Заполнять её надо в соответствии с требованиями постановления Госкомстата.
Штатное расписание 2021 года (скачать бланк Т-3 для заполнения)
Как правильно оформить штатное расписание на 2021 год, заполненное по новым правилам? Если говорить об унифицированной форме Т-3, то с момента публикации постановления Госкомстата ничего нового в порядок заполнения не вносилось.
В шапке документа указывают:
- название организации или имя ИП-работодателя;
- код по ОКПО;
- номер документа и дату его составления;
- период действия (обычно до одного года);
- реквизиты приказа, которым утверждено штатное расписание;
- общее количество штатных единиц.
В первых двух колонках указывают название структурного подразделения и его код. Никаких рекомендаций по классификации подразделений нет. Это могут быть отделы, администрации, сектора, филиалы и др. Код обычно отражает подчинённость подразделений. Например, дирекции или администрации, как правило, присваивают код 01.
В третьей колонке прописывают название должности, специальности, профессии. Ориентироваться при этом можно на следующие документы:
- общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94);
- общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08);
- квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих;
- единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
- профессиональные стандарты.
Далее по каждой должности указывают количество штатных единиц, которое может быть и неполным (0,25; 0,5; 0,75). Если в организации установлены тарифные ставки (оклады), то они прописываются в рублях за один месяц.
Обратите внимание: статья 22 ТК РФ устанавливает, что оплата за равный труд должна быть равной. Это значит, что оклад по одной и той же должности у разных работников не должен отличаться.
Не всегда в штатном расписании можно отразить заработную плату в фиксированной сумме. Например, оплата может быть сдельной, зависеть от процента в выручке или прибыли, от коэффициента трудового участия или распределения. В таком случае в столбце «Примечание» надо сделать отсылку на локальный акт об оплате труда. Если зарплата определяется таким образом (то есть не в рублевом исчислении в месяц), то колонка 9 не заполняется.
В столбцах 6-8 указывают дополнительные выплаты – надбавки, премии, доплаты. Конечно, при условии, что они предусмотрены на предприятии.
Изменения в штатное расписание вносят по необходимости. Например, для введения нового структурного подразделения или добавления штатных единиц. Изменения в расписание, которые вызваны сокращением штата или внесением в трудовые договоры новых условий, должны вводиться не ранее, чем через два месяца после соответствующего приказа.
Штатное расписание на 2021 год подписывается руководителем кадровой службы (или другим уполномоченным на это лицом) и главным бухгалтером.
Скачать форму штатного расписания (образец заполнения)
Утверждённое штатное расписание хранится на предприятии и может быть востребовано в любой момент проверяющими органами. Это может быть налоговая инспекция, внебюджетные фонды (ПФР, ФСС, ФМОС), трудовая инспекция, прокуратура.
Какие санкции грозят за отсутствие штатки? Во-первых, это статья 126 НК РФ – 200 рублей за непредставленный документ. Во-вторых, работодателю могут вменить нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. За это по статье 5.27 КоАП РФ с индивидуального предпринимателя взыщут до 5 000 рублей, а с организации – от 30 000 до 50 000 рублей. В-третьих, без штатного расписания трудно доказать, что увольнение по сокращению численности законно и у работодателя нет вакансий, которые он должен предложить сокращаемому работнику.
Что касается сотрудников, то знакомить их с штатным расписанием надо, только если это указано в коллективном договоре или другом локальном акте. Кроме того, доступ к этому документу надо обеспечить, если в трудовом договоре с работником не указан размер оклада, а сделана отсылка к штатному расписанию.
Вот какое мнение высказывает Роструд в письме от 15 мая 2014 г. № ПГ/4653-6-1: «Штатное расписание не является локальным нормативным актом, непосредственно связанным с трудовой деятельностью. Поэтому работодатель не обязан знакомить с ним работника при приёме на работу».
Но если сотрудник просит предоставить ему выписку из штатки, работодатель должен её предоставить. В документе отражают название и размер оклада только той должности, которую занимает работник.
Составляем штатное расписание на 2021 год: правила, образцы
Это документ, в котором подробно описана вся структура организации: подразделения, отделы и прикрепленные к ним должности.
Чаще всего расписание составляют еще до создания компании — это наглядный проект того, как будет организована работа, какие специалисты будут к ней привлечены и каковы будут их должностные обязанности.
В Трудовом кодексе нигде напрямую не сказано, что штатное расписание законодательно необходимо, однако в статье 15 оно упоминается как один из элементов понятия трудовых отношений: если работник трудоустроен на какую-либо должность, то должен существовать структурированный перечень всех должностей.
А в статье 57 ТК РФ говорится, что при заключении трудового договора обязательно нужно указывать функцию, которую будет исполнять специалист, «в соответствии со штатным расписанием».
Таким образом, штатное расписание обязательно.
- Плановые и внеплановые проверки. Во время визита в компанию инспекторы ГИТ обязательно потребуют все важнейшие нормативные акты. Могут проверить соответствие должностей в трудовых договорах сотрудников и в штатном расписании. Несовпадения будут квалифицированы как нарушения статьи 5.27 КоАП РФ и могут грозить юридическому лицу штрафом до 50 тысяч рублей. Штатку также обязательно запросят сотрудники ПФР, ФСС и налоговой инспекции.
- Сокращение численности или штата. Если работодателю однажды понадобится оптимизировать штат в связи со сложной ситуацией, он сможет сделать это законно только тогда, когда есть локальный акт, полностью описывающий структуру компании.
- Работа кадровой службы. Кадровые и HR-службы могут пользоваться документом, набирая новых сотрудников. Если в расписании есть какая-либо запланированная, но незанятая вакансия, то ее необходимо закрыть.
- Работа бухгалтерии. Так как в штатном расписании указаны должностные оклады, можно сразу увидеть, каков размер месячного фонда оплаты труда. Бухгалтер может также проконтролировать размеры окладов — не ниже ли они, чем МРОТ, и не различаются ли оклады на одинаковые должности.
- Стратегия и развитие. Руководитель может пользоваться штатным расписанием как стратегическим планом по расширению поля деятельности и масштабированию проектов.
Составить штатное расписание можно в любой момент работы компании. Для этого есть специально разработанная Росстатом форма № Т-3, однако с 2013 года она перестала быть строго обязательной — организации получили право разрабатывать бланки самостоятельно.
Однако рекомендуется скачать бланк штатного расписания и использовать его по крайней мере как основу, так как образец Росстата содержит все необходимые реквизиты.
Заполнить форму Т-3 может либо руководитель компании, либо сотрудник кадровой службы или бухгалтерии. Хранить и вести документ можно в электронном виде, однако рекомендуется иметь и бумажный вариант.
Когда штатное расписание спроектировано, нужно подсчитать количество штатных единиц (должностей) и суммарные оклады всех сотрудников — месячный зарплатный фонд.
Далее следует издать приказ об утверждении штатного расписания за подписью руководителя предприятия.
Т-3 — наиболее распространенная унифицированная форма штатки. Она рекомендованная, но не обязательная. Это значит, вы можете внести изменения и адаптировать ее под нужды своей компании. Далее рассмотрим заполнение на примере шаблона.
- Вписываем название организации, ее код по ОКПО (Общественный классификатор предприятий и организаций), номер документа и дату его составления.
- Указываем период действия штатного расписания (обычно 1 год), номер и реквизиты приказа.
- Правый нижний угол — количество должностей в документе («штатных единиц»).
Образец заполнения штатного расписания по форме № Т-3
Сюда записываются все должности в организации, начиная с руководителя, в строгом иерархическом порядке. Должности, относящиеся к одному структурному подразделению, должны быть указаны друг за другом.
- Наименование структурного подразделения — например, «администрация», «бухгалтерия», «отдел разработки», «отдел продаж», «технический отдел».
- Код подразделения: 01, 02, 03 и так далее. Все должности, находящиеся в ведении одного подразделения, должны быть пронумерованы одним кодом.
- Должность сотрудника. Здесь принципиально важна формулировка должности — она должна строго соответствовать Общероссийскому классификатору профессий и должностей. Если проигнорировать это требование, у сотрудника в дальнейшем возникнут проблемы с оформлением пенсии — «сгорит» стаж по профессии, оформленной безграмотно.
- Количество штатных единиц. Например, директор может быть один, а заместителей двое.
- Оклад сотрудника.
- Надбавка за ученую степень.
- Надбавка за усиленный режим работы.
- Надбавка за повышенную ответственность.
- Суммарный доход.
- Примечание — если есть надбавки, обязательно нужно их обосновать и сослаться на нормативный акт, их предусматривающий.
Как правило, штатное расписание выпускается на год и ежегодно продлевается. Однако внести в таблицу изменения можно в любой момент и по любой необходимости:
- сокращение численности работников или сокращение штата;
- набор новых сотрудников, создание новых вакансий;
- увеличение окладов, ввод надбавок;
- реорганизация предприятия, переименование, объединение или разъединение отделов и подразделений.
В этом случае необходимо издать приказ о происходящих изменениях и приказ об изменении штатного расписания.
В Трудовом Кодексе штатное расписание упоминается только в 57 статье как документ, из которого должна браться должность для трудового договора – в случае, если там указана именно должность, а не трудовая функция. В связи с этим возникают споры о том, является ли обязанностью работодателя иметь этот документ либо его можно составлять по желанию.
В настоящее время все эксперты сходятся в следующем:
- Если работодатель использует в работе наименования должностей, то штатное расписание он должен иметь в обязательном порядке;
- Если трудовая функция работника дает ему право на получение различных пенсионных льгот (досрочную пенсию), то она должна обозначаться определенной профессией или должностью, которая должна звучать точно так, как она обозначена в тарифно-квалификационном справочнике и, значит, штатное также необходимо;
- Если работодатель использует только обозначение трудовой функции, то такой документ, как штатное расписание, ему не обязательно иметь.
Выполнение последнего пункта на практике предоставляется довольно сложным, особенно если в организации трудится много людей.
Например, сотрудника, отвечающего за зарплату, проще называть бухгалтером, чем «работник, начисляющий заработную плату сотрудникам ООО «Ромашка». Вдобавок к этому в большей части документов, в том числе и обязательных, требуется именно должность, а не трудовая функция работника.
Таким образом, можно сделать вывод, что, хотя законодательство напрямую не указывает на обязанность иметь штатное расписание, это следует из требований кадрового делопроизводства.
Использование унифицированной формы Т-3 с 2013 года не является обязательным. Работодатель может утвердить свой бланк либо внести изменения в унифицированную форму.
Многие организации вносят изменения в колонки, которые предназначены для внесения данных о заработной плате, поскольку в настоящий момент все больше организации уходят от окладов и устанавливают для сотрудников оплату труда в виде определенного процента, бонусов и т.д.
Еще в кадровом делопроизводстве можно встретить такой документ, как штатная расстановка. Это документ, составленный на основании штатного расписания, только помимо должностей здесь еще указано и ФИО работника, который занимает ту или иную должность, либо указывается, что должность вакантна. Еще поясняется – как трудится работник: временно, постоянно, по совместительству и т.д.
Также в штатной расстановке отсутствует информация о заработной плате.
То есть штатная расстановка – это документ, который отражает данные о занятых и вакантных должностях и работниках, их занимающих на текущий момент.
Оригинал штатного расписания может храниться либо в отделе кадров, либо в бухгалтерии, в зависимости от корпоративной политики предприятия.
После того, как издается новая редакция штатного расписания, старое отправляется на хранение.
Согласно Перечню типовых управленческих документов штатное расписание необходимо хранить постоянно.
ТК РФ в части регламентирования обязательных условий устанавливает необходимость соответствия указанной в договоре профессии и соответствующей ей зарплаты данным штатного расписания хозяйствующего субъекта.
Отсюда можно сделать вывод, что штатное расписание обязательно должно быть в компании или предпринимателя, если у них существуют трудовые контракты.
Таким образом, если ИП работает самостоятельно без привлечения наемных сотрудников, штатное расписание он не должен составлять. Привлечение им исполнителей по гражданским договорам также не потребует оформление этого локального акта.
ООО и другие формы организации юридического лица, у которых есть хотя бы договор с директором фирмы, уже должны разрабатывать и использовать штатное расписание.
Создание штатного расписания в компаниях, в основном, возлагается на специалистов кадровой фирмы, которые проводят ряд мероприятий по определению трудозатрат по каждой указанной в этом акте профессии. На основе полученных изысканий определяют требуемое количество работников, чтобы предприятие могло осуществлять свою деятельность.
Если численность работников на предприятии незначительна, данная обязанность может быть возложена на бухгалтера, экономиста, юриста или самого руководителя.
Законодательство не требует соблюдения каких-либо особых правил в отношении штатного расписания, за исключением того, что должность или профессия, указанная в нем, должна соответствовать должностям и профессиям, которые работодатель записывает в трудовых соглашениях, оформляемым с каждым работником.
Однако практика выработала ряд рекомендаций, которые желательно все же соблюдать:
- Рекомендуется придерживаться формы штатного расписания, которая установлена Росстатом (форма Т-3).
- Утверждать локальный акт следует приказом руководителя.
- Допускается составление штатного расписания на нескольких листах, при этом прошнуровывать и скреплять их подписью и печатью необязательно. Можно просто скрепить листы скрепкой.
- В некоторых ситуациях профессии, отраженный в штатном расписании обязательно должны соответствовать справочникам профессий и должностей, а также помимо названия надо еще отражать в документах их шифры (Например, наличие профессий с опасными и вредными факторами).
- Наличие на штатном расписании фирменной печати не является обязательным.
- При изменении штатного расписания, если они незначительные, можно просто издать приказ на эти коррективы, а само штатное оставить в прежнем виде.
Введение в действие штатного расписания производится путем издания приказа, который утверждается руководителем фирмы. Для него нет обязательной формы — такое распоряжение можно составить на фирменном бланке в произвольном виде. Главное, чтобы приказ об утверждении штатного расписания включал в себя дату, с которой начинает действовать новый документ.
Причем такая дата может как быть одинаковой с датой принятия приказа, так и наступать заметно позднее. Однако вводить в действие штатное расписание задним числом нельзя. Не получится указать в приказе дату, которая на момент его принятия уже прошла.
Этот документ должен сохранять свою актуальность в любое время. Поскольку штатку периодически запрашивают во время проверок государственные органы, необходимо своевременно вносить в нее все возникающие изменения.
Порядок внесения изменений в штатное расписание будет прямо зависеть от того, какое количество изменений нужно отразить в документе:
- Если их большое количество, то проще полностью отменить старое штатное расписание, и ввести в действие новый документ, учитывающий все необходимые изменения.
- Если же количество правок, которые нужно внести в штатку небольшое, тогда ответственному работнику лучше всего составить приказ о внесении изменений в штатное расписание.
Обычно можно выделить следующие ситуации, при которых требуется выполнить изменения в документе:
- Создание новых отделов или подразделений;
- Организация новых должностей;
- Изменение названия имеющихся должностей;
- Изменение оклада либо ставок работников;
- Закрытие отдела, подразделение, штатной единицы.
Если изменение штатки влечет за собой изменение условий труда работника (изменение оклада, должности и т. д.), то обязательно необходимо предварительно получить у него письменное согласие. А после того, как новый документ будет введен в действие, с сотрудником оформляется дополнительное соглашение к договору, которое учитывает все сделанные изменения.
С новым приказом нужно познакомить всех тех работников, которые далее будут заниматься оформлением необходимых документов. Также в список ознакомления можно также внести и тех сотрудников, которых напрямую будут затрагивать производимые изменения.
Если в приказе производится введение новых должностей, то нужно указать их наименование, а также какое количество штатных единиц организовывается. Этот документ принимается незамедлительно, если им не затрагиваются интересы каких-либо из уже нанятых работников.
Внимание! Если производится сокращение количества единиц, то в составленном документе нужно записать название, количество выводимых штатных единиц и дату введения приказа в действие. При этом нужно помнить, что процесс сокращения — это долгий процесс, при котором необходимо своевременно уведомить как самих работников, так и компетентные органы.
Срок уведомления может составлять 2-3 месяца, в зависимости от количества сокращаемых человек. Также, закон определяет виды работников, которых сокращать нельзя.
Как составить штатное расписание по форме Т-3?
Обычно штатное расписание оформляется сроком на год, и действительно в течение всего этого периода. Однако если организация маленькая, и движение штата в ней происходит очень редко, можно принять этот документ сразу на несколько лет вперед.
После того, как производится внесение изменений в штатное расписание, предыдущий документ перестает действовать и утрачивает юридическую силу. Однако, оно еще некоторый период должно храниться на предприятии, потому, как обычно, проверки затрагивают несколько предыдущих периодов. А это как правило, до 2-3 лет.
Расписание необходимо в целях формирования структуры штата в организации и его численности. При формировании внимание уделяется соответствию документа уставу учреждения.
В него включаются сведения относительно структурных подразделений, названия профессий, перечня должностей работников. В акте подлежит указанию количество штата, необходимое для функционирования организации.
Законодателем не указывается на кого возлагается обязанность по составлению штатного документа. На практике устанавливается, что это могут быть:
- лица, занимающие руководящие должности;
- группа лиц, специально созданная с этой целью;
- работник отдела кадров;
- экономический отдел;
- юр.отдел;
- отдел по организации труда и зарплате.
Требуется, чтобы при составлении акта принимал участие специалист экономического отдела.
Учреждения и организации различных форм имеют право принять расписание на период времени, считающийся военным. Составление и заполнение акта не вызывает сложностей, так как проводится равно как и стандартная процедура.
Основание проведения рассматриваемого процесса является мобилизационное задание, полученное из военкомата и прочих структур, например, МЧС. Согласно полученной документации рассчитывается численность штата, после чего информация вносится в акт.
Стационар больницы получил задание на военный период относительно установки дополнительных койко-мест в количестве 250 единиц.
После ознакомления с требованием руководители принимают решение о том, сколько им понадобится работников для обслуживания пациентов. Далее составляется расписание и утверждается при помощи вынесения приказа.
Первый столбец рассматриваемого документа носит название «Наименование структурного подразделения». Когда расписание составляется для коммерческих организаций, то ограничений относительно названий подразделений не устанавливается.
Учитываются только терминологические требования, указывают, что давать название подразделению малоизвестным иностранным словом не желательно.
Законодательными актами не закрепляется обязанность индивидуальных предпринимателей по составлению штатного документа.
Однако, не смотря на это положение, ИП не советуют пренебрегать составлением акта. Связывается это в первую очередь с тем, что у предпринимателя трудятся сотрудники, с которыми заключен трудовой договор.
Вне зависимости от формы действующей системы налогообложения, оформление расписания позволяется исключить наложение штрафа за отсутствие данного акта. В качестве исключения рассматривают ситуацию, когда у предпринимателя отсутствуют работники.
Составители штатного расписания должны иметь в виду, что в графах относительно тарифных ставок указывается размер оплаты, который соответствует окладу, установленному компанией в коллективном договоре.
Коэффициенты районного значения подлежат указанию в графе надбавки. Подобные выплаты устанавливаются в соответствие с нормативными актами государства.
В расписании обязательно указывается, за что производится выплата надбавок.
Рассматриваемый вид кадровой документации хоть и не является обязательным – большая часть организаций составляет и руководствуется в своей деятельности этим актом. Связано это с функциональностью бумаги.
Не все работники работают на полную ставку. Например, неполное рабочее время устанавливается совместителям или женщинам, которые работают во время отпуска по уходу за ребенком до полутора лет.
- Как правильно: если какая-то должность предусматривает работу по совместительству, то в штатном расписании в графе «Количество штатных единиц» будет указываться ½ или 0,5.
Некоторые работодатели сразу указывают полную единицу, мотивируя тем, что на другую половину ставки будет принят еще один работник. В таком случае следует понимать, что предусматривать наличие вакантных мест в штатном расписании не запрещается. Но у работодателя, который это предусмотрел заранее, возникает обязанность ежемесячно представлять в органы службы занятости информацию о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей (абз. 3 п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1).
- Как правильно: указание в штатном расписании оклада менее МРОТ может быть правомерным и обоснованным только в том случае, если с учетом надбавок итоговая сумма заработной платы работника будет более МРОТ, установленного для соответствующего субъекта.
Пример: в субъекте минимальный размер заработной платы составляет 12 130 руб. Если
в графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» указать оклад в размере 10 000 руб., но при этом в графе 7 штатного расписания — надбавку в размере 3 000 руб, то в совокупности видно, что заработная плата работника не ниже минимального размера. Такая ситуация правомерна. В ином случае могут быть претензии со стороны контролирующих органов.