Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец листа ознакомления с приказом 2022 года». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Существует 2 основных подхода к утверждению рассматриваемого журнала, а также к формированию его структуры.
1. Создание документа, являющегося приложением к трудовому договору работника.
Данный документ:
- подписывается только тем работником, с которым заключен трудовой договор;
- включает перечень только тех актов, действие которых распространяется на конкретного работника.
2. Создание самостоятельного нормативного документа, который:
- подписывается всеми сотрудниками фирмы;
- содержит перечни всех ЛНА, используемых в компании (классифицированные по категориям).
В первом случае в форме журнала отражаются:
- тот факт, что документ является приложением к трудовому договору с определенными реквизитами (номером и датой подписания);
- перечень актов, юрисдикция которых распространяется на сотрудника, подписавшего соответствующий трудовой договор;
- даты ознакомления с ЛНА, указанными в перечне.
В структуре документа также должны присутствовать графы для проставления подписей работника.
Второй вариант структурирования листа ознакомления с ЛНА предполагает включение в него:
- граф, предназначенных для указания структурных подразделений фирмы, Ф.И.О. работающих в них сотрудников, а также их должностей;
- граф, предназначенных для проставления сотрудниками подписей, удостоверяющих факт ознакомления с локальной документацией;
- отметки о заверении документа руководителем фирмы – поскольку в данном случае лист является самостоятельным нормативным актом.
Лист ознакомления с локальными нормативными актами — образец
Знакомить работников с локальными нормативными актами фирма-работодатель обязана в силу требований закона. Лист ознакомления с ЛНА – один из самых удобных инструментов для исполнения организацией требований ст. 22 и 68 ТК РФ.
Ознакомиться со спецификой ряда распространенных ЛНА, с положениями которых работодатели должны знакомить сотрудников, вы можете в статьях:
- «Правила внутреннего трудового распорядка — образец 2021»;
- «Положение о стимулирующих выплатах с критериями эффективности».
Сотрудник предприятия не просто должен прочесть приказ, но и поставить свою подпись либо на самом документе, либо в специальном бланке: листе ознакомления с приказом.
Это правило является требованием законодательства, которое обязывает руководство фирмы знакомить сотрудников со всеми издаваемыми на предприятии локальными нормативными бумагами.
Автограф работника на приказе будет свидетельствовать о том, что он согласен с распоряжением и готов приступить к его исполнению.
Лист ознакомления с приказом используется в тех случаях, когда распоряжение касается большого количества сотрудников, например, целого структурного подразделения или какой-то конкретной группы работников. Понятно, что он не является самостоятельным документом, а служит своего рода приложением к приказу.
В случае возникновения каких-либо спорных и конфликтных ситуаций между работодателем и подчиненным, в дальнейшем этот документ может стать доказательством в трудовой инспекции или судебной инстанции, причем как с одной, так и с другой стороны, поэтому подписи следует собирать тщательно и скрупулезно.
Недопустимо пропускать кого-либо из работников предприятия, упомянутых в приказе, а тем более подделывать их автографы. Если кто-либо из сотрудников отсутствует на рабочем месте в момент сбора подписей, например, по причине болезни, отпуска или командировки, надо дождаться его возвращения и только тогда взять подпись об ознакомлении с приказом.
Заставить сотрудника подписать и выполнить приказ руководителя нельзя.
Однако по факту отказа от подписи распоряжения, представитель работодателя вправе составить специальный акт, а за отказ от выполнения приказа работодатель имеет право подвергнуть сотрудника дисциплинарному взысканию или даже уволить.
Конечно, такие меры возможны только при условии, что приказ полностью соответствует всем нормам законодательства РФ, а подчиненный не предоставил никаких веских и уважительных причин для подобного поведения.
Лист ознакомления с приказом: правила составления и образец
Как правило, знакомство с приказом происходит непосредственно сразу после его выпуска или в течение нескольких дней после этого – обычно предельная дата указывается директором в самом документе. В любом случае, свою подпись работник должен поставить до того, как приступит к выполнению распоряжения.
Кто формирует лист
Непосредственно составление и заполнение листа ознакомления с приказом обычно лежит на специалисте отдела кадров предприятия, юрисконсульте или секретаре — т.е. любом том сотруднике, в должностную инструкцию которого вписана данная функция. Также формировать лист и знакомить с приказом коллег может работник, назначенный на это в самом тексте распоряжения директором.
Практически все стандартные унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов с 2013 года отменены, поэтому лист может составляться работниками фирмы в произвольном виде или по внутреннему шаблону организации.
Единственное, что при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру и правила русского языка.
В «шапке» листа следует обозначить:
- название предприятия;
- наименование документа;
- номер, дату и суть приказа.
Далее рекомендуется сделать таблицу, в которую нужно внести:
- порядковый номер работника;
- фамилию-имя-отчество работника;
- должность;
- дату ознакомления с приказом;
- подпись.
При необходимости сюда можно добавить и другие столбцы (например о структурном подразделении, в котором трудится работник или примечания).
Если сотрудников, которых касается приказ, много, то для их подписей может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.
Документ обычно составляется в единственном экземпляре, на листе формата А4 или на фирменном бланке компании. Формировать его можно как от руки, так и в печатном виде. Главное – наличие подлинных автографов работников.
Удостоверять бланк при помощи печати строгой необходимости нет, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать при визировании документов штемпельные изделия (если только эта норма не закреплена во внутренних локальных актах фирмы).
После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.
С некоторыми документами сотрудник должен ознакомиться и обязательно в них расписаться. Это проблематично, если в организации их занято несколько тысяч, а часть, например, удаленно. Сложности возникают из-за следующих факторов:
- объема документации;
- необходимости подписания удаленными сотрудниками;
- организации гарантированного подписания и соблюдения его сроков.
ВАЖНО! Для отдельных видов документов установлен период, в течение которого работника следует ознакомить под подпись, например, в три дня о дисциплинарном взыскании (ст. 193 ТК). Если срок не установлен, затягивать тоже не стоит — это доказывает судебная практика.
Этот процесс оптимизируют с помощью современных технологий — используются ECM-системы (системы управления корпоративным контентом). Они облегчают работу делопроизводителя или специалиста по кадрам:
- оповещают сотрудников о необходимости подойти и ознакомиться с документом, расписаться в листе;
- позволяют предварительно ознакомиться с электронной версией на своем рабочем месте.
ВАЖНО! Удаленным сотрудникам пересылают документы для подписи по почте. В некоторых случаях используют квалифицированную электронную подпись (КЭП). Трудовое законодательство разрешает использовать КЭП для дистанционных кадров, кроме тех сотрудников и видов документов, где это не разрешено (запрещено).
Есть ЛНА, для которых в законодательстве нет явного требования о наличии личной подписи (положение о служебных командировках, о размере выплачиваемых суточных и т. д.). Работодатель в этом случае организует ознакомление в электронном виде, как выполнение задания по прочтению документа. Подтверждается решение задачи нажатием кнопки «Выполнено».
Ход ознакомления большим количеством сотрудников отслеживается через «единую точку входа» — задачу ECM-системы. При необходимости формируется лист как отчет. Форма отчета отразит:
- наименование документа;
- Ф.И.О. сотрудников;
- дату и время ознакомления.
Цель оформления листа с изданным распорядительным документом и поручением:
- зафиксировать факт получения исполнителем;
- принятие его на исполнение с учетом контрольных сроков.
Некоторые правила для документа:
- оформляется к уже изданному распорядительному документу;
- подписывается сотрудником, который проводит процедуру.
Форма утверждается организацией самостоятельно:
- может быть частью инструкции по делопроизводству;
- как часть изданного распорядительного документа;
- использоваться как одна из форм отчетов, формирующихся в СЭД.
Поскольку утвержденной формы учетного регистра нет, лист составляется по приведенному образцу бланка. При необходимости форму таблицы дополняют графами для дополнительной информации и пометок.
ВАЖНО! При массовом сборе подписей под ЛНА лист сопровождают пояснением руководителя или исполнителя: прошу ознакомиться с приказом и перечисляются Ф.И.О. сотрудников, чьи подписи необходимы в листе.
|
ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ с приказом ООО «______________» № _____ от «__» _________202_ года о ____________________________________________
|
Лист формируется в одном экземпляре и помещается в дело вместе с оригиналом распорядительного документа. Перед передачей на хранение убедитесь, что все упомянутые в тексте сотрудники поставили отметки об ознакомлении и дату в документе.
Срок хранения определяется сроком хранения основного приказа.
Скачать бланк листа ознакомления с приказом
Скачать образец листа ознакомления с приказом под роспись в word
Скачать образец «с приказом ознакомлены и согласны» в приказе о создании комиссии