Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие цели преследует регистрация документов». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Итак, если следовать определению по ГОСТ Р 51141-98, регистрации подлежат все документы. Однако практикой и требованиями ГСДОУ установлено, что регистрации подлежат, как правило, все внутренние документы, все отправляемые, но не все входящие документы. Каждая организация разрабатывает перечень входящих документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ.
Журнальная система регистрации была удобна в организациях до тех пор, пока они получали незначительное количество документов.
Но самый главный недостаток журнальной системы регистрации — ϶ᴛᴏ невозможность организовать контроль за сроками исполнения документов и оперативно вести информационно-справочную работу по документам.
Регистрация и контроль исполнения документов
Регистрация документов — важнейший этап работы с документами и определяется как «Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения».
Конверты от поступающих документов оставляют в том случае, когда по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций. Кроме этого в регистрационный индекс часто входит номер дела по номенклатуре. Например, у приказа о приеме сотрудника на работу может быть номер 134-ок, где 134 — порядковый номер документа, а лок» — обозначение структурного подразделения.
Назначение и задачи регистрации документов
При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. — М.: Издательский дом МЭИ, 2010. — 232 с.
Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте.
В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.
Программа разработана для помощи кадровикам при расчёте стажа. По записям в трудовой книжке производится расчёт общего и непрерывного стажа сотрудников. Все расчёты, производимые пользователем автоматически сохраняются в базе данных. Таким образом программа представляет собой электронную картотеку трудовых книжек сотрудников.
Регистрациядокументов-важнейший этапработы с документамии определяетсякак «Записьучетных данныхо документепо установленнойформе, фиксирующаяфакт его создания,отправленияили получения».
Регистрация документов — это ключевой момент в организации делопроизводства. Одна из важнейших задач службы делопроизводства — в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ. Это возможно сделать, только владея всей совокупностью информационно — документационных ресурсов.
Приказы по основной деятельности, указания, распоряжения руководителей регистрируются в отделе учета и регистрации.
Учет документов дает количественные данные для обсчета общего объема документооборота, его анализа за определенный промежуток времени, по видам документов, по документопотокам, по структурным подразделениям и т.п.
Каждый их этих способов регистрации имеет свои преимущества и недостатки. В журнале все сведения о документах компактно сгруппированы, а сам журнал удобно хранить в ограниченном доступе. Поэтому в журналах обычно регистрируют документы, требующие особо тщательной охраны, например трудовые книжки, договоры, счета.
В графе «Регистрационный номер документа» в регистрационно-контрольную карточку переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией – автором документа. На входящих документах эти же данные заносятся в регистрационный штамп.
Вне зависимости от выбранной формы регистрации должен соблюдаться ее основной принцип — однократность. Это означает, что документ в организации должен быть зарегистрирован один раз, у него должен быть только один регистрационный номер, присвоенный организацией, независимо от того, в каком структурном подразделении он регистрировался — в службе ДОУ, отделе кадров, бухгалтерии и т.п.
В графе «Регистрационный номер документа» в регистрационно-контрольную карточку переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией – автором документа. На входящих документах эти же данные заносятся в регистрационный штамп.
Выбор места регистрации зависит от принятой в организации системы делопроизводства и соответственно системы регистрации.
Документырегистрируютсяодин раз. В небольшомучреждении,фирме все документырегистрируетцентрализованносекретарь. Вучреждении,имеющем отделы,регистрациявнутреннихдокументовпроводитсядецентрализованнопо группам: вбухгалтерии,отделе кадров,канцелярии.При этом внутренниедокументыдолжны регистрироватьсяв день подписанияили утверждения,входящие-в день поступления,исходящие-в день отправки.
Изложите порядок регистрации и контроля исполнения документов
Регистрацияпреследуеттри цели: учетдокументов,контроль заих исполнениеми справочнаяработа по документам.
С помощью раскрывающихся списковтрадиционно заполняются данные (поля):
- вид документа — так как количество видов документов ограниченно;
- автор резолюции -список руководящих лиц организации;
- структурное подразделение — список структурных подразделений;
- исполнители — как правило, ϶ᴛᴏ поле состоит из двух частей — названия (и/или индекса) структурного подразделения и фамилии и инициалов исполнителя;
- № дела — связан с номенклатурой дел организации;
- связанные документы — данные данные устанавливают связь регистрируемого документа с другими (например, документ-ответ связывается с инициативным документом)
Главное назначение регистрации — придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или получения; если поступивший документ не зарегистрирован, организация не берет на себя ответственность за его исполнение, так как факт его поступления не подтвержден.
Журнальная форма регистрации документов
Регистрируются документы, изготовленные как в традиционной машинописной форме, так и с использованием средств вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).
Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.
Так как количество документов, поступающих и создаваемых в процессе управленческой деятельности, всегда велико, регистрация является одним из наиболее трудоемких процессов делопроизводства. Но именно хорошо поставленная система регистрации во многом предопределяет весь дальнейший процесс работы с документами.
Поступившие документы регистрируются в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется.
Организация регистрации документов на предприятии
Документы, полученные из вышестоящих организаций, поступающие на рассмотрение руководителя организации и его заместителей, распорядительные документы и переписка за подписью руководителя, протоколы и решения коллегиальных органов регистрируются в службе ДОУ. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов.
Регистрируются как внутренние и исходящие документы, так и поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или от частных лиц. На базе регистрационных данных строится учет документов, их поиск и контроль исполнения.
Нет, не нужно. Один документ регистрируется только один раз, даже если он передается в структурные подразделения фирмы и сведения о нем необходимы нескольким исполнителям. Ведь однократно зарегистрированный документ легче найти и проследить, как он выполняется.
Регистрация документов является одним из ключевых моментов в организации документооборота. От того, какая форма регистрации выбрана и с помощью каких технических средств она осуществляется, зависят формы и технология последующих этапов документооборота.
Регистрация документа в делопроизводстве
Графа «Отметка об исполнении» содержит краткую запись о решении вопроса по существу, в нее переносятся регистрационный номер и дата исполнения созданного документа, ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа.
Регистрируются документы, изготовленные как в традиционной машинописной форме, так и с использованием средств вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).
Регистрационную форму входящего документа заполняют сначала не полностью. До передачи документа руководителю на документе нет резолюции, срока исполнения и исполнителя, данные данные вносятся после рассмотрения документа руководителем. Сведения о ходе исполнения документа и номер дела в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа.
Регистрация как составная часть технологии ДОУ: принципы, способы регистрации документов в государственном делопроизводстве.
Составляя перечень нерегистрируемых документов, нужно знать, что некоторые из них вообще не регистрируются (это, как правило, поздравительные письма, приглашения, рекламная продукция и т.д.). Однако часть входящих документов регистрируют не в службе ДОУ, а в структурных подразделениях, куда они передаются для исполнения.
Карточка — это лист бумаги формата А5 или А6. Реквизиты документов заносятся в специальные графы. На каждом предприятии разрабатывается своя Инструкция по делопроизводству, которая регламентирует набор и порядок расположения данных на учетной карточке.
Регистрация внутренних документов обычно проводится децентрализовано по группам документов в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности — в канцелярии, по кадрам — в отделе кадров. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения.
Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Рекомендуется составлять список документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ и сразу передаваемых в соответствующие службы, и документов, не регистрируемых вообще из-за их малой значимости.
Журнал регистрации внутренних документов (примерная форма)
Заполнение регистрационной карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной бумажной карточки, но имеет и ϲʙᴏи особенности.
Можнооставить журнальнуюсистему и в томслучае, когдапоступаеточень незначительноеколичестводокументов.
Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, кᴏᴛᴏᴩую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.