Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок оформления табеля рабочего времени». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Для отметок о работе в таблицах форм отведено по 2 строки на каждую дату месяца. В верхней указывается код, определяющий явку работника или неявку по определенной причине, в нижней – продолжительность работы. Если сотрудник в этот день не работал, то нижняя строка не заполняется.
В таком же порядке табель может быть заполнен, если, например, сотрудник возвратился из командировки после 00:00 часов (этот день считается днем командировки) и вышел в этот день на работу.
Следовательно, за эти дни оплату сотруднику начисляют исходя не из его среднего заработка (как это предусмотрено для оплаты дней командировки), а из тарифной ставки или оклада, увеличенной как минимум в два раза.
Для каких целей применяется табель учета рабочего времени
Бланки Т-12 и Т-13 различаются по способу заполнения. Так, бланк Т-12 заполняется при ручном способе контроля распорядка дня, а бланк Т-13 заполняется при автоматизированном фиксировании посещения работы сотрудниками.
Современные руководители предприятий предпочитают работать с бланком Т-13, так как он проще в оформлении.
В должностные обязанности работников, ответственных за табельный учет использования рабочего времени, вводятся функции учета фактического времени пребывания работников организации (подразделения) на работе и ведение табельного учета.
Учет явок на работу и ухода с нее ведут в табелях учета использования рабочего времени установленной формы, в годовых табельных карточках и других документах (ст. 133 ТК).
При работе в выходной в табеле указывают код «РВ» (продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни), а также количество часов, отработанных сотрудником в выходной (независимо от того, как впоследствии он будет оплачен: в двойном или одинарном размере).
Бывает, что сотрудник, находясь на больничном, выходит на работу. А после закрытия листка предъявляет его к оплате. Отметим, что в этой ситуации его труд должен быть оплачен работодателем. Однако за эти дни работник не вправе претендовать на оплату больничного. Ведь пособие предназначено для компенсации заработка, утраченного во время болезни. А в данном случае этого не произошло.
С отрезками времени в 15 минут (0,25 часа), 30 минут (0,5 часа), 45 минут (0,75 часа) все просто. А вот перевести в часы 10-минутное опоздание или 40 минут сверхурочной работы сложнее.
Форма №Т-12 для учёта использования рабочего времени и расчёта заработной платы предназначена для ведения в ручном режиме. Форма № Т-13 под названием «Табель учёта использования рабочего времени» применяется в основном в организациях, имеющих автоматизированную систему обработки данных.
Заполненные табеля направляются компанией в территориальные структуры Росстата по месту регистрации предприятия или соответствующего структурного отдела фирмы.
Но исправлять приходится не только код «НН». Например, с 20 мая работнику предоставлен ежегодный отпуск на 28 дней. В табеле на основании приказа стоят отметки «ОТ», а в июне отпускник приносит больничный на период с 23 по 28 мая. Данные в закрытом табеле оказываются неверными.
Учет рабочего времени должен быть точным, то есть необходимо учитывать не только полные часы, но и минуты рабочего времени. Например, при привлечении работника к сверхурочной работе на полтора часа в табеле может стоять отметка 1 : 30 (1 час 30 минут) либо 1,5 (одна целая пять десятых часа).
Табель учета рабочего времени – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан.
Каждый работодатель в целях контроля персонала и начисления заработной платы работникам обязан вести табель учёта рабочего времени. Для налоговиков отсутствие данного документа на предприятии приравнивается к необоснованности затрат на выплату заработной платы, что не позволяет отнести их на расходы, уменьшающие налогооблагаемую базу.
Этот документ является формализованным бланком. Каждый работодатель заполняет его по итогам календарного месяца. В число сведений, которые необходимо внести в табель, входят:
- порядковый номер графы, заполняемой в отношении каждого сотрудника;
- личные данные работника, его должность или специальность согласно штатному расписанию;
- учетный номер;
- отметка о присутствии или отсутствии сотрудника на рабочем месте по каждому числу календарного месяца;
- суммарное количество дней и часов, отработанных гражданином за месяц и половину месяца.
В процессе использования этих форм кадровики сталкивались с ситуациями заполнения, которые Госкомстат не урегулировал или предоставил несколько вариантов, оставив выбор за работодателями. Сейчас работодатели – коммерческие организации и работодатели – индивидуальные предприниматели имеют возможность утвердить свой порядок ведения табеля учета рабочего времени.
Указанный бланк заполняется в отношении каждого рабочего или служащего предприятия, с которым официально оформлены трудовые отношения. В этом обзоре расскажем, как заполняют эту бумагу, и какие сведения должны быть в нее внесены.
В процессе использования этих форм кадровики сталкивались с ситуациями заполнения, которые Госкомстат не урегулировал или предоставил несколько вариантов, оставив выбор за работодателями. Сейчас работодатели – коммерческие организации и работодатели – индивидуальные предприниматели имеют возможность утвердить свой порядок ведения табеля учета рабочего времени.
Поэтому в компании, имеющей наёмный персонал, должен быть внедрён весь пакет внутренних документов, регламентирующий табельный учёт.
Пошаговая инструкция организации табельного учета
ЭТАП 1. Определите наличие локальных нормативных правовых актов, устанавливающих порядок ведения табеля учета использования рабочего времени и ответственных за это.
При фиксировании прибытия персонала на работу в табель вносятся закодированные символы, с фиксированием лишь того персонала, который официально трудоустроен, в том числе – по внутреннему совмещению.
Напомним, что рабочим считается время, в течение которого работник на основании трудового договора, правил внутреннего трудового распорядка, графика работ (сменности) должен находиться на рабочем месте и выполнять свои трудовые обязанности (ст. 110 ТК). При этом работники должны отметить свой приход на работу и уход с нее в соответствии с порядком, установленным нанимателем (ст. 133 ТК).
Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество более четырех.
Табель учета рабочего времени на 2019-2020, образец заполнения
Когда нужно вносить отметки в табель? Полагаем, что отметки должны вноситься ежедневно. Однако не все организации на практике следуют данному правилу и проставляют рабочие дни «по умолчанию».
Для правильного и объективного заполнения этой бумаги необходимо располагать первичной информацией о явке сотрудников на работу, о причинах и продолжительности пропуска, периодах нахождения на больничном и т.д.
Если на предприятии работает несколько десятков, сотен или тысяч сотрудников, специалисты кадровых служб не в состоянии отследить соблюдение нормы рабочего времени для каждого служащего.
Чтобы получить достоверную информацию о соблюдении трудовой дисциплины, необходима организация табельного учета. Она может осуществляться по следующим направлениям:
- исходные сведения о явке или отсутствии сотрудников представляют начальники структурных подразделений;
- на предприятии вводится система электронного учета времени прихода и ухода с работы, а регистрационные данные через определенные промежутки поступают в кадровую службу;
- кадровые специалисты получают исходные данные из внутреннего документооборота — заявления работников, приказы начальства или руководителей структурных подразделений, объяснительные, листы нетрудоспособности и т.д.
На титульной странице приводится единая система кодов, с помощью которых обозначают, например, дополнительные выходные (в счет переработок), заболевания по больничным, простой в связи с виной работодателя и др.
С 1 января 2013 года необязательно использовать унифицированные формы. Табель учета рабочего времени, графики сменности, кадровые приказы и иные документы организации вправе разрабатывать самостоятельно. Но опыт показывает, что чаще всего применяются предложенные Госкомстатом формы.
Табель учета рабочего времени заполняет уполномоченный на это сотрудник. Как правило, это работник отдела кадров. Если табель по каждому структурному подразделению ведете отдельно, ответственного сотрудника за ведение табеля назначает руководитель своим приказом. Это следует из части 4 статьи 91 ТК.
Зачастую сотрудники компании, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком, трудятся в компании на условиях неполного рабочего времени. В этой ситуации возникает вопрос, какой буквенный код должен быть указан в табеле: «Я» (продолжительность работы в дневное время) или «ОЖ» (отпуск по уходу за ребенком)?
Порядок заполнения форм табеля рабочего времени в 2020 году такой:
- или в табеле можно или каждый день проставлять сведения о явках и неявках, а также отработанное сотрудниками время;
- или указывать только отклонения от установленного режима работы.
Предприятие может самостоятельно разработать и утвердить бланк, отвечающий требованиям производственного процесса, однако на практике применяются указанные рекомендованные формы.
Она полностью соответствует требованиям Минфина РФ к основным реквизитам табельного учёта, прозрачна для ведения, поэтому легко воспринимается контролёрами. Форма адаптирована и к электронному, и к автоматическому способу учёта. Алгоритм заполнения рассмотрен далее именно на её примере.
Документы, составленные на этих бланках, согласно рекомендациям Федерального архивного агентства, имеют срок хранения 1 год. Способы ведения учётной первички по отработанному времени не регламентированы законодательством. Ключевое правило здесь — использование любого из способов закрепляется локальным положением о табельном учёте и внутренним трудовым распорядком.
Форма бланка табель учета рабочего времени
Итак, фактически отработанное работником время отражается в табеле учета рабочего времени. Есть две унифицированных формы табеля (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1):
- форма № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда». В ней «временные показатели» отражаются в разделе 1;
- форма № Т-13 «Табель учета рабочего времени».
Более того, работодатель вправе утвердить положение о табельном учете рабочего времени, фиксирующее порядок ведения учета, обязанности лиц, ответственных за учет, порядок и сроки представления табеля в бухгалтерию и другие вопросы.
Статья 91 ТК РФ отображает обязанности, накладываемые на руководителя учреждения, по организации контроля распорядка дня на руководимой им фирме. Для этого, решением Госкомстата № 1 от 05.01.2004 приняты унифицированные бланки (Т-12 и Т-13), на которых фиксируются отработанные часы личным составом компании.
Сколько раз в месяц заполнять табель учета рабочего времени? Зарплата начисляется и выплачивается два раза в месяц, означает ли это, что табель нужно сдавать с той же периодичностью? Действительно, по нормам ст. 136 ТК РФ заработная плата должна выплачиваться не реже двух раз в месяц.
Организация табельного учета рабочего времени
Неявка сотрудника на рабочее место при отсутствии подтверждающих документов до момента их предъявления помечается как НН (неявка по невыясненной причине). Непредоставление оправдательной справки является поводом для фиксации прогула.
Ежемесячно заполнять табель учёта должны все предприятия, имеющие наёмный персонал, независимо от их правового статуса и организационной формы: и юр. лица, и индивидуальные предприниматели.
Для учета сведений о рабочем времени и заполнения подобных документов на предприятии назначается ответственное лицо. Как правило, это входит в обязанности специалистов кадровых служб.