Как принять деньги от покупателя подотчетного лица с 1 июля в 2022 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как принять деньги от покупателя подотчетного лица с 1 июля в 2022 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Выдавать деньги под отчет можно только за счет наличной выручки. Новые правила наличных расчетов запрещают выдавать деньги подотчетникам за счет других источников (Указание ЦБ от 9 декабря 2019 г. № 5348-У). Например, за счет заемных средств, поступивших в кассу, и даже за счет возвращенных подотчетных сумм. Их сначала нужно сдать в банк.

Раньше возвращенные подотчетные суммы можно было выдать другому работнику под отчет и даже в качестве зарплаты. Теперь же возвращенный подотчетником аванс нужно сдать в банк. Если этого не сделать, вы нарушите правила наличных расчетов (см. письмо ЦБ от 9 июля 2020 г. № 29-1-1-ОЭ/10561). Нарушение влечет штраф на сумму от 40 000 до 50 000 руб. по части 1 статьи 15.1 КоАП.

Разрешено выдавать займы только микрофинансовым и некоторым другим специализированным организациям, например, потребкооперативам (п. 1 Указаний).

Выдавайте наличные деньги под отчет только за счет выручки. Если ее нет, нужно снимать деньги со счета в банке. Также можно перейти на безналичные расчеты с подотчениками.

Раньше было запрещено расходовать поступившие в кассу наличные деньги, кроме отдельных операций. Теперь же списка исключений нет. Но есть перечень разрешенных операций.

Значит, сумму подотчетных средств, выданных из кассы, подотчетник тоже вправе тратить только на разрешенные цели, в частности, для оплаты товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг.

Выдать из подотчетной суммы, к примеру, заем, нельзя, если вы не специализированная организация (микрофинансовая или потребкооператив). За такое нарушение можно быть оштрафованными на сумму до 50 000 руб.

В августе 2017 года Центробанк утвердил порядок, в соответствии с которым осуществляется выдача денежных средств в подотчет. Эти правила несколько облегчили жизнь бухгалтерам и подотчетным сотрудникам. Предлагаем разобраться в новых нюансах оформления бумаг и выдачи денег, чтобы понять, какие документы по подотчету изменились и в чем заключаются преимущества.

Новые правила подотчета 2021 года отменяют прежний запрет на передачу денег подотчетным лицам, не погасившим предыдущие долги. Из новой версии п. 6.3 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 исключено условие о том, что деньги разрешено выдавать при условии полного погашения подотчетным лицом долга по ранее полученным суммам. Но руководству и бухгалтерам стоит аккуратно пользоваться этими изменениями. Может ли учреждение выдать новую подотчетную сумму сотруднику, которому уже ранее была выдана подотчетная сумма, решает руководитель или главный бухгалтер. Если есть объективная необходимость, допустимо выдать работнику несколько авансов подряд, не дожидаясь отчетных документов по предыдущим суммам. Например, уполномоченный работник оплатил вперед предстоящее мероприятие для клиентов в рамках представительских расходов, соответственно, отчетные документы ему еще не предоставили. В это же время работника срочно направили в командировку, в связи с чем ему потребовались деньги на командировочные расходы при непогашенной задолженности по предыдущему авансу.

Следует ограничить круг лиц, которым разрешается иметь задолженность, и установить для них лимит задолженности за определенный период, чтобы для подотчетных лиц изменения не стали поводом для систематического нарушения финансовой дисциплины. Можно ли выдавать деньги в подотчет, если не отчитались за предыдущий, — нежелательно без объективных причин, хотя прямого запрета на это сейчас нет.

Порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой ЦБ РФ (наличными деньгами) на территории РФ юридическими лицами (за исключением ЦБ РФ и кредитных организаций) регламентирован Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У (далее – Указание № 3210-У). Напомним, под кассовыми операциями понимаются операции по приему наличных денег, включая их пересчет, и по выдаче наличных денег.

Указанием ЦБ РФ от 05.10.2020 № 5587-У внесен ряд изменений в Указание № 3210-У. Эти новшества применяются с 30.11.2020.

К тому же помимо Указания № 3210-У учреждениям необходимо соблюдать Указание ЦБ РФ от 09.12.2019 № 5348-У. Согласно этому документу организации вправе расходовать наличные денежные средства, полученные за реализованные товары (работы, услуги), исключительно на выплату:

• зарплаты сотрудникам;

• страховых возмещений по договорам страхования;

• вознаграждений за работы (услуги), а также на оплату товаров (не более 100 000 руб. по одному договору) (п. 4 Указания ЦБ РФ № 5348-У));

• подотчетных средств;

• денежных средств за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги.

В каком случае обособленным подразделениям можно не вести кассовую книгу?

Поступающие в кассу и выдаваемые из нее наличные деньги учреждение учитывает в кассовой книге (пп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У).

Если у казенного учреждения имелось хотя бы одно обособленное подразделение, осуществляющее кассовые операции (то есть принимающее и выдающее наличные деньги), то такое подразделение ранее было обязано вести отдельную от головной организации кассовую книгу[1]. Записи в нее вносились на основании кассовых документов – приходных и расходных кассовых ордеров. Кроме того, обособленным подразделениям прежде была вменена обязанность передавать в головную организацию копии листов своих кассовых книг в порядке и сроки, которые устанавливались учреждением самостоятельно исходя из срока составления бухгалтерской (финансовой) отчетности (пп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У). Например, учреждение могло закрепить в локальном акте, что обособленное подразделение передает копии листов кассовой книги в головной офис ежемесячно не позднее одного рабочего дня по окончании месяца.

Теперь пп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У дополнен новым правилом: если обособленное подразделение не хранит наличные денежные средства и по окончании проведения кассовых операций сдает их в кассу головной организации, то оно вправе не вести кассовую книгу.

Полагаем, данное обстоятельство позволит казенным учреждениям в дальнейшем избежать административной ответственности, предусмотренной ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ (подробнее об этом поговорим ниже).

Если проверяющие выявят факты отсутствия у обособленного подразделения кассовой книги или несвоевременного внесения в нее записей, то они могут наложить на учреждение штраф за неоприходование наличных денежных средств на основании ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ (см., например, постановления АС МО от 07.12.2020 № Ф05-18337 / 2020 по делу № А40-18500 / 20-154-132, от 17.11.2020 № Ф05-18278 / 2020 по делу № А40-18519 / 20-149-129, АС УО от 16.03.2020 № Ф09-1163 / 20 по делу № А60-49148 / 2019).

Согласно новой редакции пп. 5.1 п. 5 Указания № 3210-У кассир при приеме денежных банкнот теперь обязан удостовериться в их платежеспособности.

Напомним, признаки платежеспособности банкнот (монет) приведены в Указании ЦБ РФ от 26.12.2006 № 1778-У. Согласно данному документу платежеспособными признаются банкноты и монета ЦБ РФ, имеющие силу законного средства наличного платежа на территории РФ (в том числе изымаемые из обращения), не содержащие признаков подделки, без повреждений или с повреждениями следующего характера:

• банкноты загрязнены, изношены, надорваны, имеют потертости, небольшие отверстия, проколы, посторонние надписи, пятна, оттиски штампов, утратили углы, края;

• монета имеет мелкие механические повреждения.

Другими словами, кассир в настоящее время может принимать лишь банкноты, имеющие незначительные повреждения. К примеру, он не вправе отказать в приеме надорванной купюры, так как она в силу вышеперечисленных признаков не признается поврежденной.

Кроме того, Указанием ЦБ РФ № 5587-У введен запрет на выдачу кассиром банкнот, которые имеют одно и более повреждений, указанных в п. 2.9 Положения ЦБ РФ от 29.01.2018 № 630-П (далее – Положение № 630-П). В связи с этим пп. 6.2 п. 6 Указания № 3210-У дополнен соответствующим положением.

Согласно п. 2.9 Положения № 630-П кассир не должен выдавать из кассы платежеспособные монеты, имеющие повреждения механического, химического или термического характера (они признаются дефектными), и платежеспособные банкноты, имеющие одно и более из следующих повреждений (они признаются ветхими):

• загрязнение поверхности лицевой или оборотной стороны, приводящее к снижению яркости изображения на 8 % и более;

• посторонняя надпись, состоящая из двух и более знаков;

• посторонний рисунок, оттиск штампа;

• контрастное пятно диаметром 5 мм и более;

• разрыв (разрывы) края банкноты длиной 7 мм и более;

• сквозное отверстие, прокол диаметром 4 мм и более;

• нарушение целостности банкноты, заклеенное клеящей лентой.

Банкноты (монеты), имеющие одно и более из перечисленных повреждений, подлежат сдаче в банк.

И еще: ранее (то есть до 30.11.2020) кассир при выдаче наличных денег из кассы в силу пп. 6.1 п. 6 Указания № 3210-У обязан был провести идентификацию получателя по предъявленному им паспорту или другому документу, удостоверяющему его личность в соответствии с требованиями законодательства РФ, либо по предъявленным получателем доверенности и документу, удостоверяющему его личность.

В настоящее время у кассира отсутствует обязанность по проверке документов, удостоверяющих личность получателя наличных денег, поскольку абз. 3 и 4 пп. 6.1 п. 6 Указания № 3210-У утратили силу. Сейчас при выдаче денег из кассы кассир должен лишь удостовериться в том, что они выдаются лицу, указанному в расходном кассовом ордере (новая редакция пп. 6.1 п. 6 Указания № 3210-У).

Согласно пп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У выдача денег подотчетному лицу на расходы, связанные с осуществлением деятельности учреждения, должна оформляться на основании приказа или иного распорядительного документа руководства учреждения либо письменного заявления работника[2]. При этом и заявление, и распорядительный документ должны содержать сведения о сумме и сроке, на который она выдается, а также подпись руководителя учреждения и дату. Кроме того, в вышеупомянутых документах должна быть описана цель выдачи подотчетных средств (например, на командировки, хозяйственные нужды, закупку материалов), чтобы было понятно, что потребность в них вызвана производственной необходимостью и связана с деятельностью учреждения.

Сроки (минимальный и максимальный), на которые могут быть выданы подотчетные суммы, в настоящее время не установлены ни одним правовым актом. Следовательно, формально учреждение вправе определить их самостоятельно. Также ему следует учесть, что закон не обязывает составлять такие распорядительные документы. Иными словами, срок для выдачи подотчетной суммы может быть установлен в каждом конкретном случае индивидуально. К примеру, учреждение вправе указать различные сроки в зависимости от целей расходования средств (на командировки, хозяйственные нужды, закупку канцтоваров и т. д.).

В Письме ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ / 20642 сказано, что распорядительный документ должен оформляться на каждую выдачу наличных денег с указанием фамилии, имени и отчества (при наличии) подотчетного лица, суммы наличных денег и срока, на который они выдаются, и должен содержать подпись руководителя, дату и регистрационный номер (см. также Письмо ФНС РФ от 18.08.2020 № СД-4-3 / 13276@). При этом представители ЦБ РФ не возражал против указания нескольких работников в распорядительном документе. Так, в Письме от 13.10.2017 № 29-1-1-ОЭ / 24158 было отмечено, что если в течение дня суммы выдаются разным сотрудникам, то достаточно оформить один приказ руководящего лица с указанием Ф. И. О. и должностей всех подотчетных лиц, суммы, целей и срока ее выдачи.

В настоящее время такая возможность закреплена нормативно. Согласно новой редакции абз. 1 пп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У учреждение на законных основаниях вправе указать нескольких работников в одном распорядительном документе, на основании которого им выдаются наличные деньги под отчет.

Кроме того, прежняя редакция пп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У возлагала на подотчетное лицо обязанность по представлению авансового отчета об израсходованных подотчетных средствах в течение трех рабочих дней со дня окончания срока, на который выдавались эти суммы. Если данный срок истекал в период, когда работник отсутствовал на рабочем месте (например, болел или был направлен в другую командировку), сдать авансовый отчет нужно было не позднее трех рабочих дней со дня выхода на работу.

В настоящее время руководитель учреждения вправе самостоятельно установить сроки представления авансовых отчетов работниками, получившими подотчетные суммы (за исключением авансовых отчетов по командировкам). Это закреплено в новой редакции абз. 2 пп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У.

Если подотчетное лицо не представит в установленный срок авансовый отчет и не возвратит средства, полученные под отчет, руководитель учреждения в течение месяца после наступления последнего дня для сдачи авансового отчета (ст. 137 ТК РФ) может принять решение об удержании этих средств из зарплаты работника. В таком случае необходимо будет не только ознакомить работника с приказом об удержании средств из его зарплаты, но и получить его подпись на данном приказе.

Кроме того, возможен вариант прощения долга в виде невозвращенных подотчетных сумм (для этого также необходимо оформить соответствующий приказ). Правда, в данной ситуации с суммы прощенного долга работодателю придется исчислить и уплатить в бюджет НДФЛ и страховые взносы. Датой возникновения дохода у работника будет считаться дата подписания документа, в котором он оповещается о том, что долг прощен (п. 2 ст. 415 ГК РФ). Удержать НДФЛ можно при первой выплате в адрес работника, последовавшей после принятия решения и оповещения работника (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Работник должен представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой подотчетных суммах в течение трех рабочих дней по возвращении из командировки. Данное требование закреплено в п. 26 Положения о служебных командировках, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Поэтому формально учреждение не вправе самостоятельно устанавливать срок для представления работниками авансовых отчетов об израсходованных в связи с командировками подотчетных суммах.

Подотчетные суммы: учитываем новшества и исправляем ошибки

Начиная с 30.11.2020 учреждениям разрешено вести кассовые операции с применением устройств, которые функционируют в автоматическом режиме без участия работника. Это следует из нового положения п. 4 Указания № 3210-У, которым установлены требования к таким устройствам. В частности, автоматические устройства, конструкция которых предусматривает прием и (или) выдачу банкнот, должны иметь функцию распознавания на всей площади банкноты не менее четырех машиночитаемых защитных признаков, указанных в п. 1.1 Положения № 630-П.

За нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность в виде штрафа:

• для должностных лиц – от 4 000 до 5 000 руб.;

• для юридических лиц – от 40 000 до 50 000 руб.

Нарушениями в данном случае считаются:

1) осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных лимитов;

2) неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;

3) несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;

4) накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

При этом выручка, полученная в кассу без надлежащего документального оформления или оформленная не в срок (не в тот же день), признается неоприходованной. Отражение в кассовой книге не всех оформленных в течение дня кассовых документов является неполным оприходованием наличных денег, в том числе выручки. Такой вывод следует из Указания № 3210-У.

При выявлении административных правонарушений, связанных с несоблюдением порядка ведения кассовых операций, совершенных несколькими обособленными подразделениями организации, в каждом случае составляются протоколы об административных правонарушениях, при этом административное наказание также назначается за каждое совершенное нарушение (см. Письмо ФНС РФ от 17.08.2017 № СА-4-20 / 16322).

Административное правонарушение, связанное с неоприходованием (неполным оприходованием) в кассу денежной наличности, относится к правонарушениям в сфере финансов, в отношении которых КоАП РФ не установлены специальные сроки давности.

По общему правилу постановление по делу об административном правонарушении не может быть вынесено по истечении двух месяцев со дня его совершения (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). При длящемся административном правонарушении этот срок начинают исчислять со дня его обнаружения (ч. 2 ст. 4.5 КоАП РФ).

Срок давности привлечения к административной ответственности за правонарушение, в отношении которого обязанность, предусмотренная правовым актом, не была выполнена к определенному сроку, начинает течь с момента наступления такого срока (п. 14 Постановления Пленума ВС РФ от 24.03.2005 № 5).

В названном случае моментом начала и окончания административного правонарушения является день получения выручки и неоприходования ее в кассу. Следовательно, это правонарушение является разовым и не относится к категории длящихся.

Таким образом, в отношении правонарушения, которое заключается в неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, подлежит применению общий срок давности (два месяца), исчисляемый со дня, на который установлен факт неоприходования денег в кассу. Подтверждением сказанному является, например, Постановление АС СЗО от 15.05.2020 № Ф07-3675/2020 по делу № А56-150168/2018. В нем указано, что постановление о назначении административного наказания в отношении эпизодов за 29.08.2018 и 30.08.2018 было вынесено 31.10.2018, то есть за пределами срока давности привлечения к административной ответственности, установленного ст. 4.5 КоАП РФ. В итоге данное постановление было отменено.

---

[1] Как указано в Письме ЦБ РФ от 04.05.2012 № 29-1-1-6 / 3255, данное требование должно соблюдаться каждым обособленным подразделением юридического лица, ведущим кассовые операции, независимо от наличия банковского счета юридического лица, открытого для совершения операций таким подразделением (см. также постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 13.02.2018 № 09АП-65335 / 2017 по делу № А40-166498 / 17, от 28.11.2018 № 09АП-53986 / 2018 по делу № А40-85393 / 18).

[2] Такое заявление составляется в произвольной форме.

Больше нет обязательного срока для сдачи в бухгалтерию авансового отчёта и подтверждающих документов. Раньше работник должен был отчитаться в течение трёх рабочих дней:

• либо со дня выхода на работу,
• либо со дня, следующего за истечением срока, на который выданы деньги.

Теперь руководители сами решают, когда работникам отчитываться. Новый срок надо прописать в локальных документах или указывать в каждом приказе о выдаче денег под отчёт.

ОП теперь могут не вести кассовую книгу, если не хранят наличные и после каждой смены передают их в кассу юрлица.

До поправок все ОП, которые принимали и выдавали наличные, должны были вести кассовую книгу. Если расчётного счёта не было, обязанность тоже сохранялась. За отсутствие своей книги налоговики штрафовали компании на 50 тыс. рублей, а руководителей на 5 тыс. рублей.

Снизить риски от ошибок в документальном оформлении подотчета работодателю помогут несколько действий:

• Детализируйте порядок оформления подотчета в локальных актах.

Внесите условие о возможности выдачи денег под отчет и возврате неиспользованных подотчетных сумм как в наличной, так в безналичных формах во внутренние локальные акты (учетную политику, Положение о выдаче подотчетных сумм или иные внутрифирменные документы).

Предусмотрите также, что при безналичной форме расчетов подотчетные суммы перечисляются на личные или зарплатные карты сотрудников с расчетного счета работодателя.

Не забудьте прописать сроки представления авансового отчета по подотчету, перечисленному на карту сотруднику — такой срок законодательно установлен только при выдаче наличного подотчета. Это необходимо, чтобы пресечь злоупотребления со стороны сотрудников.

Ознакомьте сотрудников под роспись с установленными в компании подотчетными правилами.

• Оформление подотчетных денег начинается с заявления подотчетного лица или приказа (распоряжения) работодателя.
• На основе этого документа наличные средства выдаются из кассы или расчетного счета после оформления платежных документов (РКО или платежного поручения).
• Чтобы отчитаться за потраченные подотчетные средства, сотруднику необходимо собрать подтверждающие документы и заполнить авансовый отчет.
• Если документы по подотчетным суммам оформлены с ошибками или авансовый отчет не представлен, а выданный под отчет аванс не возвращен, возникают налоговые риски.

Заявление на выдачу подотчетных средств по обязательной форме писать не нужно. Требуемые суммы на нужды предприятия выдаются на основании приказа, распоряжения или решения руководителя либо по письменному заявлению подотчетного лица в произвольной форме. В таком заявлении должны содержаться сведения о суммарной величине выдаваемых подотчетных наличных и на какой срок можно выдавать деньги в подотчет. Документ подписывает руководитель учреждения и проставляет дату.

• Расчеты с подотчетными лицами
  • Подотчетные суммы
  • Выдача денежных средств под отчет наличными
  • Выдача подотчетных сумм безналичным способом
• Авансовый отчет
• Подтверждающие документы
  • Кассовые чеки
• Компенсация расходов работников в интересах организации

• Напомнит о сроках сдачи
• Учёт переносы в выходные и праздники
• Настраивается по вашим параметрам
• Учитывает совмещение налоговых режимов

Подотчётным лицом может быть сотрудник организации, в том числе руководитель и работающие по договору гражданско-правового характера. По спорному ранее вопросу о возможности выдачи денежных средств «договорникам» было дано в 2014 году разъяснение ЦБ РФ (письмо № 29-Р-Р-6/7859 от 02.10.2014 г.).

Не смотря на то, что Центробанк не уполномочен давать подобные разъяснения, в письме была указана ссылка на Гражданский Кодекс РФ о том, что с юридической точки зрения нет разницы, какой договор заключен между физическим лицом и работодателем – трудовой или гражданско-правовой. Следовательно, «договорник» такой же работник организации и имеет право брать деньги под отчёт.

Некоторые организации издают приказ о перечне возможных подотчетных лиц, в нём могут быть перечислены либо должности, включенные в штатное расписание, либо перечислены сотрудники- подотчетники. Законодательство этого не требует. Но если руководство хочет ограничить круг подотчетных лиц, нельзя выдавать деньги другим сотрудникам. Любой приказ организации обязателен к исполнению.

С 19 августа 2017 года можно выдавать под отчёт работникам с задолженностью по подотчётной сумме, выданной ранее. Поправка внесена указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У.

Допускается одновременно выдавать наличные нескольким сотрудникам. Приказ пишут один на несколько сотрудников или индивидуально на каждого.

Ограничений на выдачу под отчёт нет. Тем не менее, существуют ограничения на наличные расчёты в рамках одного договора (или чека) – не более 100 000,00 рублей. Если расчёты осуществляются в валюте, то в пересчёте на рубли сумма не должна превышать данный порог. Важно объяснить это подотчетным лицам. В случае нарушения организации грозит штраф на руководителя – от 4 000,00 до 5 000,00 рублей, на организацию – от 40 000,00 до 50 000,00 рублей (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Алгоритм выдачи под отчёт

1. Оформление документа на выдачу средств.

Согласно Указания ЦБ РФ от 19 июня 2017 г. N 4416-У под отчет можно выдавать по заявлению работника, по приказу или другому распорядительному документу организации.Заявление должно быть обязательно подписано руководителем.

Заявление пишут в свободной форме: указывается необходимая сумма, цель расходов и срок возврата. Обязательно пишут способ получения – наличными в кассе или на банковскую карту.

Заявление или приказ передаются в бухгалтерию.

2. Перечисление подотчётных сумм.

Порядок выдачи регламентируется Указаниями Банка России от 11.03.2014 N 3210-У. Бухгалтер должен выписать расходный кассовый ордер. Не допускаются ошибки, исправления, использование штрих-корректора. Это вызовет вопросы в случае проверки налоговой инспекцией. Обязательно указывается, что средства выдаются под отчёт.

Действия кассира:

• Проверить полученный ордер.
• Выдать деньги (если нет ошибок в расходном ордере).
• Проследить, чтобы работник подписал ордер, кассир тоже должен подписать документ.
• Внести запись в кассовую книгу.

Письмами Минфина РФ № 03-11-11/42288 от 25.08.14 г. и № 09-01-07/46781 от 21.07.2018 г. даны разъяснения, каким образом производить выдачу под отчет безналичным путём.

Для того чтобы избежать споров с проверяющими органами, необходимо указывать в заявлении, что деньги выдаются путем перечисления на личную карту, а также в поле «назначение платежа» при заполнении платежного поручения обязательно написать, что деньги выдаются под отчет и на какие цели.

Таким образом, не возникнет вопроса о неправомерном перечислении средств с расчетного счета организации. Это в свою очередь гарантирует, что банк не спросит о возможном отнесении операции к разряду подозрительных.

Дело в том, что банк вправе в случае сомнения в правомерности денежного перевода не только приостановить операцию, но и временно заблокировать расчетный счёт. Как правило, после подтверждения перевода руководством компании счёт будет разблокирован, но потеря времени порою критична.

Пример 1. Начальника отдела продаж Григорьева О.В. направляют в служебную командировку для участия в конференции. Для этого необходимо выдать ему под отчет денежные средства в сумме 45 000,00 рублей на оплату:

• проезда – 20 000,00 рублей;
• проживания в гостинице – 15 000,00 рублей;
• участия в конференции – 10 000,00 рублей.

На приобретение билетов деньги были выданы в кассе, на остальные нужды – перечислены на банковскую карту.

Бухгалтерские проводки

БСО – бланки строгой отчетности, применяются при оказании услуг. БСО могут быть изготовлены:

• на кассовом аппарате — должны содержать те же реквизиты, что и кассовый чек;
• типографским способом – могут использоваться только в определенных случаях.

Товарный чек – документ, который подтверждает факт оплаты и отгрузки товара.

Его выдают:

• вместо чека ККТ – в отдельных случаях,
• наряду с кассовым чеком при продаже некоторых товаров.

БСО, изготовленное типографским способом, а также товарные чеки могут заменить кассовые чеки в следующих случаях:

• До 1 июля 2021 года – ИП без найма на любом налоговом режиме, включая УСН, при оказании услуг или выполнении работ, а также торговле товарами собственного производства.
• После 1 июля 2021 года – ИП на патенте (кроме розницы, общепита и перевозок), а также ИП и юрлица при расчетах в удаленных и труднодоступных местностях.

Начало 2021 года принесло не только надежды на будущее, но и изменения в организации и проведении контроля за денежными операциями.

Установлен полный контроль за операциями с наличными: банки теперь контролируют все операции с наличными в сумме 600 000 руб. и более (до 2021 г. – только операции, которые не обусловлены хозяйственной деятельностью).

Дополнен перечень операций, подлежащих обязательному контролю. Например, это лизинговые платежи на сумму 600 000 руб. и более.

Основным документом, регулирующим наличные денежные расчеты в организациях, является Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, утвержденное Банком России 12.10.2011 N 373-П (далее — Положение N 373-П).

Согласно п. 1.1 Положения N 373-П нормы документа распространяются на юридических лиц, которые ведут бухгалтерский учет в соответствии с требованиями, установленными органами, которым предоставлено право регулирования бухгалтерского учета (за исключением Банка России). Кроме того, действие документа распространяется на юридических лиц, перешедших на УСНО, и физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.

До 2012 г. цели, на которые организации могли расходовать денежные средства путем выдачи их под отчет, были указаны в п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40. Напомним, что данный пункт предписывал учреждениям выдавать средства под отчет либо на хозяйственно-операционные расходы, либо на расходы, связанные со служебными командировками.

В соответствии с п. 4.1 Положения N 373-П наличные денежные средства можно выдавать под отчет на расходы, которые связаны с ведением деятельности. Однако данная норма не означает, что учреждение вправе тратить наличную выручку на что угодно.

Перечень целей, на которые можно направлять наличные средства, приведен в Указании Банка России от 20.06.2007 N 1843-У. В соответствии с данным документом поступившую в кассу наличную выручку можно расходовать:

• на выдачу заработной платы, осуществление иных выплат работникам (в том числе социального характера);
• на выплату стипендий;
• на оплату командировочных расходов;
• на оплату товаров, работ и услуг;
• на возврат ранее полученных наличных средств в оплату товаров, работ и услуг.

Таким образом, цели, на которые можно выдать денежные средства под отчет, в принципе остались теми же: это командировочные и хозяйственно-операционные расходы.

Отметим, что прямого указания на установление списка лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет, Положение N 373-П не содержит. Тем не менее из п. 4.4 Положения N 373-П следует, что учреждения могут выдавать наличные деньги под отчет на расходы, которые связаны с ведением деятельности, с письменного распоряжения руководителя. Следовательно, с целью осуществления контроля руководитель должен утвердить список лиц, которые могут получать денежные средства под отчет на хозяйственно-операционные расходы. Перечень лиц, которым выдаются наличные денежные средства на данные расходы, сроки и цели использования этих средств утверждаются приказом руководителя. Срок, на который выдаются денежные средства под отчет, может устанавливаться в зависимости от конкретного случая либо для отдельных видов операций, что закрепляется отдельным нормативным актом учреждения. Целесообразно прописать данные положения в учетной политике.

В соответствии со ст. 861 ГК РФ расчеты между юридическими лицами, а также расчеты, связанные с осуществлением гражданами предпринимательской деятельности, ведутся в безналичном порядке. Кроме того, данные расчеты могут производиться наличными деньгами, если иное не установлено законом. Напомним, что в настоящее время предельный размер расчетов определен Указанием Банка России от 20.06.2007 N 1843-У и составляет 100 000 руб. Предельный размер расчетов наличными деньгами установлен для расчетов в рамках одного договора, заключенного между юридическими лицами. Расчеты наличными деньгами, осуществляемые между юридическими лицами по одному или нескольким денежным документам по одному договору, не могут превышать предельного размера расчетов наличными деньгами (Письмо Банка России от 02.07.2002 N 85-Т).

Таким образом, учреждение вправе выдать даже 100 000 руб. под отчет на приобретение товаров, работ, услуг при осуществлении расчетов в рамках одного договора. Разумеется, на практике такие суммы редко выдаются под отчет работникам учреждения на хозяйственные нужды, как правило, подобные расчеты осуществляются в безналичном порядке.

Обратите внимание! Несоблюдение предельного размера расчетов наличными денежными средствами является административным правонарушением и влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб., на учреждение — от 40 000 до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Во-первых, следует отметить, что Положение N 373-П не содержит ограничений, касающихся того, что посредством наличных денежных средств юридические лица не вправе приобретать какие-либо объекты нефинансовых активов. В данном случае следует соблюдать только предельный размер расчетов наличными денежными средствами по одной сделке между юридическими лицами (не более 100 000 руб.).

Деньги под отчет: пять главных правил и образцы заявления и приказа

В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Не признаются командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.

Поскольку нормы ТК РФ регулируют только трудовые отношения, в командировку могут быть направлены лишь работники организации (основные работники и совместители), состоящие с ней в трудовых отношениях. Лица, работающие по договорам гражданско-правового характера, трудовыми отношениями с организацией не связаны (данные отношения регулируются ГК РФ).

Работнику, направленному в служебную командировку, гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).

При направлении сотрудника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему (ст. 168 ТК РФ):

• расходы на проезд;
• расходы на наем жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Расходы на такси относятся к иным расходам, связанным с командировкой. Они возмещаются в случаях, порядке и размерах, которые определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (например, положением о служебных командировках, приведенным в приложении к учетной политике учреждения), а также при представлении документов, подтверждающих эти расходы (п. 24 Положения о командировках ). Документом, подтверждающим использование работником такси, служит квитанция, оформленная в соответствии с Приложением 5 к Постановлению Правительства РФ от 14.02.2009 N 112 «Об утверждении Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом» (Письма Минфина России от 27.06.2012 N 03-04-06/6-180, от 25.04.2012 N 03-04-05/9-549).

Утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

Вместе с тем, если указанные расходы осуществляются за счет средств соответствующих бюджетов, размеры их возмещения ограниченны. Так, нормы расходов на служебные командировки для организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, определены Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета». В соответствии с пп. «в» п. 1 данного Постановления возмещение за счет средств федерального бюджета расходов на проезд к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы производится в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда автомобильным транспортом — в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

Таким образом, в отдельных случаях расходы на такси могут быть произведены только за счет средств, полученных от оказания платных услуг, а данная возможность имеется только у бюджетных и автономных учреждений.

Рассмотрим порядок отражения расходов на проезд на такси в бухгалтерском учете.

Законодательство обновило порядок казначейского сопровождения в 2020 г. Надзор осуществляется за целевым бюджетом, выделенным государственным и муниципальным организациям и за реализацией национальных проектов:

• субсидирование и бюджетное инвестирование юридических лиц;
• взносы в уставные капиталы и вклады в собственность юрлиц за счет государственных субсидий и бюджетных инвестиций;
• авансы по контрактам, заключенным получателями средств;
• авансы по контрактам, заключенным для выполнения условия о выдаче субсидий и концессионных соглашений;
• взаиморасчеты по госконтрактам с единственным поставщиком по п.2 ч.1 ст.93 44-ФЗ стоимостью не менее 300 тыс. руб.;
• взаиморасчеты по соглашениям в рамках гособоронзаказа стоимостью не менее 300 тыс. руб.;
• бюджет, выделяемый учреждениям и ИП в случаях, предусмотренных Правительством РФ.

Казначейское сопровождение не проводится для госконтрактов по экспертизе проектной документации, результатам инженерных изысканий и услугам по приему платежей от физлиц, осуществляемых платежными агентами.

ФК курирует все крупные контракты заказчика, финансирование которых происходит из федерального бюджета. Законодательством определено включение информации о банковском и(или) казначейском сопровождении в извещение, закупочную документацию и проект контракта, составленных согласно 44-ФЗ.

Согласно Письму федерального казначейства № 07-04-05/22-18684 от 29.08.2019 г. с 01.09.2019 территориальные органы ФК обязаны резервировать и открывать единые лицевые счета с кодом 71. Единый 71 лицевой счет для казначейского надзора необходим, чтобы учитывать операции НУБП — неучастника бюджетного процесса. Этот счет нужен головным исполнителям для получения оплаты за поставку товаров, работ или услуг, и для юрлиц, получающих целевые средства из государственных субсидий и бюджетных инвестиций по соответствующим соглашениям.

ФК осуществляет контроль согласно строгому регламенту. Порядок и нормативы казначейского сопровождения для 2020 г. описаны в Постановлении Правительства РФ № 1765 от 30.12.2018 г.

Финансовые операции с целевыми средствами происходят только после открытия территориальными органами ФК счета в учреждениях Центробанка РФ для учета денег юридических лиц, не являющихся участниками бюджетного процесса.

Подрядчики и поставщики, получающие целевые деньги, со своей стороны должны открыть лицевые счета в территориальных органах ФК. На них будут поступать и списываться деньги.

Для списания со счета средств для целевых нужд организация вместе с платежным поручением на оплату передает в ТОФК заключенный контракт и другие бумаги, подтверждающие обязательства по расходованию (акт приемки-передачи, счет-фактура).

Идентификатор применяется для определения контрактов и расчетов по ним. Это особый 20-значный цифровой код, который присваивается заказчиком после формирования реестровой записи и сохраняется в течение всего срока действия договора. Идентификационный код формируется в порядке, определенном в Приказе Казначейства РФ от 09.01.2018 г. № 5н. Предприятия, занимающиеся реализацией товаров в рамках закупочной деятельности по 44-ФЗ, должны указывать этот код в счетах-фактурах.

Правительство РФ разработало проект, утвердивший новый порядок взаимоотношений организаций с Казначейством по ГОЗ:

1. Контроль всех контрактов по ГОЗ стоимостью более 300 тыс. руб.
2. Все финансовые действия происходят на счетах, открытых в ТОФК.
3. Счета открываются после проверки информации о головном исполнителе или исполнителе на следующий день после окончания контроля. Заказчики подтверждают открытие лицевого счета исполнителю.
4. За каждым соглашением закрепляется код госконтракта, который следует указывать во всех платежных документах.
5. Списание производится после санкционирования расходов. Санкционирование — это проверка соответствия источников поступления средств и их расходов.
6. Действия с лицевым счетом реализуются в специальном режиме и только при наличии идентификатора госконтракта.
7. Заказчик отчитывается перед ФК после полного исполнения обязательств.

К «минусам» казначейского сопровождения можно отнести:

• Подготовка дополнительной документации для получения целевых денег. Каждую поставку товара или выполнение работ (услуг) потребуется подтверждать дополнительно. Это значительно усложняет участие в закупках.
• Время на посещение казначейства. Несмотря на то, что представительств ведомства в РФ около 2 тысяч, придется лично посетить учреждение, если не будет возможности вести документооборот в электронном виде.
• Недостаточно оперативное общение со специалистами ФК, которое может возникнуть из-за отсутствия опыта и внутренних регламентов в ведомстве.

«Плюсы» в сопровождении тоже можно найти:

• Реализуется принцип открытости и прозрачности при исполнении обязательств. Это популярно для закупок с большой конкуренцией.
• Отпадут недобросовестные подрядчики.
• Гарантированное получение целевых средств без отговорок заказчика «бюджет еще не поступил», «израсходовали на другие закупки» и т.д.

Согласно п. 5 – 8 Рекомендаций Федерального казначейства, п. 4, 5 Памятки Федерального казначейства при использовании банковских карт «Мир» для расчетов с подотчетными лицами:

1) учреждение представляет в ТОФК:

• письмо с указанием Ф. И. О. сотрудников учреждения (уполномоченных лиц) и номерами карт «Мир», на которые подлежат перечислению денежные средства для обеспечения наличными денежными средствами;
• заявку на кассовый расход (0531801), заявку на кассовый расход (сокращенную) (0531851), платежное поручение с указанием Ф. И. О. и номерами карт «Мир», иные документы, предусмотренные порядками санкционирования;

2) ТОФК обрабатывает представленные учреждением документы и перечисляет денежные средства на счет, открытый сотруднику учреждения в кредитной организации;

3) кредитная организация осуществляет зачисление средств на карту «Мир» сотрудника учреждения;

4) учреждение производит оплату товаров, работ, услуг с помощью карты и (или) снимает наличные денежные средства для проведения последующих операций с использованием наличных денежных средств.

По одной карте можно осуществлять операции, не связанные с получением и взносом наличных денег, не более 100 000 руб. в день (п. 3 Рекомендаций Федерального казначейства, п. 6 Памятки Федерального казначейства).

Операции по внесению денежных средств на карту «Мир» и перечислению на счета ТОФК проводятся в следующем порядке (п. 6 Памятки Федерального казначейства, п. 9, 10 Рекомендаций Федерального казначейства):

1) учреждение осуществляет взнос на карту неиспользованных (излишне полученных) денежных средств через кассу кредитной организации или с использованием устройств для приема наличных денег;

2) после зачисления средств на карту сотрудник учреждения обеспечивает перечисление средств на счет ТОФК с указанием в платежном документе информации, достаточной для отражения операции по зачислению денежных средств на соответствующем лицевом счете, открытом учреждению в ТОФК. При необходимости учреждение информирует ТОФК не позднее следующего рабочего дня о проведенной операции по взносу наличных денежных средств.

Разбираемся с новыми правилами для подотчета

Расчеты с подотчетными лицами отражаются на счете 208 00 000 (п. 212 Инструкции № 157н, п. 106 Инструкции № 183н).

Данный счет в 2018 году дополнен следующими аналитическими счетами в связи с введением новых подстатей КОСГУ:

Номер счета	Наименование	Подстатья КОСГУ
Применяются с 2018 года
208 93	Расчеты с подотчетными лицами по оплате штрафов за нарушение законодательства о закупках и нарушение условий контрактов (договоров)	293 «Штрафы за нарушение законодательства о закупках и нарушение условий контрактов (договоров)»
208 94*	Расчеты с подотчетными лицами по оплате штрафных санкций по долговым обязательствам	294 «Штрафные санкции по долговым обязательствам»
208 95	Расчеты с подотчетными лицами по оплате других экономических санкций	295 «Другие экономические санкции»
208 96	Расчеты с подотчетными лицами по оплате иных расходов	296 «Иные расходы»
Применяются с 2019 года
208 27	Расчеты с подотчетными лицами по оплате страхования	227 «Страхование»
208 28	Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг, работ для целей капитальных вложений	228 «Услуги, работы для целей капитальных вложений»
208 29	Расчеты с подотчетными лицами по оплате арендной платы за пользование земельными участками и другими обособленными природными объектами	229 «Арендная плата за пользование земельными участками и другими обособленными природными объектами»

* Следует заметить, что данный счет введен только в Инструкцию № 157н, а в Инструкцию № 183н его не включили, но в случае необходимости автономные учреждения его могут применять, так как он предусмотрен Единым планом счетов.

Как и прежде, деньги под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании заявления сотрудника учреждения – подотчетного лица.

Заявление должно содержать:

• назначение аванса;
• расчет (обоснование) размера аванса;
• срок, на который он выдается;
• сумму денежных документов, выданных подотчетному лицу на соответствующие цели.

Кроме того, выдача денег под отчет производится при условии отсутствия за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, по которым наступил срок представления авансового отчета (ф. 0504505) (п. 214 Инструкции № 157н).

В заключение выделим несколько основных моментов:

1. Минфин, Федеральное казначейство и ЦБ РФ допускают возможность применения зарплатных карт при выдаче подотчетных сумм для хозяйственных операций и командировочных расходов.

2. Операции по перечислению денежных средств на карту «Мир» следует отражать согласно разъяснениям Федерального казначейства.

3. При завершении финансового года не должно быть остатка денежных средств на корпоративных картах учреждения (за исключением зарезервированных) (п. 6. Памятки Федерального казначейства, п. 3 Рекомендаций Федерального казначейства).

Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение, №11, 2018 год

1. Сотрудник предоставляет в бухгалтерию приказ на выдачу денег под отчет за подписью руководителя учреждения в произвольной форме.
2. Подотчетные лица, изменения 2021 года утвердили данное нововведение, теперь могут иметь задолженность по ранее выданным авансам. Но перед выдачей нужно произвести полную сверку взаиморасчетов с ним.
3. Сотрудник предоставляет авансовый отчет не позднее 3-х рабочих дней после даты, установленной в приказе. К авансовому отчету необходимо приложить все имеющиеся документы, подтверждающие расходы. Неизрасходованные деньги возвращаются в кассу организации (бухгалтер создает приходный кассовый ордер).
4. Бухгалтер или кассир проверяет полученные авансовый отчет и первичные документы на предмет правильности их заполнения. Срок проверки устанавливается самостоятельно каждым учреждением через локальные акты.

Нормативно-правовое регулирование не устанавливает никаких запретов на перечисление денежных средств под отчет на корпоративную или дебетовую пластиковую карту работнику. О возможности перевода авансовых денег на зарплатную карту говорит и Минфин (письмо от 21.07.2021 № 09-01-07/46781). Для легитимности совершения подобных действий бюджетная организация должна прописать и утвердить осуществимость безналичного расчета в своей учетной политике и Положении о расчетах с подотчетными лицами, а также в приказе об разработке бланков стандартной авансовой отчетности, отметив безналичный перевод дополнительным пунктом.

2) Если ранее нельзя было выдавать денежные средства в подотчет, пока работник не отчитается по ранее полученным суммам, то сейчас планируется отменить такое правило. Сотрудник сможет взять в подотчет вторую сумму, даже если он не успел отчитаться по первой полученной подотчетной сумме.

В Минюст на регистрацию поступил приказ Центрального банка Российской Федерации о внесении изменений в Указание Банка России от 11.03.2021 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Указанные изменения были связаны с введением новых онлайн касс. Что это за поправки?

Какие кассовые чеки можно принимать у подотчетника для учета расходов

Если в июле работник представит авансовый отчет со старыми формулярами БСО, то такую отчетность нельзя принять к учету. Чиновники отменили типографские БСО. То есть, привычные документы теперь недействительны.

С 1 июля 2021 года правила приема документов от подотчетных лиц существенно поменялись. Если не учесть новшества в работе, то траты компании нельзя принять к налоговому учету. Разберемся, как работать с подотчетными документами по новым правилам.

Дело в том, что данной категории лиц дали право до 1 февраля 2021 генерировать чеки с общим итогом. Без выделения конкретных товарных позиций (п. 17 ст. 7 Закона от 03.07.2021 № 290-ФЗ). То есть без расшифровки. Но для целей налогового учета из документов должно ясно следовать, что именно приобрела и оплатила фирма.

Ужесточаются требования к оформлению чека, если подотчетник приобретает ценности по доверенности от имени фирмы или бизнесмена. То есть товар сотрудник покупает не как физлицо. Тогда продавец должен пробить на чеке наименование и ИНН покупателя, страну происхождения товара, номер таможенной декларации и сумму акциза. Подробнее — смотрите статью 1 Закона от 03.07.2021 № 192-ФЗ.

Размер подотчётных определяет директор фирмы, и он же снимает нужную сумму с расчётного счёта предприятия. Если денег нужно не много, то их можно взять из остатка наличности, находящейся в кассе на момент обращения сотрудника.

То же относится и к срокам использования средств: бухгалтерия устанавливает их в соответствии с приказом руководителя организации. При этом если в распоряжении указано, что средства выдаются, к примеру, на полгода, то сотрудник не обязан возвращать их раньше времени или ежемесячно предъявлять отчёт о расходах.

Кроме того, под приказом должны оставить свои подписи и все, кто в нем упомянут: сами подотчетные сотрудники, а также работники, ответственные за выполнение приказа – этим они свидетельствуют о том, что ознакомлены и согласны с документом.

Составление приказа о подотчетных лицах является обязательным, в случае, если на предприятии есть сотрудники, которые наделены правом пользоваться выданными из кассы наличными средствами для достижения каких-либо служебных целей.

Похожие записи:

• Как узнать где проходит красная линия
• Можно ли убить из пневматического пистолета
• Право политического убежища в российской федерации